Hier werden die Basisdaten
(Schlüsseltabellen) für die Arbeit mit Integra Objektmanagement
hinterlegt. Die hier hinterlegten Daten sind an den verschiedensten
Stellen im Programm über Pull Down Menüs oder die Suchfunktion
aufrufbar. Einige der hinterlegten Daten sind Pflichteinträge, d.h.
ohne diese in der entsprechenden Maske einzutragen, lassen sich die
Einträge nicht abspeichern. Die hier angelegten Daten sind für Ihr
Arbeiten zum Teil extrem wichtig, tragen Sie die Informationen
daher sorgfältig ein und lassen Sie sich bei der Festlegung der
Systematik durch unsere Projekt- oder Schulungsleiter helfen.
Wenn die Anlage in Tabellen erfolgt,
bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Enter Taste. Einen
versehentlich falschen Datensatz können Sie in Tabellen mit Strg +
Entf wieder löschen. Hellgelb
hinterlegte Felder können nicht bearbeitet werden.
Die Ansicht der Bildschirmmasken kann je nach
eingesetztem Betriebssystem und Farb- bzw. Designeinstellungen von
der Ansicht in dieser Dokumentation abweichen. Dies betrifft jedoch
nur die Optik und nicht die beschriebenen Funktionalitäten.
Das Feld „Art“ wird immer mit einer Nummer
versehen, die Felder Bezeichnung und Beschreibung beschreiben die
Art, und, wenn beide vorhanden sind, beinhaltet das Feld
Bezeichnung eine Kurzform der Art.
In der
Tabelle Aktionsarten werden die verschiedenen Tätigkeiten Ihres
Tagesgeschäftes mit einer Nummer (Feld Aktionsart), einer
Kurzbezeichnung (Feld Kurzbezeichnung) und einer Beschreibung (Feld
Beschreibung) hinterlegt. Definieren Sie so Ihre Tätigkeiten für
z.B. einen Wohnungswechsel.
Die
definierten Aktionsarten werden z.B. im Objektmanagement –
Mietverwaltung – Mietvertrag – Vertragsende – To Do benötigt.
Die
Handhabung des Eintragens gilt dito für die Tabelle Flächennutzung.
Die Flächennutzung wird in Objektmanagement – Liegenschaft –
Stammverwaltung für die Anlage einer Fläche im Feld Nutzungsart
benötigt. Zu jeder Fläche können in der Tabelle darunter
Unternutzungsarten angelegt werden zur genaueren Definition einer
Fläche. So könnte z.B. eine Nutzungsart Büro bennant sein und die Unternutzungsarten könnten
Vertrieb, Handel oder Dienstleistung sein. Darüber könnten auch
Auswertungen gemacht werden oder das Listen Infosystem entsprechend
angepasst werden, so daß Sie recht
genaue Auswertungen über Ihren Bestand erhalten.
Über
den Button Grundstücksnutzung können Sie zwischen den Tabellen für
Flächennutzung und Grundstücksnutzung wechseln. Sie erhalten
unterstehende Tabelle. Unter Objektmanagement – Liegenschaft –
Stammdaten – Grundstücke finden sie das entsprechende Pull Down
Menü Nutzungsart. Zu jedem Grundstück können in der Tabelle
darunter Unternutzungsarten angelegt werden. Auch hier lässt sich
die Grundstücksnutzung analog zu den Flächennutzungejn aufsplitten und genauer
definieren.
Zu
einer Grundstücksnutzung Handel können z.B. Unternutzungsarten
Einzelhandel, Textil oder Non Food sein. Auch darüber könnten auch
Auswertungen gemacht werden oder das Listen Infosystem entsprechend
angepasst werden, so daß Sie recht
genaue Auswertungen über Ihren Bestand erhalten.
In
obenstehender Maske werden für die einzelnen Bereiche Festlegungen
getroffen. Als Beispiel das Feld Grundstücksverwaltung. Hier haben
Sie die Möglichkeit über das Markieren des Feldes und
anschließender Auswahl des roten Balles im Feld Wert Ja oder Nein
einzugeben. Beim Eintrag Ja hat dies zur Auswirkung, dass die
Grundstücksverwaltung sichtbar und zu bearbeiten ist. Analog dazu,
ist beim Eintrag Nein, die Grundstücksverwaltung nicht
sichtbar.
In
anderen Feldern (z.B. MWSt.-Umbuchung)
sind andere Auswahlfelder vorhanden. Auch hier steht beim Markieren
des Feldes Wert der rote Ball zur Auswahl zur Verfügung.
Die
einzelnen Bezeichnungen mit den Werten besprechen Sie bitte mit
Ihrem Projekt- bzw. Schulungsleiter, da hier grundsätzliche,
parametrisierte Vorgaben erstellt werden, die langfristig
Auswirkungen auf Ihre Arbeitsweise haben. Des Weiteren sind hier
bereits Festlegungen buchhalterischer Art zu treffen, die nur in
Zusammenarbeit mit der Fibu eingestellt
werden sollten.
Bitte
nehmen Sie hier nur Änderungen oder Einstellungen vor, wenn Sie
genau um deren Bedeutung wissen. Zum Teil sind die hier vorgenommen
Einstellungen nach den ersten Buchungen nicht mehr
abänderbar.
·
Optionsber.
