Allgemeines

In der Stammverwaltung werden sämtliche für die Liegenschaft relevanten Daten hinterlegt. Dies betrifft nicht nur die reinen Objektdaten, sondern auch zusätzliche Informationen über die Ausstattung, Mietspiegel oder das Hinterlegen von Bauplänen bzw. Grafiken. Rufen Sie bitte die Stammverwaltung über Objektmanagement – Liegenschaft – Stammverwaltung auf.

In der Programmleiste finden Sie die Einträge Bearbeiten, Liegenschaft, Fläche, Extras und Hilfe. Unter dem Programmpunkt Liegenschaft finden Sie die Unterpunkte Parameter, Aktenverweis und Leerstände. Sollten Sie einen Aktenplan in den Stammdaten angelegt haben und rufen anschließend den Menüpunkt Liegenschaft – Aktenverweis auf, so sehen Sie hier die entsprechende Zuordnung. Die Leerstände der Liegenschaft sehen Sie, wenn Sie den Menüpunkt Leerstände aufrufen.

Der Menüeintrag Fläche beinhaltet den Aktenverweis und die Leerstände. Der Aufruf der beiden Menüpunkte zeigt analog zum Menüpunkt Liegenschaft die Daten an. Veränderungen sind in beiden Programmpunkten nicht möglich.

Hinter dem Programmpunkt Extras befinden sich die Definition, die Anzeige und das Drucken des Änderungsprotokolls.

Die Ansicht der Bildschirmmasken kann je nach eingesetztem Betriebssystem und Farb- bzw. Designeinstellungen von der Ansicht in dieser Dokumentation abweichen. Dies betrifft jedoch nur die Optik und nicht die beschriebenen Funktionalitäten.

Liegenschaftsstamm

Beim Betreten der Maske stehen Sie automatisch auf dem Feld Liegenschaft. Dieses ist hellblau hinterlegt. Zur Auswahl einer bereits bestehenden Liegenschaft betätigen Sie den Suche Ball und wählen die entsprechende Liegenschaft aus. Alternativ dazu können Sie die gewünschte Liegenschaftsnummer direkt eingeben und mit Enter bestätigen.

 

·           Liegenschaft

Zur Neuanlage einer Liegenschaft geben Sie die von Ihnen gewünschte Liegenschaftsnummer ein und bestätigen dies mit Enter. Alternativ dazu können Sie sich auch eine durch das System automatische vergebene Nummer mit F4 zuteilen lassen. Das System nimmt dann die nächste freie Nummer. Beachten Sie bitte bei der Vergabe einer neuen Nummer eventuell Ihre hauseigene Nummernsystematik.

·           Beschreibung

Nach der Bestätigung der Liegenschaftsnummer geben Sie bei einer Neuanlage hier Ihre Beschreibung des Objektes ein. Als sinnvoll hat sich hier die Eingabe des Straßennamens und der Hausnummer herausgestellt.

Reiter Aufteilung

 

·           FlächenNr.

Im Reiter Aufteilung befindet sich das Eingabefeld Flächennummer. Hier geben Sie bei einer Neuanlage bitte die Nummer der zu vergebenden Fläche ein. Sinnvoll sind hier mindestens 10er Sprünge damit Sie bei einer Auf- oder Unterteilung der Fläche weitere Nummern einschieben können. Bei Stell- oder Garagenplätzen empfiehlt sich ebenfalls die Eingabe von Zehnerschritten, es sei denn, Sie wissen, dass diese niemals geteilt werden. Bei einer bereits angelegten Liegenschaft finden Sie hier alle bereits definierten Flächen.

·           Beschreibung

Beschreiben Sie kurz die Art der Fläche. Sinnvoll wäre auch die Lage in die Beschreibung zu bringen, im Falle der Flächensuche wäre dies dann einfacher.

Sollten Sie bereits Mietverträge angelegt haben, so können Sie mit der rechten Maustaste den zu der Fläche gehörenden Mietvertrag aufrufen oder eine Fläche kopieren.

