1 Allgemeines

Vorbedingung für die Anlage eines Mietvertrages ist das Vorhandensein einer Liegenschaft, des Mietverwaltungsvertrages und der Kostenstellen. Der Mietvertrag bildet das Vertragsverhältnis eines Mieters zu einem Eigentümer ab.

Sollte in einem Suchen Dialog der Punkt Excel vorkommen, so können Sie die entsprechende Liste in eine Excel Tabelle exportieren.

Die Ansicht der Bildschirmmasken kann je nach eingesetztem Betriebssystem und Farb- bzw. Designeinstellungen von der Ansicht in dieser Dokumentation abweichen. Dies betrifft jedoch nur die Optik und nicht die beschriebenen Funktionalitäten.

2 Mietvertrag

· Vertragsnummer

Die Vertragsnummer ist frei wählbar. Sie sollten jedoch eine durchgängige Logik berücksichtigen, damit jeder Mitarbeiter nach demselben System arbeitet. Diese Logik könnte z.B. wie folgt aussehen: Liegenschaftsnummer 3-stellig plus fortlaufende Nummer (123.001). Oder Mandantennummer plus Liegenschaftsnummer plus fortlaufende Nummer (002.123.001). Sie können auch in den Basisdaten eine Nummernsystematik festlegen, die dann zwangsweise einzuhalten ist. Sollte dort eine Logik festgelegt sein, lassen sich nur in dieser Art und Weise Mietvertragsnummern eingeben. Bitte besprechen Sie diese Systematik mit Ihrem Projekt- und/oder Schulungsleiter, da die hier verwendete Logik grundsätzlicher Art ist und die Logik der Liegenschaftsnummer und gegebenenfalls anderer Nummerierungen hier mit hereinspielt. Beachten Sie, dass die Eingabe maximal 13 Stellen lang sein darf.

Mit F4 rufen Sie nachfolgende Maske zur vereinfachten Anlage auf. Dieses muss allerdings in den Parametern entsprechend eingestellt sein.

In obiger Maske sind die wichtigsten Felder des Mietvertrages zu sehen. Tragen Sie zunächst die Liegenschaftsnummer ein. Die Button hinter den Feldern Vertragsnummer und Mieternummer tragen die nächste freie Nummer ein. Diese sind natürlich editierbar. Die automatische Vergabe der Nummern ist abhängig von der in den Stammdaten eingestellten Nummernsystematik.

Die Felder Vertragsnummer und Mieternummer können auch freigelassen werden. Beim Abspeichern der Daten werden diese automatisch ermittelt und eingetragen.

· Vertragsart

Hier wählen Sie bitte über den Suche Ball die entsprechende, bereits hinterlegte Vertragsart aus. Eine Neueingabe bzw. –anlage ist hier nicht möglich. Die Vertragsarten werden in den Stammdaten definiert.

· Bezeichnung

Wählen Sie eine möglichst eindeutige Bezeichnung für Ihren Mietvertrag, dies könnte z.B. der Name des Mieters oder bei gewerblichen Mietern der Name und die Branche sein. Bitte besprechen Sie diese Systematik auch mit Ihrem Projekt- und/oder Schulungsleiter, damit eine Durchgängigkeit gewährleistet ist.

· Daten vollständig erfasst

Haken Sie die Check Box ab, wenn Sie alle Daten erfasst haben. Ohne diesen Haken wird der Vertrag behandelt, als wenn er nicht angelegt wäre. Das bedeutet, dass bei dem Vertrag auch keine Sollstellung gefahren würde. Während der Sollstellung kommt bei nicht gesetztem Haken ein Hinweis, dass der Vertrag nicht freigegeben ist.

Verträge die einen Mietrückstand aufweisen, werden wie in nachfolgender Maske angezeigt, rechts oben in rot gekennzeichnet.

Durch einen Doppelklick innerhalb der roten Umrandung des Mietrückstandes erhalten Sie eine Anzeige der offenen Posten dieses Vertrages.