Autom. Ktofindung
Normalerweise fließen nur die
Kostenarten in die Vorsteueroptionsermittlung ein, die im
Mietverwaltungsvertrag hinterlegt sind. Steht hier ein J als
Parametereintrag, werden automatisch Konten im
Mietverwaltungsvertrag angelegt, wenn diese mit Vorsteuer gebucht
werden.
·
Optionsber.
VST-Ausschluss
Hiermit legen Sie fest dass Buchungen,
die mit einem bestimmten MWSt.-Schlüssel gebucht werden, komplett aus der
Vorsteuer-Optionsberechnung herausfallen. Tragen Sie also die
Ust Schlüssel ein, die mit Vorsteuer
gebucht werden, die aber nicht in die Optierung einfliessen dürfen hier ein. Die einzelnen
Schlüssel werden dabei mit Komma getrennt. Einen neuen Schlüssel
können Sie hier nicht anlegen.
·
Optionsber. Nach
Umsatz
Die automatische Optionsberechnung
wird normalerweise nach qm durchgeführt. Wenn die Ermittlung nach
Mietumsatz erfolgen soll, tragen Sie hier ein J ein. Möchten Sie
die Optionsberechnung nach qm durchführen, tragen Sie hier ein N
ein.
·
MieterWährung=Basis
Hiermit können Sie die
Währungsvorbelegung aus dem Debitorenstamm für einen Mietvertrag
überschreiben. Bei J wird die Währung im Mietvertrag immer aus der
Basiswährung des Mandanten vorbelegt.
·
MieterWährungänderbar
Bei N kann die Währung im Mieterstamm
nicht geändert werden. Es gilt dann immer die Vorbelegung. Bei J
kann die Währung im Mietvertrag geändert werden. Ein J sollten Sie
nur eintragen, wenn Sie auch ausländische Währungen (außerhalb des
Euro) einsetzen müssen.
·
MWST-Umbuchung
Hiermit legen Sie fest, auf welcher
Basis die MWSt.-Umbuchung bei der
Vorsteuer Optionsmittlung ermittelt
wird:
0 keine
Umbuchung
1 Sie
geben einen festen Optionssatz pro Kostenstelle ein.
2 Sie
geben einen festen Optionssatz pro Kostenart und Kostenstelle
ein.
3 Das
Programm soll einen Optionssatz pro Kostenstelle automatisch
ermitteln.
4 Das
Programm soll einen Optionssatz pro Kostenstelle und Kostenart
automatisch ermitteln.
·
MWSt-Umbuchart
Bei definierter Umbuchung der Steuer
können Sie hiermit festlegen, auf welches Konto umgebucht
wird:
J Es
wird auf das ursprüngliche Kostenkonto zurückgebucht.
N Es wird ein
abweichendes Konto (z.B. nicht absetzbare Vorsteuer)
umgebucht.
·
IST-Abrechnung
Hiermit definieren Sie die Vorbelegung
bei der Betriebskostenabrechnung. Diese Vorbelegung kann im
Einzelfall überschrieben werden. Besprechen Sie diese Einstellung
bitte mit Ihrem Projekt- und/oder Schulungsleiter.
·
IST - Typ
Hiermit legen Sie fest, wie die IST -
Kosten ermittelt werden. Besprechen Sie diese Einstellung bitte mit
Ihrem Projekt- und/oder Schulungsleiter.
G Ermittlung
über Geldeingang. Dieses Verfahren bedingt, dass auch die
Geldkonten definiert werden müssen, um einen definitiven
Geldeingang und einen OP, der aus anderen Gründen ausgeglichen ist
unterscheiden u können.
O Auf Basis
des OP-Standes. Damit gilt ein ausgeglichener OP immer als
definitiv bezahlt.
·
Ermittlung Sollstellung
Hiermit geben Sie vor, auf welcher
Basis die Sollstellungswerte bei einer NK-Abrechnung ermittelt
werden (nur relevant für NK-Abrechnung auf Sollbasis) Besprechen
Sie diese Einstellung bitte mit Ihrem Projekt- und/oder
Schulungsleiter.
B
Auf Basis der Buchhaltung
(hier können auch manuelle Buchungen einfließen)
S Auf Basis
der automatischen Sollstellung. Manuelle Buchungen in der
Buchhaltung können nicht berücksichtig werden.
·
NK-Ergebnis an Fremdfibu
Darf nur in Abstimmung mit dem
zuständigen Projektleiter der GiT
gesetzt werden.
·
Kalk.Nebenkostenabrechnung
Wenn Sie hier ein J eingeben, werden
zusätzliche Felder in einzelnen Masken dargestellt, die eine
unterjährige Abgrenzung der nicht umlegbaren Kosten ermöglicht.
Besprechen Sie diese Einstellung bitte mit Ihrem Projekt- und/oder
Schulungsleiter.
·
Buchungen direkt Verbuchen
Bei J werden Buchungen aus dem
Objektmanagement (z.B.: Sollstellung) direkt in der Buchhaltung
verbucht. Bei N müssen in der Buchhaltung die Buchungen aus dem
Objektmanagement aus der Fremdbuchungsschnittstelle übernommen
werden. Besprechen Sie diese Einstellung bitte mit Ihrem Projekt-
und/oder Schulungsleiter.
·
NK-Erfass. Direktumlage Kosten
Hiermit legen Sie fest, ob Sie die
Direktumlagen in Netto (N) oder in Brutto (B) erfassen
wollen.