Kopierfunktion

Sollte sich das Kopieren von Flächen, z.B. bei Stell- oder Garagenplätzen lohnen, so können Sie mit der rechten Maustaste die Kopierfunktion aufrufen. Sie erhalten untenstehende Maske.

 

Fläche kopieren

 

·           Option Schritte

Hier definieren Sie in welchen Schritten die automatische Nummernvergabe stattfinden soll. Zur Auswahl stehen in 1´er Schritten, in 10´er Schritten oder in 100´er Schritten. Sinnvoll ist es, generell mindestens in 10´er Schritten zu kopieren. Sollte eine Fläche aufgeteilt werden, können Sie die zwei neuen Flächen mit Nummern zwischen zwei 10´er Schritten definieren. Bei Stell- oder Garagenflächen kann die Anlage von 1´er Schritten sinnvoll sein. Bitte besprechen Sie die Anlage mit Ihrem Projekt- und/oder Schulungsleiter.

·           Flächen Nr.

Durch markieren der Option Flächennummer legt das Programm die nächsten Nummern nach der markierten Nummer an, gemäß den angegebenen Schritten. In obigen Beispiel würde die nächste Nummer 14 sein (bei Einerschritten)

·           Frei

Optieren Sie Frei, so legt das Programm die zu vergebenden Nummern ab der Nummer an, die Sie im Feld hinter frei eingeben. Dabei wird die Schrittzahl eingehalten, gemäß der Eingabe.

·           Anzahl

Geben Sie hier die Anzahl der zu kopierenden Flächen ein. Müssen z.B. 20 Stellplätze angelegt werden, so haben Sie einen bereits angelegt und möchten 19 weitere Stellplätze anlegen. Geben Sie hier dann eine 19 ein.

 

Den Kopiervorgang lösen Sie mit betätigen des Buttons Generieren aus. Die neu erstellten Kopien sehen Sie nun auf dem Bildschirm. Sie übernehmen diese durch Betätigen des Buttons Speichern.

Beim Aufruf einer bereits gefüllten Liegenschaftsmaske können die Einträge im Reiter Aufteilung farbig markiert sein. Sollte ein oder mehrere Einträge gelb hinterlegt sein, so sind diese Flächen nicht mehr in der aktuellen Verwaltung, d.h. das „gültig bis“ Datum liegt vor dem aktuellen Tagesdatum. Sind ein oder mehrere Flächen rot hinterlegt, so sind diese Flächen mehreren Verträge zugeordnet, d.h. der Haken mehrvertragsfähig wurde gesetzt und anschließend mindestens zwei Verträge zugeordnet. Dies ist der Fall, wenn z.B. in der GZV ein Miet- und ein Anmietungsvertrag vorliegen oder diese Fläche in der SEV liegt.

Unterreiter Fläche

Auf der rechten Seite der Bildschirmmaske finden Sie weitere Reiter. Hier haben Sie die Möglichkeit weitere Informationen und relevante Daten zu der angelegten Fläche einzugeben.

 

·           Lage

Definieren Sie die Lage der Fläche (z.B. Erdgeschoß rechts oder Dachgeschoß)

·           Ausstattung

Geben Sie hier die Ausstattung der Fläche ein; gemeint ist der Übergabestatus z.B. Rohbau, veredelter Rohbau oder Vollausbau.

·           Quadratmeter

Tragen Sie die qm der Fläche hier ein. In Kombination mit dem Feld Preis/qm wird der ermittelte Wert direkt im Feld Grundmiete eingetragen. Umgekehrt, wenn Sie im Feld Quadratmeter einen Wert stehen haben und im Feld Grundmiete die Gesamtmiete eintragen, wird das Feld Preis automatisch gefüllt.

·           Anteil

Zu den Feldern m², Stellplätze und Menge können pro Fläche individuell Anteile zugeordnet werden, die Vorbelegung bei der Neuanlage einer Fläche erfolgt nach der üblichen Logik bei der Übernahme in den Mietvertrag aus dem Anteilsstamm.

