1 Allgemeines

Das Anlegen bzw. Ausführen der Betriebskostenabrechnung einer Liegenschaft führen Sie hier aus. Die Ansicht der Bildschirmmasken kann je nach eingesetztem Betriebssystem und Farb- bzw. Designeinstellungen von der Ansicht in dieser Dokumentation abweichen. Dies betrifft jedoch nur die Optik und nicht die beschriebenen Funktionalitäten.

2 BK Abrechnung

·           Abrechnungs- Nr.

Vergeben Sie eine Abrechnungsnummer. Wenn Sie in den Parametereinstellungen der Stammdaten eine Nummernsystematik vergeben haben, müssen Sie gemäß dieser die Eingabe tätigen, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung. Ansonsten können Sie einen beliebigen, bis zu 10 Stellen langen Text oder Zeichenfolge eingeben. Für eine einfachere Orientierung empfiehlt es sich, eine einheitliche Logik zu verwenden.

·           Vertragsart

Über den Suche Ball wählen Sie die gewünschte Vertragsart aus.

·           Vertrag – Nr.

Über die Auswahl der Vertragsart wird das Feld vorbelegt, ist aber über den Suche Ball editierbar.

·           Abrechnungsdatum

Das Feld wird mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt, kann aber editiert werden. Das Datum erscheint auf dem Druck der Betriebskostenabrechnung.

·           Überschrift

Vergeben Sie eine Überschrift für diese Abrechnung. Diese Bezeichnung ist nur für interne Zwecke (schnelleres Auffinden der Abrechnung). Die Überschrift ist im Ausdruck der Betriebskostenabrechnung nicht zu finden.

·           Zeitraum von / bis

Geben Sie hier den Abrechnungszeitraum ein.

·           Ist / Soll Abrechnung

Wählen Sie, ob Sie eine Ist- oder eine Sollabrechnung erstellen wollen.

Soll Abrechnung: Die NK-Abrechnung wird standardmäßig mit den Sollstellungen abgeglichen. Die Sollstellungen werden anhand der Erlöskonten und der Buchungen aus der FiBu auf Basis des Belegdatums ermittelt.

Beim Abschluss werden die Differenzen aus der NK-Abrechnung (Soll-Kosten) mit den Soll-Stellungen (= Soll-Vorauszahlungen für die Nebenkosten) verrechnet. Aus diesem Betrag wird anschließend eine Nach- bzw. eine Rückzahlung ermittelt und gebucht.

Ist Abrechnung: Bei der Ermittlung der Zahlungen zu den Sollstellungen der Erlöskonten der NK-Vorauszahlungen gilt das Datum der Sollstellung und nicht das Datum der Zahlung.

Beim Abschluss werden die Differenzen aus der NK-Abrechnung (Soll-Kosten) den tatsächlichen Zahlungen gegenübergestellt und abgerechnet. Die nicht bezahlten Soll-Stellungen werden entsprechend des Abschlusses storniert.

In der NK-Abrechnung können Sie anschließend einen Mieterkontenauszug drucken, der die Buchungen enthält, die bei direkter Buchung entständen. Dies ist erforderlich, um den Mieter über den aktuellen Stand der Summe der Forderungen zu informieren, falls dieser einen Auszug erhalten soll.

Für Informationen für die verschiedenen Varianten der Ermittlung der IST-Zahlungen siehe Baisisdaten.

·           Planvariante

Über den Suche Ball lässt sich eine Planvariante aufrufen, wenn diese im Mietverwaltungsvertrag unter Kalkulatorische Vorauszahlungen angelegt wurde. Damit lässt sich eine Betriebskostenvorauszahlungserhöhung der einzelnen Mieter für die Zukunft planen und durchführen.

·           KZ-Abrechnung

Es wird das Kennzeichen der Abrechnung (z.B. Erstabrechnung) angezeigt. Dies ist lediglich eine Anzeige, die automatisch erstellt wird.

·           Status

Anzeige des Status der Abrechnung (offen, berechnet, usw.). Dies ist lediglich eine automatische Anzeige.

3 Button

3.1 Abrechnung

Mit der Betätigung des Button starten Sie die Berechnung der Abrechnung.

3.2 Konten

In obiger Maske sehen Sie die Konten, die für die Abrechnung berücksichtigt wurden. Sie können somit die Konten auf Vollständigkeit kontrollieren und die zu den Konten gehörenden Zeiträume.

Solange eine Abrechnung den Status offen hat, sind hier Änderungen möglich. Sie können Konten entfernen oder neue Konten hinzufügen. Dies macht insbesondere Sinn, wenn Sie innerhalb einer Liegenschaft mehrere Abrechnungen mit unterschiedlichen Konstellationen durchführen müssen (z.B. Betriebskostenabrechnung und Heizkostenabrechnung wegen unterschiedlicher Zeiträume).