Analog zu den Mietrückständen werden Verträge die ein Guthaben aufweisen, wie in nachfolgender Maske angezeigt, rechts oben in grün gekennzeichnet.

Durch einen Doppelklick innerhalb der grünen Umrandung des Guthabens erhalten Sie eine Anzeige der offenen Posten dieses Vertrages.

Oben angezeigte Maske erhalten Sie, wenn Sie einen Doppelklick mit der Maus in das rote oder grüne Feld für Mietrückstand bzw. Mietguthaben getätigt haben.

Synchron Schwimmer

Der Button Synchron Schwimmer ist zur Synchronisierung verschiedener geöffneter Masken. Es gibt drei Anzeigemodi. Button blass bedeutet keine Synchronisation, Button gelb synchronisiert bei Fensteröffnung, und Button blau synchronisiert automatisch. Es können jedoch nur die Fenster synchronisiert werden, die den Button besitzen.

Der Button Selektion öffnet ein Fenster zur genaueren Definition der anzuzeigenden Buchungen.

Hier können Sie die Auswahl der angezeigten Buchungen weiter definieren und eingrenzen.

Durch Doppelklick auf einen markierten OP (in der Maske „Offene Posten“ blau dargestellt) erhalten Sie die OP-Historie. Sie können alternativ auch den Button Details wählen.

Dies ist eine reine Anzeigemaske der OP-Historie. Besteht eine Buchung aus Teilbuchungen bzw. Teilzahlungen, so sehen Sie in der obigen Maske mehrere Einträge, für jede Teilbuchung einen.

Betätigen Sie den Button Buchen und Sie erhalten nachfolgende Maske zur genaueren Einsichtnahme.

Verträge, bei denen ein Rechtsfall anhängig ist, werden mit einem R im Kreis rechts unten auf der Maske dargestellt (siehe folgende Abbildung).

Mit einem Doppelklick auf das R im Symbol erhalten Sie eine weitere Maske, die alle anhängigen Rechtsfälle zu diesem Mieter anzeigt. In unten angezeigten Fall betrifft dies einen Rechtsfall.

3 Reiter Vertragsdaten

· Unterschrift Mieter

Geben Sie hier das Datum der geleisteten Unterschrift des Mieters ein.

· Unterschrift Vermieter

Analog zum Datum Unterschrift Mieter, geben Sie hier das Datum der geleisteten Unterschrift des Vermieters ein.

· Vertragsübergabe

Datum der Übergabe des Vertrages zwischen Mieter und Eigentümer bzw. Vermieter.

· Vertragsbeginn

Zu welchem Datum der Vertrag beginnt, wird hier eingetragen.

· Vertragsende

Hier lässt sich keinerlei Eingabe tätigen. Möchten Sie einen Vertrag beenden, so wählen Sie den Button Vertragsende. Das dort eingegebene Datum wird anschließend in das Feld hier übernommen.

· Button Vertragsende

· Kündigung am

Datum an dem die Kündigung bei Ihnen eintraf.

· Kündigung zum

Datum zu welchem die Kündigung ausgesprochen wurde.

· Bestätigt am

Wann wurde die Kündigung durch Sie bestätigt? Tragen Sie das Datum hier ein.

· Auszugsdatum

Wann findet der Auszug statt ? Tragen Sie das Datum hier ein. Dies ist das Datum des Vertragsendes. Beachten Sie bitte, dass das hier eingetragene Datum eine direkte Auswirkung auf die Sollstellung hat, d.h. es wird nach dem eingetragenen Datum keine Sollstellung mehr gefahren. Tragen Sie das Datum nur ein, wenn der Auszug definitiv feststeht.

3.1 Button ToDo

Hier haben Sie keine Möglichkeit der freien Eingaben. Betätigen Sie den Button Vorgang kopieren und wählen Sie aus den hinterlegten Stammdaten den entsprechenden Vorgang aus. Sollten zu einer Kündigung z.B. mehrere Aktivitäten geplant sein, wählen Sie diese hintereinander aus. Ist im Tagesgeschäft ein Termin bzw. Aktivität erledigt worden, so finden Sie unter Termine in der Programmleiste den Menüeintrag erledigen. Dazu muss der entsprechende Vorgang markiert sein.