·           Stellplätze

Wollen Sie Stell- oder Garagenplätze anlegen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können Stellplätze einer bereits angelegten Fläche zuordnen, indem Sie im Feld Stellplätze die Anzahl der zugeordneten Stellplätze eingeben. Dies hat zum Nachteil, dass keine separate Sollstellungsposition vergeben werden kann. Der Fall kommt bei der einheitlichen Vermietung von Wohnung und Stellplatz vor. Im zweiten Fall legen Sie den Stellplatz als eigene Fläche an, tragen im Feld Quadratmeter nichts ein und im Feld Stellplatz eine 1. Somit können Sie auch eine separate Sollstellungsposition vergeben. Sollte ein Mieter mehrere Stellplätze gemietet haben und Sie vergeben dafür nur eine Sollstellungsposition, so können Sie alle Stellplätze hier gemeinsam definieren. Geben Sie die entsprechende Zahl hier ein.

·           Menge

Die Felder Menge und Einheit haben keinen direkten wohnungswirtschaftlichen Bezug. Sollten Sie jedoch Flächen als Lager angelegt haben, so können Sie die gelagerten Positionen hier erfassen. Auch zur Anlage besonderer Vermietungen lassen sich diese Eingabemöglichkeiten nutzen. Beispiel dafür ist die Vermietung von Antennen, Plakatflächen oder Zigarettenautomaten. Hier geben Sie dann im Feld Menge die Anzahl und im Feld Einheit per Pull Down Menü die entsprechende Stückelung an.

·           Preis/m²

Im Feld Preis / qm tragen Sie den Preis pro qm ein. Es wird dann automatisch der im Feld Quadratmeter eingetragene Wert mit dem Wert im Feld Preis / qm multipliziert und in das Feld Grundmiete eingetragen.

·           Grundstück

Im Feld Grundnummer können Sie über den Suche Button (Ball) die bereits hinterlegten Grundstücksinformationen aufrufen und eintragen lassen. Sollten Sie die Nummer bereits kennen, können Sie diese auch direkt eintragen. Damit hier Einträge vorhanden sind, müssen Sie diese im Reiter Grundstücke angelegt haben.

·           Nutzungsart

Im Feld Nutzungsart können Sie über das Pull down Menü die hinterlegten Nutzungsarten einsehen und die entsprechende (hier für Wohnung) übernehmen.

·           Unternutzungsart

Sollten in den Basisdaten bei den Nutzungsarten Unternutzungsarten definiert worden sein, so ist dieses Feld aktiv und Sie können mit Hilfe des Pull Down Menüs eine bereits angelegte Unternutzungsart auswählen. Eine Neuanlage von Unternutzungsarten ist hier nicht möglich. Sollten keine Unternutzungsarten in den Stammdaten definiert worden sein, so sehen Sie das Feld nicht.

·           Grundmiete

Wie bereits erwähnt, wird das Feld Grundmiete automatisch gefüllt. Es funktioniert jedoch auch der umgekehrte Weg, d.h. Sie tragen im Feld Grundmiete den Betrag ein und im Feld Preis / qm wird automatisch der entsprechende Wert dargestellt.

·           Gültig ab

In das Feld Gültig ab tragen Sie bitte das Datum ein, an welchem die Fläche physikalisch erstellt wurde.

·           Gültig bis

Analog dazu können Sie, falls Sie dies bereits wissen, im Feld Gültig bis das Datum eintragen, an dem die Fläche aus Ihrer Verwaltung ausscheidet. (z.B. in der Fremdverwaltung, das Ende Datum des Verwaltervertrages)

·           Beginn Vermietung

Tragen Sie im Feld Beginn Vermietung das Datum ein, an dem die Fläche frühestens vermietet werden kann. Dies kann zum Datum im Feld Gültig ab unterschiedlich sein, wenn z.B. die Fläche zunächst saniert wird.

·           Vermietbar

Ein gesetzter Haken bei der Position Vermietbar bedeutet,  dass die Fläche vermietbar ist. Ohne diesen Haken hätten Sie keine Möglichkeit der Fläche einen Mietvertrag zuzuordnen.

