1 Allgemeines

Der Aktenplan bildet Ihr Aktenarchiv bzw. Ihre Aktenablage ab. Die Ansicht der Bildschirmmasken kann je nach eingesetztem Betriebssystem und Farb- bzw. Designeinstellungen von der Ansicht in dieser Dokumentation abweichen. Dies betrifft jedoch nur die Optik und nicht die beschriebenen Funktionalitäten.

2 Aktenplan

·           Register Nummer

Über den Suche Ball haben Sie die Möglichkeit eine Volltextsuche über alle angelegten Akten zu starten und sich die Akte, die Sie finden möchten anzeigen zu lassen. Bei einer Neuanlage vergeben Sie hier eine lfd. Nummer oder lassen sich mit F4 die nächste frei Nummer automatisch zuordnen.

Wenn Sie Akten über die Volltextsuche finden möchten erhalten Sie folgende Maske.

 

Geben Sie im Feld Suchwort 1 den zu suchenden Begriff ein. Suchen Sie nach mehreren Begriffen können Sie im Feld Suchbegriff 2 ein weiteres Wort eingeben und markieren im Feld Verknüpfung die Option „und“. Suchen Sie nach einem Wort oder einem anderen, so verknüpfen Sie mit der Option „oder“. Anschließend betätigen Sie den Button Suchen. Das Ergebnis wird Ihnen unten angezeigt. Markieren Sie die gesuchte Zeile und betätigen Sie den Button Übernahme.

 

·           Beschriftung

Tragen Sie hier die Beschriftung auf der Akte (Aktenrücken) ein.

·           Farbe

Geben Sie die Ordner- bzw. Aktenfarbe ein.

·           Standort

Definieren Sie den Standort der Akte; dies kann ein Raum, Regal oder auch eine Person sein, bei der die Akte standardmäßig ist.

·           Aktenbereich

Über den Suche Ball definieren Sie den Aktentyp. In den Stammdaten wurden die verschiedenen Aktenarten bereits angelegt.

·           Liegenschaft

Die Liegenschaft können Sie über den Suche Ball zuordnen.

·           Flächennummer

Anhand der Eingrenzung der Liegenschaft bekommen Sie über den Suche Ball nur die Flächen der Liegenschaft angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Fläche aus, wenn es einen Flächenbezug für die Akte gibt.

·           Vertragsart

Der Suche Ball lässt Sie die Vertragsart zuordnen, wenn es einen Bezug gibt.

·           Vertragsnummer

Auch die Vertragsnummer lässt sich über den Suche Ball zuordnen, soweit ein Bezug zur Akte existiert.

·           Inhalt

Dieses Feld ist ein Texteingabefeld. Tragen Sie hier Stichworte oder auch Texte ein, die den Akteninhalt definieren. Auf diese Eingaben greift die Volltextsuche unter dem Feld Register zu.