·
Sollstellungsfreigabe
Bei J muss bei der Sollstellung vor
Übergabe zur Fibu eine explizite
Freigabe erfolgen. (Vier-Augen-Prinzip)
·
Sollstellung pro
Fläche
Ist J geschlüsselt, so bedeutet dies
die Möglichkeit, Sollstellungszyklen und Fälligkeiten je Fläche zu
definieren. Bei N kann dieses nur je Vertrag festgelegt werden.
Bitte beachten Sie, dass ein Umschlüsseln von J auf N oder
umgekehrt später nicht mehr möglich ist.
·
Sollstellung
Nullsatzdoku.
Eintragsmöglichkeiten sind J (ja = Nullsätze werden dokumentiert)
oder N (Nein = Nullsätze werden nicht dokumentiert).
Wird bei Ihnen keine periodengerechte
Sollstellung durchgeführt, so wird hier kein Abhaken des Feldes
vorgenommen. Speziell in der Fondsverwaltung, in der monatliche
Bilanzen erstellt werden, muss periodengerecht sollgestellt
werden.
Ein Beispiel für periodengerechte
Sollstellung ist: Ein Mietvertrag hat eine dreimonatige
Sollstellung (periodengerecht benötigt immer mehr als einen Monat),
der Mietertrag soll aber nicht im dritten Monat gebucht werden,
sondern periodengerecht, anteilig jeden Monat. D.h. zum Beispiel:
Sollstellung mit dreimonatlicher Fälligkeit,
Gesamtsollstellungsbetrag 300 Euro, Buchung von 100 Euro je
Monat.
Die Felder „Konto Verbindlichkeiten aus
Mietvorauszahlungen“, „Konto Abgrenzung aus Mietvorauszahlungen“
und „Buchungsschlüssel Abgrenzung“ werden nur bei periodengerechter
Sollstellung benötigt.
·
Konto
Verbindlichkeiten aus Mietvorauszahlungen
Dieses Konto wird
für die anteilige Verbuchung benötigt. Da die Sollstellung nur den
Gesamtbetrag sollstellt und der Mieter normalerweise die ganze
Periode bezahlt, muss der auf den Monat anteilige Betrag in der
Bilanz erscheinen, der Restbetrag aber nicht. Der Restbetrag wird
automatisch auf dieses Konto gebucht. Mit Hilfe des Suche Balls
wählen Sie bitte das gewünschte Konto aus. Eine Neuanlage des
Kontos ist hier nicht möglich.
·
Konto Abgrenzung
aus Mietvorauszahlungen
Bei
periodengerechter Sollstellung wird dieses Konto für die
automatische anteilige Erlösposition benötigt. Aus diesem Konto
kommen automatisch die periodengerechten Erlöse. Mit Hilfe des
Suche Balls wählen Sie bitte das gewünschte Konto aus. Eine
Neuanlage des Kontos ist hier nicht möglich.
·
Buchungsschlüssel
Abgrenzung
Bei
periodengerechter Sollstellung benötigen Sie einen eigenen
Buchungsschlüssel für Abgrenzungsbuchungen. Die Buchungen sind
Sachkonten Umbuchungen. Bitte erstellen Sie diesen in Absprache mit
Ihrem Projekt- und/oder Schulungsleiter und tragen Sie diesen dann
hier ein. Dazu steht Ihnen der Suche Ball zur Verfügung.
Die Buchungen mit den obigen Einstellungen
sind dann z.B.:
1. Debitor
gegen Erlöse
= Betrag X
2. Konto
Verb. Aus Mietv. Gegen Konto
Abgrenz. Aus Mietv.
= - Betrag X
3. Je Monat
Konto Verb. Aus Mietv. Gegen Konto
Abgrenz. Aus Mietv
= anteiliger Betrag Y
Legen
Sie fest, wie Sie Mieterträge anteiliger Monate berechnen wollen.
Das bedeutet, wie sollen Einzüge von Mietern behandelt werden, die
abweichend zum 01.01. eines Monats einziehen. Zur Auswahl stehen
die Möglichkeiten, taggenau laut
Kalender, taggenau kfm. 30 Tage und
Dekaden ½ Monat kfm 30 Tage.
Bei
taggenauer Berechnung wird der Sollstellungsbetrag durch die Anzahl
der Tage des Monats dividiert und anschließend mit der Anzahl der
Tage des Mieters die dieser die Einheit gemietet hat
multipliziert.
Bei
taggenauer kfm. 30 Tage Berechnung wird der Sollstellungsbetrag
durch 30 dividiert und anschließend mit der Anzahl der Tage des
Mieters die dieser die Einheit gemietet hat multipliziert.
Bei
Dekaden ½ Monat kfm 30 Tage wird der
Sollstellungsbetrag durch 3 (eine Dekade hat 10 Tage) dividiert und
dann entsprechend des einzugsdatums des
Mieters mal eins, zwei oder drei genommen.
Bei
individuellen Vereinbarungen (z.B. Mieter zieht am 10. ein, er muss
aber nur eine halbe Monatsmiete zahlen) sprechen Sie bitte mit
Ihrem Projekt- und/oder Schulungsleiter. Dies wird über die
Sollstellungspositionen geregelt.
Markieren bzw. haken Sie dieses Feld,
wenn sichergestellt sein soll, dass vor der Buchungsübergabe an die
Buchhaltung (Fremdbuchungsschnittstelle) ein Ausdruck erfolgen
muss. Eine Übergabe in die Fibu ist
dann ohne Ausdruck nicht möglich.
