1 Allgemeines DTA Heizkosten

Grundlegend bietet der Datenträgeraustausch (DTA) folgende Funktionalitäten: Erstellung von Abgleichlisten für den Heizkostenpartner (Techem, Brunata, Ista usw.), verschiedene Umfänge der Abrechnung sowie verschiedene Abrechnungsarten. Die Ansicht der Bildschirmmasken kann je nach eingesetztem Betriebssystem und Farb- bzw. Designeinstellungen von der Ansicht in dieser Dokumentation abweichen. Dies betrifft jedoch nur die Optik und nicht die beschriebenen Funktionalitäten.

2 Voraussetzungen

2.1 Umfang der Abrechnung

Der Umfang der Abrechnung muss im Mietverwaltungsvertrag festgelegt sein. Daraus resultieren verschiedene Voraussetzungen für den Datenträgeraustausch.

·           keine

Diese Liegenschaft wird nicht abgerechnet. Mieterlisten lassen sich aber trotzdem erstellen.

·           Abrechnung komplett

Die Liegenschaft wird unabhängig von der Betriebskostenabrechnung innerhalb der Integra abgerechnet. Die Vorauszahlungen werden der Heizkostenabrechnungsfirma übermittelt und es werden offenen Posten beim späteren Einlesen der Heizkosten generiert.

Bei Auswahl dieser Möglichkeit muss im Mietverwaltungsvertrag – Sollstellungspositionen die Konten der Vorauszahlungen in der Vorauszahlungsposition mit angegeben werden.

In obiger Maske wurde z.B. der Position 11 (HK-VZ 0%) die Konten Heizungsstrom, Kosten HKV (Heizkostenverteiler) die Heizungswartung und Wartung Lüftung/Klima als Kennzeichnung für den Datenträgeraustausch „Heizung“ über das Pull Down Menü zugeordnet.

 

·           Nur Berechnung der Kosten

Die Liegenschaft wird durch das Abrechnungsunternehmen ohne Vorauszahlungen abgerechnet, und diese Kosten werden in der Betriebskostenabrechnung mit angezeigt. Die für die Heizkostenabrechnung relevanten Konten müssen auf eine Direktumlage geschlüsselt sein.

 

Dazu muss in den Stammdaten – Umlagen eine Position Heizkosten angelegt werden. Entsprechend dazu muss in den Stammdaten – Anteile ein neuer Anteil für die Verteilung definiert werden.

Die angelegte Umlage muss im Mietverwaltungsvertrag unter Umlagen übernommen und in den Konten des Mietverwaltungsvertrages, unter Konten eingetragen werden.

 

2.2 Abrechnungsunternehmen

Im Mietverwaltungsvertrag müssen Sie unter dem Reiter Datenträgeraustausch das gewünschte Abrechnungsunternehmen einstellen. Zur Auswahl stehen Ihnen zur Zeit Techem, Ista und Brunata.

2.3 Abrechnungsart

Die Abrechnungsart definiert was durch den Abrechner berechnet wird.

·           Nur Kaltwasser

Bei der Abrechnung wird nur Kaltwasser berechnet.

·           Heizung/Kaltwasser

Hierbei wird Kaltwasser als auch Warmwasser sowie die Heizkosten berechnet.

 

2.4 Nutzernummern

Die Nutzernummer wird vom Abrechner benötigt, um eine eindeutige Zuordnung zu finden. Dazu muss im Mietvertrag unter dem Reiter Heizkosten/Erhöhungen – Nutzernummer eine eindeutige Nummer eingegeben werden. Diese Nummer muss eindeutig über den kompletten Bestand sein. Ansonsten wird die Nutzernummer automatisch beim Erstellen der Mieterliste generiert. (Liegenschaftsnummer plus Mieternummer, Bsp. Mieternummer 12345, Liegenschaftsnummer 999 gleich Nutzernummer 99912345).

3 Mieterliste

Die hier zu erstellende Liste benötigt das Abrechnungsunternehmen. Sie müssen diese dort hinschicken und wird dort entsprechend bearbeitet.

Wählen Sie die entsprechende Liegenschaft und die gewünschte Liste aus.

4 Einlesen der Abgleichdiskette

Nach dem Versenden der Mieterliste an das Abrechnungsunternehmen und deren Bearbeitung, erhalten Sie eine Diskette zurück (mit der Datei DTTECA). Diese Datei enthält den A-Satz, der in das Programm eingelesen werden muss.

 

Nach der Auswahl des Laufwerk und der Eingabe der Liegenschaft können Sie über den Button Start mit dem Einlesen beginnen. Sie können zuvor einen Prüflauf starten; haken Sie dazu das entsprechende Kästchen an.

 

5 Erstellen der Abrechnungssätze

Hiermit werden für das Abrechnungsunternehmen die so genannten M- und L-Sätze erzeugt. In diesem Schritt werden dem Abrechnungsunternehmen die benötigten Mieter- (M) und Liegenschaftsinformationen (L) sowie die Grundanteile für Heizung und Warm- bzw. Kaltwasser zugesandt.

 

Tragen Sie die gewünschte Liegenschaft ein oder wählen Sie diese über den Suche Ball aus.

Tragen Sie in den Feldern Abrechnung von/bis den Zeitraum, für den die Abrechnung gelten soll, ein.

Anschließend definieren Sie das Laufwerk und womit die Diskettennummerierung beginnen soll. Bei größeren Liegenschaften können auch mehrere Disketten verlangt werden. Die zu erstellende Datei heisst auf der Diskette DTTECE.

6 Einlesen der Heizkosten

Nach der Verarbeitung der M- und L-Sätze durch das Abrechnungsunternehmen, schickt dieses Ihnen die D- und W-Sätze zurück. Die beiden Dateien (DTTECD und DTTECE) müssen eingelesen werden. Innerhalb der Satzart D werden die Gesamtkosten des Mieters im Bereich Heizung und Warmwasser (brutto) und die Währung übergeben. Mit dem W-Satz erhalten Sie die Gesamtkosten des Mieters im Bereich Kaltwasser und die Ablesekennzeichen.

 

Wählen Sie das Laufwerk der Diskette und anschließend die Satzart aus. Nach Eingabe der Liegenschaft über den Suche Ball wählen Sie mit gleicher Methode das Konto und die Buchungsart aus. Diese müssen bei Ihnen in den Stammdaten hinterlegt sein. Der Belegtext heisst „Heizkostenabrechnung Satz D“ bzw. „Satz W“.