1 Allgemeines

Bei einer Nebenkosten-Abrechnung können auf Grund von Leerständen oder mietvertraglichen Vereinbarungen Kosten bei dem Eigentümer verbleiben. Diese Kosten fallen in der Regel bei der Nebenkosten-Abrechnung einmal im Jahr an. Speziell dann, wenn es keine Fremdverwaltung sondern eine Eigenverwaltung ist, möchte man vielleicht auch unterjährig (z.B. monatlich) die Kosten abgrenzen können. Das bedeutet aber auch, dass man für das aktuelle Buchungsjahr permanent eine Abrechnung mit Umlage aller angefallenen Kosten machen müßte.

Dies macht die kalkulatorische Nebenkosten-Abrechnung, sie grenzt schon im laufenden Buchhaltungsjahr die Kosten ab und bucht diese.

Nicht alle Kosten lassen sich per Umlageschlüssel schon unterjährig ermitteln (der Verbrauch steht erst im nächsten Jahr fest, Direktzuordnungen sind unterjährig auch nicht möglich). Daher muss u.U. bei einer kalkulatorischen Abrechnung bei einzelnen Kostenarten andere Umlageschlüssel hinterlegen.

Die ermittelnen und gebuchten Kosten sind natürlich nicht exakt, sondern sollen nur verhindern, dass man bei der Nebenkosten-Abrechnung mit der finanzbuchalterischen „Keule“ erschlagen wird. Diese Kosten werden dann im Rahmen der Nebenkosten-Abrechnung zurückgebucht und die tatsächlichen Kosten werden dann eingebucht.

Die Ansicht der Bildschirmmasken kann je nach eingesetztem Betriebssystem und Farb- bzw. Designeinstellungen von der Ansicht in dieser Dokumentation abweichen. Dies betrifft jedoch nur die Optik und nicht die beschriebenen Funktionalitäten.

2 NK Abrechnung kalkulatorisch

·           Abrechnungs- Nr.

Vergeben Sie eine Abrechnungsnummer. Wenn Sie in den Parametereinstellungen der Stammdaten eine Nummernsystematik vergeben haben, müssen Sie gemäß dieser die Eingabe tätigen, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung.

·           Vertragsart

Über den Suche Ball wählen Sie die gewünschte Vertragsart aus.

·           Vertrag – Nr.

Über die Auswahl der Vertragsart wird das Feld vorbelegt, ist aber über den Suche Ball editierbar.

·           Abrechnungsdatum

Das Feld wird mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt, kann aber editiert werden.

·           Überschrift

Vergeben Sie eine Überschrift für diese Abrechnung. Diese erscheint auf dem Brief der Abrechnung.

·           Zeitraum von / bis

Geben Sie hier den Abrechnungszeitraum ein.

·           Ist / Soll Abrechnung

Wählen Sie, ob Sie eine Ist- oder eine Sollabrechnung erstellen wollen. Dabei bezieht sich die Ist-Abrechnung auf die tatsächlich im Abrechnungszeitraum geleisteten Zahlungen der Mieter und die Sollabrechnung auf die sollgestellten OP.

·           Planvariante

Über den Suche Ball lässt sich eine Planvariante aufrufen, wenn diese im Mietverwaltungsvertrag unter Kalkulatorische Vorauszahlungen angelegt wurde. Damit lässt sich eine Betriebskostenvorauszahlung für die einzelnen Mieter planen.

KZ-Abrechnung    Es wird das Kennzeichen der Abrechnung (z.B. Erstabrechnung) angezeigt.

Status                  Anzeige des Status der Abrechnung (offen, berechnet, freigegeben)

 

3 Button

3.1 Abrechnung

Mit der Betätigung des Button starten Sie die Berechnung

3.2 Konten

In obiger Maske sehen Sie die Konten, die für die Abrechnung berücksichtigt wurden. Sie können somit die Konten auf Vollständigkeit kontrollieren und die zu den Konten gehörenden Zeiträume.

3.3 abzurechnende Verträge

Kontrollieren Sie, ob alle Mieter für die Abrechnung berücksichtigt wurden. Sollte z.B. ein Mieter dabei sein, der nicht mit abgerechnet werden soll, so können Sie den Datensatz löschen.

3.4 Löschen Abr.

Sollte eine Abrechnung versehentlich Fehler enthalten, so können Sie diese mit diesem Button wieder löschen. Der Status wird dann von berechnet auf offen zurückgesetzt.

3.5 NK Explorer

Sie starten mit dem Button den Nebenkosten Explorer. Die Erklärungen dazu finden Sie im Kapitel NK Explorer.

3.6 Druck Briefe

Starten Sie hiermit den Ausdruck der Abrechnung.

3.7 Druck Auswertungen

Starten Sie hiermit die Auswertung der Abrechnung.

4 Programmleiste

4.1 Status

·           Freigeben

Eine bereits berechnete Abrechnung können Sie hiermit freigeben.

 

·           Freigabe rückgängig

Damit machen Sie eine Freigabe rückgängig, der Status wechselt wieder auf berechnet zurück.

 

·           Abschluss

Eine freigegebene Abrechnung kann hiermit abgeschlossen werden.

 

·           Anzeige Buchungen

Sie haben die Möglichkeit sich die noch durchzuführenden oder die bereits durchgeführten Buchungen anzeigen zu lassen.

 

·           Anzeige Kalk. Buchungen

Lassen Sie sich hier die kalkulatorischen Buchungen anzeigen. Eine Veränderung der Daten ist nicht möglich.

4.2 Stammdaten

·           Geldkonten

Die Geldkonten benötigen Sie, wenn Sie eine Ist – Abrechnung durchführen möchten.

Bei der Ermittlung der IST - Buchungen ist es erforderlich, die Geldkonten definiert zu haben, da der Ausgleich der OPs auch aus anderen Gründen und damit über andere Konten erfolgen könnte (Ausbuchungen von Rundungsfehlern, Ausbuchung wegen .....).