Haken
Sie das Feld Pflichteingabe für Belegnummer an, so müssen Sie bei
der Sollstellung eine Belegnummer vergeben, deren Systematik im
Feld darunter festgelegt wird. Dabei kann das Jahr zweistellig (JJ)
oder vierstellig (JJJJ) eingegeben werden. Jedes N bedeutet eine
Ziffer, wenn Sie mit einer Zahlenlogik arbeiten. Die Kombination
von beiden funktioniert ebenfalls (JJNNNNN). Dabei wird das Jahr
vorgegeben und anschließend die Nummer. Beispiel: Jede Sollstellung
soll den Monat und das Jahr darstellen in der Reihenfolge Jahr –
Monat, also z.B. 200701 für Januar 2007. Die entsprechende
Einstellung wäre dann: JJJJNN.
Bis zu dem hier eingetragenen Datum lassen
sich Sollstellungen zurücksetzen. Lassen Sie das Feld leer, können
alle bereits getätigten Sollstellungen zurückgesetzt werden. Sie
sollten jedoch aus Vorsichtsgründen eine zu lange Rückgriffszeit vermeiden. Sollten trotzdem einmal
weiter zurückliegende Sollstellungen zurückgesetzt werden müssen,
können Sie das Datum wieder ändern und dann auch ältere
Sollstellungen zurücksetzen. Als sinnvoll hat sich eine zweijährige
Rückgriffszeit herausgestellt.
Innerhalb der Integra Logik sollte für jede
nicht vermietete Fläche ein Leerstandsvertrag angelegt werden. Dies kann
automatisch geschehen. Dafür muss an dieser Stelle festgelegt
werden, ob der neue Leerstandsvertrag,
die Sollstellungswerte des Vorvertrages übernehmen soll oder nicht.
Haken Sie entsprechend Ihrer Arbeitsweise das Feld Löschen des
Sollstellungsbetrages an. Wollen Sie die entsprechenden
Sollstellungsbeträge z.B. für kalkulatorische Kosten bzw. Erträge
verwenden, so lassen Sie die Sollstellungen übernehmen und haken
das Feld nicht an.
Die lfd. Nummern ordnen Sie über den Suche
Ball zu. In obigem Beispiel wurden dafür eigene
Sollstellungspositionen gebildet. Dies dient der Übersichtlichkeit
und ohne diese Einträge
kann eine Nebenkostenabrechnung die leerstehenden Flächen nicht
korrekt berechnen.
Die Forderungsgruppe Leerstands-Debitor wählen
Sie über die bekannte Suche Ball Logik aus Ihren Stammdaten aus.
Wird dieser angelegt werden auch
Leerstandsverträge angelegt, in denen
es keinen Vorvertrag und noch keinen Leerstandsdebitor gegeben hat.
Die exakte
Handhabung Ihrer Leerstände sollten Sie mit Ihrem Projekt- und/oder
Schulungsleiter absprechen, da die Varianten zahlreich und, wenn
einmal festgelegt, nicht wieder so ohne weiteres zu ändern
sind.
Sie haben die Möglichkeit die Belegnummern
für die NK-Abrechnung, die kalkulatorische Abrechnung, die WEG -
Abrechnung und den Wirtschaftsplan zu definieren. Dabei ist das @
Zeichen ein Platzhalter. Auf der rechten Seite sehen Sie
Möglichkeiten der weiteren Definition. Beispielhaft könnte eine
NK-Abrechnung mit NK @ A @JA eingegeben werden. Dann wird die
NK-Abrechnung mit der Nummer 15 am 03.03.2004 angestoßen. Die
erscheinende Nummer wäre dann NK 15 2004.
Wenn Sie diesen Haken nicht setzen, können
Sie verhindern, dass eine Kostenbuchung vor dem Zeitraum der
nächsten Abrechnung terminiert werden kann. Sie können dadurch
sicherstellen, dass keine Buchung aus der BK-Abrechnung heraus
fällt.
Setzen Sie diesen Haken, kann also eine
Kostenbuchung vor den Abrechnungszeitraum terminiert werden.
Das Verhalten von Buchungen bei der
Übernahme steuern Sie über das Feld Verhalten bei Übernahme von
Buchungen mit rückwärtigem Umlagedatum. Diese Funktion hat
keinerlei Auswirkungen auf Ihre Fibu,
sie dient lediglich zur einfacheren Steuerung der NK –
Abrechnung.
Möchten Sie Fehler bei Kostenübernahmen für
die NK protokollieren, so setzen Sie den entsprechend Haken. Die
Protokollierung von Fehlern findet lediglich auf dem Bildschirm
statt, es gibt keinen Ausdruck davon.
Haken Sie Abweichende MWST pro Position ab,
so können Sie im Mietvertrag je Sollstellungsposition eine
unterschiedliche Mehrwertsteuer ziehen. Beispiel: Die Grundmiete
wird mit 19% MwSt. monatlich sollgestellt, die Betriebskosten netto
ohne MwSt., da diese erst mit der Betriebskostenabrechnung fällig
werden soll. In vorgenanntem Fall, muss der Haken gesetzt werden.