·           Mehrvertragsfähig

Muss eine Fläche mehreren Verträgen zugeteilt werden sollen, so setzten Sie bitte den Haken bei Mehrvertragsfähig. Beispiele dafür sind: Im Bereich der WEG haben Sie die Sondereigentumsverwaltung einzelner Einheiten. Diese Flächen haben einen zugeordneten Eigentümervertrag und für den Mieter einen zugeordneten Mietvertrag. Somit ist die Fläche zwei Verträgen zugeordnet und der Haken muss hier gesetzt sein. Gleiches gilt analog dazu bei der gewerblichen Zwischenvermietung. Dort gibt es zu einer Fläche einen Anmietungsvertrag und einen Mietvertrag.

·           Genereller NK-Ausschluss

Ein Haken im Feld Genereller NK-Ausschluss hat zur Folge, dass die betreffende Fläche bei der Nebenkostenabrechnung nicht berücksichtigt wird. Dies kann z.B. bei Stellplätzen oder Garagenplätzen der Fall sein.

Weitere Informationen zu den angelegten Flächen lassen sich anlegen, wenn der Button Zusatzinformationen angeklickt wird.

Zusatzinformationen

 

Sämtliche hier gemachten Eingaben können über das Online Expose verschickt werden.

·           Anzahl Zimmer

Tragen Sie die Anzahl entsprechend ein.

·           Anzahl Badezimmer

Tragen Sie die Anzahl entsprechend ein.

·           Anzahl Schlafzimmer

Tragen Sie die Anzahl entsprechend ein.

·           Etage

Auf welcher Etage sich die Fläche befindet, lässt sich hier festhalten.

·           Anzahl Etagen

Tragen Sie die Gesamtetagenzahl ein.

·           Merkmale Fläche

Die Merkmale der Fläche werden, soweit vorhanden, abgehakt.

·           Online Expose

Das Feld Expose-Info / Überschrift lässt sich alphanumerisch füllen. Diese Überschrift benötigen Sie, falls Sie Ihre Leerstände über einen Internetanbieter, z.B. Immobilienscout 24, anbieten möchten. Wenn Sie die Adresse der Liegenschaft bzw. der Fläche mit angeben wollen, so setzen Sie bitte den Haken.

Die Reiter Ausstattung, Objektbeschreibung, Lage und Bemerkung dienen als Eingabefelder um genauere Informationen anzulegen, die dann im Immobilienscout 24 angezeigt werden.

 

Das Feld „Inseriert bei“ muss gefüllt werden, da sonst eine Übertragung nicht möglich ist. Der hier hinterlegte Onlinedienst (z.Zt. nur ImmobilienScout24) muss unter Objektmanagement – Mietverwaltung – Leerstand – Verwaltung – Verwalter- / Partnerdaten angelegt werden.

Haben Sie die entsprechende ID ausgewählt und die Eingaben gespeichert, so können Sie in der Programmleiste unter Verwaltung – Anhang zur Fläche die für den Transfer bzw. für die Transferdatei notwendigen Eingaben machen. Unter Objektmanagement – Mietverwaltung - Leerstand – Verwaltung – Leerstände inserieren können Sie nun die Datei erzeugen und ggfls. dann versenden.

 

 

Nachdem Sie alle notwendigen Eingaben getätigt haben, bestätigen Sie diese mit dem oben rechts stehenden Haken.

Unterreiter Historie

 

Sollten Sie Flächen haben die aufgeteilt werden, z.B. eine Fläche die zwei bestehenden Flächen  durch Aufteilung zugeordnet wird, so können Sie in beiden Flächen die aufgeteilte Fläche entsprechend zuordnen. Einen Änderungskommentar pflegen Sie ebenfalls ein. Somit ist Ihre Flächenhistorie komplett gepflegt.

Unterreiter Mietspiegel

Über den Button Ball können Sie hier bereits erfasste Mietspiegel zuordnen. Dazu muss aber bereits mindestens ein Mietspiegel unter Objektmanagement – Stammdaten – Mietspiegel erfasst sein. Hier findet lediglich die Zuordnung dieser Mietspiegel zu einer Liegenschaft statt. Eine Neuanlage eines Mietspiegels ist hier nicht möglich.