Wenn Sie unter dem Programmpunkt Termine den Menüpunkt bearbeiten aufrufen erhalten Sie folgende Eingabemaske:

Hier lassen sich weitere Eingaben zu der Aktivität anlegen. Wichtig könnte eine Erfassung von Kosten sein, wenn diese abrechenbar gegenüber Mieter oder Eigentümer sind. In diesem Fall setzten Sie den Haken in der Check Box Abrechenbar.

Machen Sie hier, wenn benötigt, Ihre Eingaben und bestätigen Sie diese mit OK.

· Endgültig gekündigt

Haken Sie dieses Feld ab, wenn eine Kündigung unumkehrbar ist.

· Befristet

Sollte ein Mietvertrag befristet sein (z.B. qualifizierter Zeitmietvertrag) können Sie hier die Check Box befristet abhaken und im Feld „bis“ das Ende Datum der Befristung eingeben. Die hier gemachten Eingaben sind informativer Art, d.h. die Eingabe hat keinerlei Auswirkung auf z.B. ein Sollstellungsende.

· Sozialwohnung

Sollte dies eine Wohnung des sozialen Wohnungsbaus sein, haken Sie das Feld ab. Ist dieses Feld abgehakt, wird in der Nebenkostenabrechnung das Mietausfallwagnis berechnet werden.

· Mietverwaltungsvertrag

Über den Suche Ball wählen Sie den zugehörigen Mietverwaltungsvertrag aus. Wie bereits erwähnt, muss dieser vorhanden sein. Eine Neuanlage an dieser Stelle ist nicht möglich.

· Kostenstelle

Über den Suche Ball wählen Sie die zugehörige Kostenstelle aus. Auch die Kostenstelle muss bereits angelegt sein. Eine Neuanlage hier ist nicht möglich. Die Kostenstelle wird in der Fibu definiert.

· Ohne Sollstellung

Ist der Haken aktiviert, wird der Vertrag nicht für die Sollstellung herangezogen.

· Leerstand

Wird die Leerstandsautomatik gestartet, so wird dieser Haken für die neuen Leerstandsverträge automatisch gesetzt. Dafür muss in den Parametern der Stammdaten die Nummernsystematik für Leerstandsverträge entsprechend definiert sein. Sollte die Logik nicht passen, weil z.B. Sie eine andere Logik verwenden und Sie daher Leerstandsverträge manuell anlegen müssen, so setzen Sie den Haken bei einem Leerstandsvertrag hier manuell.

Nach dem Setzen des Hakens haben Sie die Möglichkeit einen Leerstandsgrund einzugeben. Wählen Sie dazu den Menüpunkt „Zusatz – Leerstandsgrund“ aus. Dieser erscheint nur dann, wenn Sie den Haken bereits gesetzt und abgespeichert haben. Die Leerstandsgründe lassen sich in den Stammdaten – Erweiterte Basisdaten – Leerstandsgründe anlegen.

Unter dem Menüeintrag Objektmanagement – Mietverwaltung – Listen – Leerstandsgrundstatistik lassen sich die Leerstände nach den Leerstandsgründen auswerten.

Über den Suche Ball lässt sich ein bereits definierter Leerstandsgrund aus den Basisdaten auswählen. Eine Neuanlage ist hier nicht möglich.

Das leere Feld ist ein Editor und dient zur Festhaltung jeglicher Informationen zum Leerstandsgrund. Somit lassen sich Leerstandsgründe festhalten und auswerten.

Unter den Listen der Mietverwaltung findet sich die Liste „Leerstandsgrund –Statistik“. Diese wertet die hier getätigten Eingaben aus.