Die dazugehörenden Steuerschlüssel müssen im zweiten Feld
eingegeben werden. Sind mehrere Steuerschlüssel vorgesehen, geben
Sie alle hintereinander ein, durch Komma getrennt.
·
Zul.
Steuerschlüssel im Objektmanagement
In der Fibu sind in der Regel mehrere Steuerschlüssel
angelegt, um die verschiedenen Abläufe (z.B. Reverse
Charge-Verfahren etc.) abzubilden. Damit der Objektmanager nicht
belastet wird mit dem, was in der Fibu
benötigt wird, sollen hier nur die Steuerschlüssel eingegeben
werden, die im Mietvertrag eingetragen werden dürfen.
·
VST-Schlüsselausschluss für
Optionsberechnung
Tragen Sie hier den
oder die Steuerschlüssel ein, die nicht an der
VST-Optionsberechnung teilnehmen sollen. Bei mehreren
Steuerschlüsseln trennen Sie diese bitte mit Komma voneinander.
·
Optionsberechnung
nach Umsatz
Nicht mehr zulässig.
Diese Funktionalität wird zukünftig entfernt werden.
·
Automatische
Kontenübernahme bei Optionsermittlung
Setzen Sie den Haken
bitte immer. Das Programm sucht in der Fibu nach Buchungen mit einem optierfähigen Steuerschlüssel und ob dieser über
eine Kostenstelle gebucht wurde. Diese Buchungen werden dann
automatisch zur Umsatzsteueroption herangezogen.
·
Art der
Optionsermittlung
Über das Pull down
Menü lässt sich der gewünschte Eintrag auswählen.
Nur aktuelle Periode
– Die Optionsermittlung wird nur für die aktuelle Periode
durchgeführt.
Aktuelle Periode und
Wahlmöglichkeit für alte Perioden - Die Optionsermittlung wird für
die aktuelle Periode oder eine ausgewählte alte Periode
durchgeführt.
Aktuelle Periode und
alte Perioden im letzten Monat.
·
Relevante
Steuerschlüssel
Es gibt
Eingangsrechnungen, die direkt einer Mieteinheit zugeordnet werden
können. In diesem Fall kann die Vorsteuer entweder zu 100% oder zu
0% angerechnet werden. Dafür sollten entsprechende Steuerschlüssel
eingerichtet werden, so dass die Buchungen mit diesem Schlüssel
NICHT für die Optionsermittlung herangezogen werden. (z.B. die
Reparatur einer Heizungsanlage in einer gewerblichen Einheit darf
unabhängig der Optionsflächenverteilung zu 100% abgezogen werden).
Tragen Sie diese Steuerschlüssel hier ein.
·
Relevantes
Vorsteuerkonto
Über den Suche Ball
lässt sich das benötigte Vorsteuerkonto aus dem Sachkontenrahmen
auswählen. Eine Neuanlage eines Kontos ist hier nicht möglich.
Tragen Sie hier die für die
Debitorenbuchungen benötigten Konten und Buchungsschlüssel der
Abrechnung ein. Beachten Sie, dass die Konten in der Fibu hinterlegt sein müssen. Die Bezeichnungen sind
selbsterklärend. Sie können hier keine neuen Konten anlegen.
Analog zur vorherigen Tabelle werden hier
die für die NK-Abrechnung benötigten Sachkonten eingetragen. Diese
Konten müssen in der Fibu entsprechend
hinterlegt sein. Sie können hier keine neuen Konten anlegen. Über
den Suche Ball lassen sich die gewünschten Konten auswählen.
·
Mehrere Verträge
pro Debitor möglich
Mit dem
Abhaken ist es möglich mehrere Verträge über einen Debitoren laufen
zu lassen (z.B. ein Mieter hat mehrere Flächen in einer
Liegenschaft). Dies hat keine Auswirkung auf die BK Abrechnung.
Diese bezieht sich weiterhin auf die einzelnen Verträge bzw.
Flächen.
Beachten
Sie bitte, dass bei Aktivierung darauf zu achten ist, dass sich die
Debitoren innerhalb eines Buchungskreises befinden.
Zusammenfassungen von Verträgen mit einem Debitor die
buchungskreisübergreifend sind, sind nicht möglich.
·
Mieterwährung ist
identisch mit der Basiswährung
Hiermit
stellen Sie die zwangsweise Verknüpfung von Basiswährung zu
Mieterwährung ein. Damit sind von der Basiswährung abweichende
Währungseingaben bei z.B. Sollstellungen nicht möglich.
·
Mieterwährung kann
geändert werden.
Legen Sie hiermit
fest, ob für alle Mieter die gleiche Währung gelten soll oder, wenn
der Haken gesetzt ist, die Währung bei den Mietern unterschiedlich
zur Hauptwährung sein kann.
·
Vertragsanlage
über F4 möglich
Aktivieren Sie,
durch das Setzen des Hakens, das mit der F4 Funktionstaste die
Neuanlagemaske aufgerufen wird.
·
Mögliche
Vorauszahlungen bei Einmalzahlungen
Ein Mitarbeiter
könnte auf die Idee kommen, Korrekturen in der Sollstellung über
diesen Weg zu machen, obwohl es z.B. nur für
Reparaturweiterleitungen (=eigene Sollstellungsposition) oder
Umsatzmietkorrektur (wenn man die Umsatzmietfunktionalität nicht
nutzt) gedacht sein soll. Es soll den Missbrauch dieser Funktion
verhindern.
