1 Allgemeines

Hier erstellen Sie die WEG – Abrechnung. Die Vorarbeiten (z.B. Anlage der Verteilerschlüssel und Umlagen oder das Zuordnen der Konten) muss bereits gemacht worden sein. Die Ansicht der Bildschirmmasken kann je nach eingesetztem Betriebssystem und Farb- bzw. Designeinstellungen von der Ansicht in dieser Dokumentation abweichen. Dies betrifft jedoch nur die Optik und nicht die beschriebenen Funktionalitäten.

2 WEG Abrechnung

·           Abrechnungs- Nr.

Vergeben Sie eine Abrechnungsnummer. Wenn Sie in den Parametereinstellungen der Stammdaten eine Nummernsystematik vergeben haben, müssen Sie gemäß dieser die Eingabe tätigen, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung. Ansonsten können Sie einen beliebigen, bis zu 20 Stellen langen Text oder Zeichenfolge eingeben. Für eine einfachere Orientierung empfiehlt es sich, eine einheitliche Logik zu verwenden.

·           Vertragsart

Über den Suche Ball wählen Sie die gewünschte Vertragsart aus.

·           Vertrag – Nr.

Über die Auswahl der Vertragsart wird das Feld vorbelegt, ist aber über den Suche Ball editierbar.

·           Abrechnungsdatum

Das Feld wird mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt, kann aber editiert werden. Das Datum erscheint auf dem Druck der WEG – Abrechnung.

·           Überschrift

Vergeben Sie eine Überschrift für diese WEG – Abrechnung. Diese Bezeichnung ist nur für interne Zwecke (schnelleres Auffinden der Abrechnung). Die Überschrift ist im Ausdruck der WEG – Abrechnung nicht zu finden.

·           Zeitraum von / bis

Geben Sie hier den Abrechnungszeitraum ein. Dieser ist normalerweise das Kalenderjahr.

·           KZ-Abrechnung

Es wird das Kennzeichen der Abrechnung (z.B. Erstabrechnung) angezeigt. Dies ist lediglich eine Anzeige, die automatisch erstellt wird.

·           Status

Anzeige des Status der WEG – Abrechnung (offen, berechnet, usw.). Dies ist lediglich eine automatische Anzeige.

3 Button

3.1 Abrechnung

Mit der Betätigung des Button starten Sie die Berechnung der WEG – Abrechnung. Die Abrechnung erhält dann den Status „berechnet“. Das Löschen der Abrechnung ist jederzeit ohne Konsequenzen möglich (z.B. wenn Ihnen bei der Kontrolle Fehler auffallen).

3.2 Konten

In obiger Maske sehen Sie die Konten, die für die WEG – Abrechnung berücksichtigt wurden. Sie können somit die Konten auf Vollständigkeit kontrollieren und die zu den Konten gehörenden Zeiträume. Beachten Sie bitte, dass die Konten Hausgelderlöse und Bank ebenfalls vorhanden sind, d.h. diese müssen in den Konten des Verwaltervertrages mit dem Schlüssel Miteigentumsanteile hinterlegt sein.

Solange eine WEG – Abrechnung den Status offen hat, sind hier Änderungen möglich. Sie können Konten entfernen oder neue Konten hinzufügen. Dies macht insbesondere Sinn, wenn Sie innerhalb einer Liegenschaft mehrere WEG – Abrechnungen mit unterschiedlichen Konstellationen durchführen müssen (z.B. und Heizkostenabrechnung wegen unterschiedlicher Zeiträume).

3.3 abzurechnende Verträge

Die hier zu sehenden Verträge werden für die Abrechnung berücksichtigt. Es lassen sich einzelne Verträge aus der Liste löschen, aber keine weiteren hinzufügen.

3.4 Löschen Abrechnung

Sollte eine WEG – Abrechnung versehentlich Fehler enthalten, so können Sie sie mit diesem Button wieder löschen. Der Status wird dann von berechnet auf offen zurückgesetzt. Anschließend nehmen Sie Ihre Änderungen vor und starten die WEG – Abrechnung erneut. Dies ist beliebig oft wiederholbar.