· Rechnung bei Sollstellung

Gewerbemieter benötigen u.U. für die Sollstellung eine Rechnung. Haken Sie das Feld hier ab und Sie erhalten eine Rechnung für den Mieter. Beachten Sie dabei bitte, dass Sie nicht zu jeder Sollstellung eine Rechnung erhalten, sondern nur dann, wenn sich Sollstellungspositionen ändern oder neu angelegt werden. Den Druck der Rechnung starten Sie beim Erzeugen der Sollstellung.

· Mieternummer (Debitor)

Hier ist keine Systematik zwangsweise vorgesehen. Normalerweise ist die Debitorennummer fortlaufend. Es kann, wenn Buchungskreise angelegt sind, dass eine gewisse Logik verwendet wird. Dabei ist die Liegenschaftsnummer die Buchungskreisnummer. Dann wäre hier z.B. die Liegenschaft exemplarisch 3stellig (123). Eine Debitorennummer könnte dann 123.000123 aussehen. Bitte beachten Sie, dass die Debitorennummer maximal 10stellig sein kann. Ein Trennzeichen (z.B. der Punkt) gilt ebenfalls als Zeichen.

Wenn der Debitor noch nicht vorhanden war, wird er automatisch angelegt.

· Währung

Standardmäßig mit Euro vorbelegt. Es lassen sich aber auch alle hinterlegten Währungen eintragen.

· Sprache

Standardmäßig mit Deutsch vorbelegt. Sollten Sie eine andere Sprache benötigen, wählen Sie diese aus.

· Zahlungsart

Über das Pull Down Menü rufen Sie die möglichen Zahlungsarten auf. Die Anlage einer Zahlungsart geht nur in den Stammdaten. Wählen Sie die für diesen Vertrag gültige Zahlungsart aus. Möglichkeiten wären z.B.: Bankeinzug (LEV), Überweisung, Scheck oder bar.

Die nächsten beiden Felder beziehen sich auf die eingestellte Zahlungsart.

· Gültig von

Das Feld korrespondiert mit dem Feld Zahlungsart. Wählen Sie eine Zahlungsart (z.B. Lastschrifteinzugsverfahren) aus und geben Sie hier das Datum des Beginns ein. Das Feld ist nicht nutzbar bei einer anderen Zahlungsart.

· Gültig bis

Dieses Feld beendet eine Zahlungsart. Haben Sie mit einem Mieter ein Lastschrifteinzugsverfahren vereinbart und teilt Ihnen der Mieter mit, nicht mehr daran teilnehmen zu wollen, so beenden Sie die Zahlungsart durch Eingabe eines Ende Datums. Das Feld können Sie für eine andere Zahlungsart nicht benutzen, in diesem Fall ist es grau.

· Zahlungskonditionen

Die in den Stammdaten hinterlegten Eingaben, rufen Sie über den Suche Ball auf. Wählen Sie hiervon eine aus. Eine Neuanlage ist nur in den Stammdaten möglich. Möglichkeiten könnten sein: Sofort fällig oder 30 Tage netto.

· Forderungsgruppe

· Mahngruppe

Die in den Stammdaten hinterlegten Eingaben, rufen Sie über den Suche Ball auf. Wählen Sie hiervon eine aus.

· automatisch mahnen

Durch setzen des Hakens wird nach den im System hinterlegten Regeln automatisch gemahnt.

· automatisch Inkasso

Durch setzen des Hakens wird die offene Forderung nach der letzten Mahnstufe nicht mehr angemahnt. Setzen Sie den Haken nicht, wird eine offene Forderung immer auf der letzten Mahnstufe mit gemahnt.

· Mehrwertsteuerpflichtig

Ist der Vertrag mehrwertsteuerpflichtig (nur gewerblich) haken Sie dieses Feld ab.

· Steuerschlüssel

Über den Suche Ball können Sie den entsprechenden Steuerschlüssel auswählen. Dieser muss bereits in der Fibu angelegt sein. Eine Neuanlage ist hier nicht möglich.