Beispieleintrag:
folgende
VZ-Positionen gibt es:
01
Grundmiete
02
NK-VZ
03
Pauschale
80
Umsatzmieten
81
Reparaturweiterberechnungen
99
MWST
Der Eintrag
"80,81" sorgt dafür, dass man nur für die Zwecke Umsatzmieten und
Reparaturweiterberechnungen die Einmalzahlungen nutzen kann.
Die
Funktionalität der Einmalzahlungen wird auch für die WEG
Sonderumlage genutzt. Hierbei wird der Betrag der berechneten
Sonderumlage nicht in die Sollstellungen eingetragen, sondern hier
in die Einmalzahlungen.
·
Rückwirkende
Änderung möglich bis (Tage)
Definieren Sie, bis
zu welchem Zeitpunkt Sollstellungspositionen geändert werden können
sollen.
·
Mehrere
Vertragsarten pro Dienstleistungsvertrag
Haben Sie mehrere Vertragsarten vom
Typ Dienstleistungsvertrag definiert und wollen diese nutzen, so
setzen Sie den Haken.
·
Standardvertragsart für alle
Dienstleistungsverträge
Es muss in den Stammdaten – erweiterte
Basisdaten eine Vertragsart vom Typ Dienstleistungsvertrag angelegt
worden sein. Soll nur dieser eine Vertragstyp gültig sein, so
wählen Sie diesen hier aus. Die Funktionalität „mehrere
Vertragsarten pro Dienstleistungsvertrag funktioniert dann
nicht.
·
Vertragsanlage
über F4 möglich
Soll eine halbautomatische Anlage von
neuen Dienstleistungsverträgen möglich sein, so haken Sie das Feld
ab. Es erscheint dann, wenn Sie F4 betätigen eine neue
Eingabemaske.
·
Historie der
Anteile speichern
Aktivieren Sie das Feld zum Speichern
der Anteile. Bei jeder Änderung der Anteile werden diese zukünftig
abgespeichert und Sie erhalten eine Historie zu den
Anteilsveränderungen. Dazu erscheint, wenn Sie Anteile ändern, eine
zusätzliche Eingabemaske.
·
Historie der
Nutzungsarten speichern
Möchten Sie Veränderungen in den
Nutzungsarten historisch festhalten, so aktivieren Sie diese
Funktion durch das Setzen des Hakens. Dazu erscheint, wenn Sie
Nutzungsarten ändern, eine zusätzliche Eingabemaske.
·
Abweichende
Anteile für Optionsberechnung
Sollten Sie eine
Vorsteueroptionsberechnung benutzen ohne dass Sie Mietverträge
angelegt haben (Bauvorhaben oder ein Arbeiten ohne Leerstandsverträge) können Sie durch das Setzen des
Hakens die Berechnung der Vorsteuer auf Basis der in den Flächen
hinterlegten Anteile vornehmen lassen.
·
Vorbelegung MwSt.
und Steuerschlüssel aus Fläche
Durch das Setzen des Hakens werden die
Felder MwSt. und Steuerschlüssel bei der Neuanlage mit den Werten
aus dem Mietverwaltungsvertrag vorbelegt. Diese können natürlich im
Mietvertrag überschreiben werden.
·
Individuelle
Sollstellung möglich
Sollten Sie azyklische Sollstellungen
benötigen, setzen Sie den Haken bitte. In der Anlage des
Mietvertrages erhalten Sie dann unter Vorauszahlungszyklus die
Position individuell angezeigt. Bei Auswahl dieser Position
erhalten Sie dann die Möglichkeit diesen Zyklus frei zu
definieren.
Die Aktenverwaltung ist ein Abbild der
physischen Aktenablage, d.h. Sie geben in Integra u.a. den Ort, die
Bezeichnung und den Rücken (Beschriftung) der Akte an. Dazu
benötigen Sie die obenstehende Tabelle, in der Sie den Bereich
numerisch und mit einer Beschreibung anlegen. Die entsprechende
Maske finden Sie unter Objektmanagement – Verwaltung – Aktenplan –
Aktenbereich.
Unter Objektmanagement – Liegenschaft –
Stammdaten im Reiter Ansprechpartner können Sie die hier angelegten
Ansprechpartnerarten sehen und einen Mitarbeiter oder Person
zuordnen. Dieser muss in der Fibu unter
Grunddaten – Mitarbeiter/ Vertreter angelegt worden sein.
Die Anlage von Branchen dient statistischen
Zwecken. Die hier hinterlegten Informationen werden im
Objektmanagement – Mietverwaltung - Mietvertrag, Reiter Sonstiges
zur Auswahl angeboten. Damit lässt sich ein Datenbestand nach
Branchen auswerten. Ggfls. können hier auch andere Statistiken
hinterlegt werden. Soll der Bestand z.B. nach Nationalitäten
ausgewertet werden, so könnte im Feld Beschreibung die Nationalität
hinterlegt werden. Beachten Sie dabei aber bitte, dass dies auch
über die Zusatzfelder abgebildet werden könnte.
Den Zustand der Liegenschaft erfassen Sie
unter Zustände Liegenschaft. Die hier eingegebenen Daten können Sie
unter Objektmanagement – Liegenschaft – Stammverwaltung – Reiter
Zustand per Pull Down Menü abrufen.
Der Status der Fläche kann, wenn gewünscht
hier hinterlegt werden. Vergeben Sie dazu eine laufende Nummer und
eine möglichst „sprechende“ Bezeichnung.