Unterreiter Grafik

Zu einer angelegten Fläche lassen sich grafische Dateien zuordnen. Nach dem Öffnen des Reiters haben Sie am unteren Rand die Button Öffnen, Speichern und Löschen. Sie können jedoch nur .bmp Dateien einfügen. Nach Auswahl des Buttons Öffnen erhalten Sie einen Explorerbaum, um in Ihrem Netzwerk oder Computer die dazugehörende Grafik auszuwählen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem Haken oben rechts.

 

Unterreiter Anteile

 

Der Reiter Anteile enthält neben der Anteils-Historie auch die Anteilszuordnungen für die Vorsteueroptierung und die Kostenmietberechnung. Die Farbgebung ist analog zu den Flächen, d.h. nicht mehr aktuelle Anteile werden gelb dargestellt.

Unter dem Pull down Menü Anteil Vorsteueroption stehen Ihnen, genau wie unter Anteil m² Kostenmiete verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.

Unterreiter Flächenstatus

 

Auch der Flächenstatus wird historisch, analog zu den Nutzungsarten festgehalten.

Reiter Grundstücke

 

·           Grund Nr.

In dieser Maske geben Sie bitte die Grundstücksnummer ein und bestätigen dies mit Enter. Die Nummer hat keine Auswirkungen, sondern ist lediglich ein Zähler. Die Eingabe macht Sinn, wenn Sie z.B. ein Eckgrundstück mit mehreren Hauseingängen haben.

·           Beschreibung

Anschließend geben sie eine Beschreibung des Grundstücks ein. Dies kann bei Mehrhausanlagen, wie oben ersichtlich, Straße und Hausnummer, oder auch eine Bezeichnung wie Eckgrundstück sein. Bestätigen Sie mit Enter und Sie erhalten erneut eine freie Zeile für den nächsten Eintrag.

Unterreiter Grundstück

Haben Sie den Reiter Grundstücke aktiviert, so sehen Sie auf der rechten Seite zwei weitere Reiter. Im Reiter Grundstück können Sie weitere Angabe zum Grundstück eingeben.

·           Kurzbezeichnung

Vergeben Sie eine Kurzbezeichnung. Sinnvoll wenn ein Objekt bei Ihnen eine andere Bezeichnung hätte als die Straße. (z.B. statt Einkaufszentrum Köln-West die Bezeichnung EKW10)

·           Straße

Straßenname Hausnummer sind sinnvoll.

·           PLZ/Ort

Selbsterklärende Eingaben.

·           Baujahr

Selbsterklärende Eingabe.

·           Quadratmeter

Tragen Sie hier die Grundstückgröße inklusive aller Nebenflächen (Rasen oder Stellplatzflächen) ein.

·           Preis/qm

Der z.B. gewünschte zu erzielende qm Preis lässt sich hier hinterlegen. Das Feld hat nur informatorischen Wert.

·           Nutzungsart

Die in den Stammdaten hinterlegten Grundstücksnutzungsarten können hier über das Pull Down Menü ausgewählt werden.

·           Proz.Mieterhöhung

Wird hier ein Wert eingetragen oder der bereits eingetragene Wert verändert, wird beim Abspeichern der geänderte oder neu angelegte Wert in alle Mietverträge (mit den betroffenen Flächen) eine prozentuale Mieterhöhung eingetragen. Es erfolgt keine gesonderte Abfrage darüber. Die Mieten selbst (Sollstellungspositionen) werden an dieser Stelle noch nicht angepasst. Dafür wird die entsprechende Mieterhöhungsvariante benötigt.

 

·           Summe der Flächen

Anzeige aller Flächen aller angelegten Flächen.

·           Summe der vermietbaren Flächen

Anzeige aller Flächen aller angelegten Flächen die den Haken vermietbar besitzen. Idealerweise gleich groß mit vorheriger Eingabe. Die beiden Summen würden differieren, wenn Flächen aufgrund von Umständen (z.B. Modernisierung oder Umbau) als nicht vermietbar definiert wären.