3.3 abzurechnende Verträge

Sie erhalten alle Mieter bzw. Verträge angezeigt (nach Vertragsnummern sortiert), die Sie über die Auswahl Vertragsart und Vertragsnummer selektiert haben. Kontrollieren Sie, ob alle Mieter für die Abrechnung berücksichtigt wurden. Sollte z.B. ein Mieter dabei sein, der nicht mit abgerechnet werden soll, so können Sie den Datensatz löschen. Ein Hinzufügen von Verträgen ist nicht möglich.

3.4 Löschen Abr.

Sollte eine Abrechnung versehentlich Fehler enthalten, so können Sie sie mit diesem Button wieder löschen. Der Status wird dann von berechnet auf offen zurückgesetzt. Anschließend nehmen Sie Ihre Änderungen vor und starten die Abrechnung erneut. Dies ist beliebig oft wiederholbar.

3.5 NK Explorer

Sie starten mit dem Button den Nebenkosten Explorer. Die Erklärungen dazu finden Sie im Kapitel NK Explorer. Beachten Sie das der Nebenkosten Explorer nur nach einer durchgeführten Abrechnung (Status berechnet) zu öffnen ist.

3.6 Druck Briefe

Haben Sie Ihre Abrechnung kontrolliert, können Sie den Ausdruck hier generieren. Dazu stehen Ihnen verschiedene Layouts zur Verfügung. Die ausgedruckten Zahlen sind jedoch identisch.

3.7 Druck Auswertungen

Starten Sie hiermit den Druck der Auswertung für die Abrechnung.

4 Programmleiste

4.1 Status

·           Freigeben

Eine bereits berechnete Abrechnung können Sie hiermit freigeben. Dies geschieht normalerweise wenn die Abrechnung verschickt werden soll. Anschließend sind „zufällige“ Änderungen der Abrechnung nicht mehr möglich.

·           Freigabe rückgängig

Damit machen Sie eine Freigabe rückgängig, der Status wechselt wieder auf „berechnet“ zurück. Sollte ein Mieter eine berechtigte Änderung der Abrechnung wünschen oder per Gerichtsbeschluss eine Änderung vorgenommen werden müssen, so setzten Sie hier den Status zurück und können Ihre Änderungen der Abrechnung vornehmen und anschließend die Abrechnung neu berechnen lassen.

·           Abschluss

Eine freigegebene Abrechnung kann hiermit abgeschlossen werden. Damit werden die bei der Abrechnung erstellten Buchungen (Guthaben oder Nachforderungen) in die Fibu Schnittstelle gestellt und können dann von der Fibu verbucht werden. Beachten Sie bitte, dass nach einem Abschluss eine Änderung der Abrechnung nicht mehr möglich ist.

Nach Betätigung der Funktion erhalten Sie folgende Maske.

 

Vergeben Sie bitte einen Buchungstext für die zu erstellenden Buchungen. Des Weiteren wählen Sie bitte aus, ob die Vorauszahlungspositionen angepasst werden sollen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn Sie vorher eine Planvariante eingegeben haben. Sollten Sie das Feld gehakt haben, können Sie das Beginndatum der neuen Sollstellung definieren und wählen, ob Leerstandsverträge mit angepasst werden sollen oder nicht. Haken Sie das Feld ab wenn die Leerstandsverträge nicht angepasst werden sollen.

Mit Betätigen des Buttons Fibuübergabe/Abschluss beenden Sie die Abrechnung und stellen die Daten in die Fibu Schnittstelle. Diese können dann aus der Fibu übernommen werden.

Mit dem Button Drucken erhalten Sie die Möglichkeit eine NK Liste zu erhalten, die alle Buchungen aufführt, die in die Fibu übergeben worden sind oder übergeben werden (je nachdem, ob Sie die Liste vor oder nach dem Abschluss drucken).

 

·           Anzeige durchgeführte Buchungen

Sie haben die Möglichkeit sich die noch durchzuführenden oder die bereits durchgeführten Buchungen anzeigen zu lassen. Dies definieren Sie anhand des Pull Down Menüs ganz oben.

 

·           Anzeige noch durchzuführende Buchungen

Lassen Sie sich hier die kalkulatorischen Buchungen anzeigen. Eine Veränderung der Daten ist nicht möglich.

4.2 Stammdaten

·           Geldkonten

Die Geldkonten benötigen Sie, wenn Sie eine Ist – Abrechnung durchführen möchten.

Bei der Ermittlung der IST - Buchungen ist es erforderlich, die Geldkonten definiert zu haben, da der Ausgleich der OPs auch aus anderen Gründen und damit über andere Konten erfolgen könnte (Ausbuchungen von Rundungsfehlern, Ausbuchung wegen .....).