Hier können
Sie die Begriffe und Wörter definieren, die als Suchbegriff in der
Aktenverwaltung nicht verwaltet werden sollen. Damit können Sie den
Datenbestand verringern und bei großen Datenmengen die
Suchgeschwindigkeit bei der Volltextsuche zu erhöhen.
Legen Sie hier Ihre eigenen
Firmenstammdaten fest. Bitte besprechen Sie diese mit Ihrem
Projekt- und/oder Schlungsleiter, da
diese Eingaben grundsätzlicher Natur sind.
·
Buchungsschlüssel
MwSt. Korrektur
Wählen Sie mit Hilfe
der Suche Funktion einen bereits angelegten Buchungsschlüssel aus.
Dieser wird für die automatische Vorsteuerkorrektur benötigt. Mit
diesem Buchungsschlüssel wird dann die Vorsteuerkorrektur gebucht.
Der Buchungsschlüssel muss bereits in der Fibu angelegt sein, eine Neuanlage ist hier nicht
möglich.
·
Buchungsschlüssel
Kautionssollstellung
Sollten Sie das
Modul Kautionsverwaltung nutzen, tragen Sie hier den
Buchungsschlüssel mit Hilfe der Suche Funktion ein. Ansonsten
lassen Sie das Feld leer. Mit diesem Buchungsschlüssel wird die
automatische Kautionssollstellung gebucht. Der Buchungsschlüssel
muss bereits in der Fibu angelegt sein,
eine Neuanlage ist hier nicht möglich.
·
Buchungsschlüssel
Splittbuchung
Für Splittbuchungen (Aufteilung einer Buchung in
mehrere Buchungen) wird ebenfalls ein eigener Buchungsschlüssel
benötigt. Tragen Sie diesen hier ein. Der Buchungsschlüssel muss
bereits in der Fibu angelegt sein, eine
Neuanlage ist hier nicht möglich.
·
Ruhezeit
Mieterhöhung (Monate
Diese Funktionalität
wird erst zukünftig zur Verfügung stehen. Hiermit sind Ruhezeiten
für Verträge die Mietspiegeln basieren gemeint.
·
Kappungsgrenzen
Diese Funktionalität
wird erst zukünftig zur Verfügung stehen. Gemeint sind die
Kappungsgrenzen für Mietspiegel.
Sollten Sie Umsatzmietverträge haben, die
auf einer Fläche mehrere Warengruppen benötigen, so definieren Sie
diese hier. Beispiel: ein Kaffeegeschäft verkauft Kaffee und
diverse Aktionsartikel. Sie legen hier z.B. die Warengruppe
Lebensmittel und die Warengruppe Non Food an. Im Mietvertrag wird
im Bereich Umsatzmiete dann beide Warengruppen ausgewählt und die
Erste mit z.B. 3% und die Zweite mit z.B. 2% belegt.
Sollten Sie davon abweichende eigene
Berechnungen für Ihre Umsatzmieten benötigen, gibt es die
Möglichkeit diese über einen Interpreter zu hinterlegen. Bitte
sprechen Sie dann mit Ihrem Projekt- oder Schulungsleiter.
Der Button abweichende Berechnung öffnet
ein neues Fenster.
Die oben angezeigt Berechnung im
Interpreter sorgt z.B. dafür, dass zu einer Grundmiete eine
Umsatzmiete bzw. der berechnete Anteil hinzuaddiert wird.
Folgende Variablen können für eine
individuelle Berechnung herangezogen werden.
Eingangswerte
UmsMiete.Umsatz
Gemeldeter Umsatz
UmsMiete.Umsatz1
Gemeldeter Umsatz1
UmsMiete.Umsatz2
Gemeldeter Umsatz2
UmsMiete.Umsatz3
Gemeldeter Umsatz3
UmsMiete.SollstellungsBetrag
Monatlicher Sollstellungsbetrag
UmsMiete.Prozent
Prozentsatz aus Staffel
UmsMiete.Waehrung
Währung
UmsMiete.GUID_MW
Verknüpfungsfeld für Datenbankzugriffe
UmsMiete.Liegnummer
Liegenschaftsnummer
UmsMiete.Flaechennr
Flächennummer
UmsMiete.MeldeZeitraumvon
Meldezeitraum von.. bis
UmsMiete.MeldeZeitraumbis
„
UmsMiete.GrundMiete
Grundmiete
UmsMiete.Zyklus
Abrechnungszyklus für Umsatzmietberechnung
Mögliche
Rückgabewerte
UmsMiete.RechnungsBetrag
der neue Rechnungsbetrag
UmsMiete.Kommentar
Kommentar
UmsMiete.BerechHinweis
textlicher Hinweis
Für die Bereiche Vertrags-, Debitoren- und
Personennummern können Sie hier die Systematik für die Neuanlage
und die Leerstandsanlage der
Nummerneingabe festlegen. Besprechen Sie die Logik bitte mit Ihrem
Projekt- oder Schulungsleiter um eventuelle spätere Probleme
auszuschließen. Ein nachträgliches Ändern auf die automatisierte
Nummernsystematik ist nicht möglich. Der Haken Systematik bei der
manuellen Erfassung abprüfen funktioniert nicht, wenn bereits
Mietverträge nach einer anderen Nummernsystematik angelegt
wurden.