3.5 NK-Explorer

Sie starten mit dem Button den Nebenkosten Explorer. Die Erklärungen dazu finden Sie im Kapitel NK Explorer. Beachten Sie das der Nebenkosten Explorer nur nach einer durchgeführten WEG – Abrechnung (Status berechnet) zu öffnen ist. Der NK-Explorer dient zur Kontrolle der Abrechnung.

3.6 Druck Briefe

Haben Sie Ihre WEG – Abrechnung kontrolliert, können Sie den Ausdruck hier generieren. Dazu stehen Ihnen verschiedene Layouts zur Verfügung. Die ausgedruckten Zahlen sind jedoch identisch. Wählen Sie zwischen der „normalen“ Abrechnung oder der Abrechnung mit dem Ausweis der umlagefähigen Kosten nach II.BV für Mieter.

3.7 Druck Auswertungen

Starten Sie hiermit den Druck der Auswertung für die WEG – Abrechnung.

4 Programmleiste

4.1 Status

·           Freigeben

Eine bereits berechnete WEG – Abrechnung können Sie hiermit freigeben. Dies geschieht normalerweise wenn die Abrechnung verschickt werden soll. Anschließend sind „zufällige“ Änderungen der Abrechnung nicht mehr möglich.

·           Freigabe rückgängig

Damit machen Sie eine Freigabe rückgängig, der Status wechselt wieder auf „berechnet“ zurück. Sollte ein Mieter eine berechtigte Änderung der Abrechnung wünschen oder per Gerichtsbeschluss eine Änderung vorgenommen werden müssen, so setzten Sie hier den Status zurück und können Ihre Änderungen der WEG – Abrechnung vornehmen und anschließend die Abrechnung neu berechnen lassen.

·           Abschluss

Eine freigegebene WEG – Abrechnung kann hiermit abgeschlossen werden. Damit werden die bei der Abrechnung erstellten Buchungen (Guthaben oder Nachforderungen) in die Fibu Schnittstelle gestellt und können dann von der Fibu verbucht werden. Beachten Sie bitte, dass nach einem Abschluss eine Änderung der Abrechnung nicht mehr möglich ist.

Bei Betätigung der Funktion erhalten Sie folgende Maske.

 

 

Vergeben Sie bitte einen Buchungstext für die zu erstellenden Buchungen. Des Weiteren wählen Sie bitte aus, ob die Vorauszahlungspositionen angepasst werden sollen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn Sie vorher eine Planvariante eingegeben haben. Sollten Sie das Feld gehakt haben, können Sie das Beginndatum der neuen Sollstellung.

Mit Betätigen des Buttons Fibuübergabe/Abschluss beenden Sie die WEG – Abrechnung und stellen die Daten in die Fibu Schnittstelle. Diese können dann aus der Fibu übernommen werden. Dies gilt natürlich nur, wenn die Übernahme in die Fremdbuchungsschnittstelle in den Parametern entsprechend eingestellt wurde, ansonsten werden die Abrechnungsergebnisse direkt verbucht.

Mit dem Button Drucken erhalten Sie die Möglichkeit eine NK Liste zu erhalten, die alle Buchungen aufführt, die in die Fibu übergeben worden sind oder übergeben werden (je nachdem, ob Sie die Liste vor oder nach dem Abschluss drucken).

 

·           Anzeige Buchungen

Sie haben die Möglichkeit sich die noch durchzuführenden oder die bereits durchgeführten Buchungen anzeigen zu lassen. Dies definieren Sie anhand des Pull Down Menüs ganz oben.

 

·           Anzeige durchgeführte Buchungen

Lassen Sie sich hier die kalkulatorischen Buchungen anzeigen. Eine Veränderung der Daten ist nicht möglich.

4.2 Stammdaten

·           Geldkonten

Die Geldkonten benötigen Sie, wenn Sie eine Ist – Abrechnung durchführen möchten.

Bei der Ermittlung der IST - Buchungen ist es erforderlich, die Geldkonten definiert zu haben, da der Ausgleich der OPs auch aus anderen Gründen und damit über andere Konten erfolgen könnte (Ausbuchungen von Rundungsfehlern, Ausbuchung wegen .....).