Die so definierten Grundstücke müssen, damit sie im Strukturbaum korrekt angezeigt werden, in der Maske Aufteilung im Reiter Fläche im Feld Grundnummer zugeordnet werden. Dazu klicken Sie bitte auf den roten Ball rechts neben dem Feld und wählen zu der entsprechenden Fläche das dazugehörende Grundstück aus.

Über den Button Historie gelangen Sie zu einem weiteren Fenster.

 

In einer Bauphase, speziell bei Eckgrundstücken ist es möglich, dass sich Straßennamen oder Bezeichnungen ändern. Sollte eine solche Änderung stattfinden, können Sie hier die ursprüngliche Bezeichnung historisch festhalten.

Reiter Strukturbaum

Der Strukturbaum ist eine Anzeige ohne die Möglichkeit einer Veränderung. Sie haben die Möglichkeit, sich zwei verschieden Sichtweisen der Grundstücke anzeigen zu lassen. Nachfolgend sehen Sie Möglichkeit über die Fläche.

 

Unten ist die Darstellung aus Grundstücksicht abgebildet, die Sie über das Markieren der Option „Grundstücke“ aktivieren.

 

Reiter Ansprechpartner

 

·           Ansprechpartnerart

Im Feld Ansprechpartner sehen Sie oben beispielhaft die Ansprechpartnerart (z.B. nach Abteilungen Fibu, Objektbetreuung, Anlagenbuchhaltung usw.) die Sie in den Stammdaten – Basisdaten angelegt haben und die hier nicht editierbar sind. Hier lässt sich lediglich der bereits angelegte Mitarbeiter zuordnen.

·           Nr. Mitarbeiter

Im Feld NrMa wird die Nummer des bei Ihnen zuständigen Mitarbeiters eingegeben. Dieser muss unter Fibu – Grunddaten – Mitarbeiter/Vertreter angelegt sein und kann dann über den Suche Button beim Betreten des Feldes ausgewählt werden. Alternativ dazu können Sie Mitarbeiter Nummer, wenn bekannt, auch direkt eingeben.

Reiter Zustand

 

·           Zustand

Im Feld Zustand können Sie die unter Objektmanagement – Stammdaten – Basisdaten – Branchen/Zustand hinterlegten Einträge per Pull Down Menü aufrufen.

·           Von/bis

In den Datumsfelder lassen sich entsprechende Zeiträume oder Stichtage eintragen.

·           Erläuterung

Das Feld Erläuterung können Sie zu Beschreibungszwecken nutzen.

Reiter Weitere Objektdaten

·           Check Box Angemietet

Das Setzen des Hakens erlaubt Ihnen die Liegenschaft als Anmietungsobjekt zu definieren. . Dies benötigen Sie, falls Sie selbst der Mieter einer Fläche oder eines Objektes sind und dieses über realax verwalten. Damit wird dieses Objekt einem Mietverwaltungsvertrag als auch einem Anmietungsverwaltervertrag zuzuordnen sein.

 

Programmleiste

Liegenschaft

·           Parameter

 

·           Leerstände

 

Sie erhalten die Leerstände der Liegenschaft angezeigt.

 

·           Aktenverweis

Haben Sie in der Aktenverwaltung eine entsprechende Zuordnung getroffen, so wird Ihnen diese hier angezeigt.

 

Fläche

 

·           Aktenverweis

 

Haben Sie in der Aktenverwaltung eine entsprechende Zuordnung getroffen, so wird Ihnen diese hier angezeigt.

 

·           Leerstände

 

Sie erhalten die Leerstände der Fläche angezeigt.

Sortierung

·           Aufteilung Flächen Nr.

Nach Betätigung sortiert sich die Anzeige der Fläche nach der Flächen Nummer.

·           Aufteilung Beschreibung

Nach Betätigung sortiert sich die Anzeige der Fläche nach der Flächen Beschreibung.