Platzhalter
V
Für jedes eingetragene V wird die entsprechende Stelle des
Vorvertrages eingetragen. Dieser
Eintrag macht nur dann sinn, wenn man die Mietvertragsänderung
benutzt
Z
Zähler an
der Stelle, wo er steht. Das Zählen erfolgt unabhängig vom Kontext.
Beispiel: LLL.ZZZZZ = Zähler unabhängig von der
Liegenschaft
N
automatisch generierter numerischer Anteil, abhängig vom Kontext.
Beispiel: LLL.NNNN = Zähler abhängig von der Liegenschaft.
“ “
fester Textbestandteil. Bsp. “A“ = A.
M
automatischer Eintrag der Mandantennummer. Die Anzahl der M
definiert die Stelligkeit.
F
automatischer Eintrag der Flächennummer. Die Anzahl der F definiert
die Stelligkeit.
L
automatischer Eintrag der Liegenschaftsnummer. Die Anzahl der L
definiert die Stelligkeit.
Beispiele für Nummernsystematiken
Vertragsnummer: MMM.LLL.NNNNN = dreistellige
Mandantennummer.dreistellige
Liegenschaftsnummer.fünstellige
Zahl.
Vertragsnummer: MMM.“X“.NNNNN = dreistellige
Mandantennummer.X. fünstellige Zahl
·
Schrittweite
Vertrag
Stellen Sie ein in
welchen Schritten die neuen Nummern für Verträge vergeben werden
sollen.
·
Schrittweite
Debitor
Stellen Sie ein in
welchen Schritten die neuen Nummern für Debitoren vergeben werden
sollen.
·
Schrittweite
Leerstandsvertrag
Stellen Sie ein in
welchen Schritten die neuen Nummern für Leerstandsverträge vergeben werden sollen.
Verwenden Sie die gleiche Logik wie beim
Unterreiter Mietverträge. Wenn Sie im Einzelfall Verträge mit einer
abweichenden Systematik anlegen wollen (Garantiemietverträge,
Sonderverträge…) müssen Sie hier das Schema hinterlegen, wenn Sie
die Prüfung bei der Eingabe aktiviert haben. Für eine
Automatik bei der Generierung von neuen Vertragsnummern ist der
Bereich "Sonstige Verträge" nicht geeignet und nicht
vorgesehen.
Die Logik der Anlage ist die gleiche wie
unter Nummernsystematik – Mietverträge I beschrieben. Lediglich die
hier verwendeten Platzhalter unterscheiden sich, sind aber gleich
zu verwenden. Die einzelnen Platzhalter entnehmen Sie bitte der
Legende.
Die Logik der Anlage ist die gleiche wie
unter Nummernsystematik – Mietverträge beschrieben. Lediglich die
hier verwendeten Platzhalter unterscheiden sich. Die einzelnen
Bedeutungen der Platzhalter entnehmen Sie bitte der Legende.
Die Logik der Anlage ist die gleiche wie
unter Nummernsystematik – Mietverträge I beschrieben. Lediglich die
hier verwendeten Platzhalter unterscheiden sich. Folgendes ist zu
beachten: Setzen Sie &&&N bedeutet dies, dass eine
vierstelligen Nummernangabe möglich ist. Das heißt von 1 – 9999.
Geben Sie NNNN ein, ist die Eingabe immer vierstellig.
Die Logik der Anlage ist die gleiche wie
unter Nummernsystematik – Mietverträge beschrieben. Lediglich die
hier verwendeten Platzhalter unterscheiden sich. Entnehmen Sie
diese bitte der Legende.
Im Objektmanagement – Mietverwaltung –
Mietvertrag – Zusatz – Reparaturregelungen können hier definierte
Reparaturarten dem Mieter oder Eigentümer zugeordnet werden. Im
Feld Vorbelegung bedeutet der Eintrag die Zuordnung der kosten zum
M Mieter und V Vermieter.
Nach der Anlage der Arten müssen die
Einträge mit dem Button „In alle Mietverträge übernehmen“
übernommen werden.
Die hier definierten Stornotexte werden bei
der Stornierung / Zurücksetzung der Sollstellung verwendet.
Zunächst legen Sie auf der rechten Seite die lfd Nr. und die Bezeichnung an,
·
Lfd
Die laufende Nummer
ist lediglich eine Durchnummerierung
·
Bezeichnung
Geben Sie hier den Grund für die Zurücksetzung der Sollstellung an.
Dies könnten z.B. Korrektur wegen Falscheingabe oder Insolvenz
sein.
·
SolllfdnrNr
Zu
jeder lfd. Nr. und Bezeichnung geben Sie auf der rechten Seite die
Sollstellungspositionen ein. Dies könnte Miete Wohnung,
Betriebskostenvorauszahlung oder Miete steuerpflichtig sein.
·
Buchungstext
Geben Sie hier den
Buchungstext ein, der bei Ihnen erscheinen soll.
Folgende Platzhalter sind
im Buchungstext möglich:
@VO Datum
von
@BI
Datum bis
@VE
Vertragsnummer
@DA
Belegdatum
@JA
Jahr
@MO Monat
@VM
Vormonat
@VJ Jahr des
Vormonats
@FM
Folgemonat
@FJ Jahr
des Folgemonats
Geben Sie an den
obigen Positionen nichts ein, so wird ein standardmäßiger
Buchungstext eingetragen.