· Vorauszahlungszyklus

Das Pull Down Menü beinhaltet verschiedene Möglichkeiten des Vorauszahlungszyklus. Normalerweise ist eine monatliche Zahlungsweise üblich. Bei z.B. Pachten können auch andere Zyklen möglich sein (vierteljährlich oder jährlich). Normalerweise gilt der Zyklus für den ganzen Vertrag. Sollte in den Basisdaten – Parameter – Sollstellung pro Fläche mit J definiert sein, ist eine Definition je Fläche möglich. Das ermöglicht z.B. eine monatliche Mietsollstellung für eine Ladenfläche und eine vierteljährliche Mietsollstellung für Stell- und Parkplätze.

· Nächste Fälligkeit

Bei einer Neuanlage können Sie hier das erste Sollstellungsdatum, bzw. das Datum an welchem die erste Sollstellung gefahren werden soll, eingeben. Anschließend wird dieses Datum vom Programm selbständig gesetzt und ist nicht editierbar. Sollte in den Basisdaten – Parameter – Sollstellung pro Fläche mit J definiert sein, ist eine Definition je Fläche möglich. Damit lassen sich unterschiedliche Beginndaten für einen Mieter erfassen; z.B. wird die Miete für eine Gewerbefläche ab dem 01.01. fällig, für eine Nebenfläche oder Stellplätze erst ab dem 01.03.

4 Reiter Flächen

· Flächennummer

Über den Suche Ball können Sie die Fläche(n) der Liegenschaft auswählen, die diesem Vertrag zugeordnet werden sollen. In der Wohnungsverwaltung ist normalerweise nur die Wohnung zuzuordnen, in der Gewerbeverwaltung können auch mehrere Flächen zugeordnet werden.

Die Felder Bezeichnung qm/Menge usw. sind keine Eingabefelder, sie geben lediglich die Informationen zu der eingetragenen Fläche wider. Dies erkennen Sie daran, dass die Felder gelb hinterlegt sind.

· Button Liste / Details

Mit diesem Button wählen Sie, ob die Detailangaben zu den Flächen angezeigt werden sollen. Für die Festlegung von Staffel-, Index-, oder Umsatzmieten benötigen Sie die Angaben.

4.1 Unterreiter Fläche Vertragsdaten

Die hier gemachten Eingaben betreffen immer die auf der linken Seite aktivierten (markierten) Fläche. Somit lassen sich für jede Fläche weitere Eingaben tätigen. Dies betrifft im Besonderen die gewerbliche Verwaltung. Das Hinzunehmen oder Streichen von Flächen oder Teilflächen ist dadurch sehr einfach zu bewerkstelligen.

· Unterschrift Mieter

Das Feld wird automatisch auf Grund der gemachten Eingaben in der Vertragsdatenmaske gefüllt. Sie können den Wert überschreiben. Dies macht Sinn, wenn z.B. zu einem bestehenden Vertrag eine weitere Fläche zugeordnet wird, die der Mieter erst nachträglich hinzunimmt.

· Unterschrift Vermieter

· Vertragsübergabe

Das Feld wird automatisch auf Grund der gemachten Eingaben in der Vertragsdatenmaske gefüllt. Sie können den Wert überschreiben.

· Vertragsbeginn

Das Feld wird automatisch auf Grund der gemachten Eingaben in der Vertragsdatenmaske gefüllt. Sollte der Mietvertragsbeginn vor dem Liegenschaftsbeginn liegen, übernimmt das Programm automatisch die Daten aus der Liegenschaft, da die vorhandene Fläche laut Liegenschaft erst ab dem Datum des Liegenschaftsbeginns existieren kann.

· Vertragsende

Sie können hier ein Vertragsende für eine einzelne Fläche definieren. Sollte z.B. ein Lager nicht mehr benötigt werden und der Mieter kündigt dieses, behält aber die restlichen Flächen des Vertrages, so setzten Sie hier das Ende Datum nur für diese spezielle Fläche. Zum entsprechenden Zeitpunkt fällt die Fläche aus der Sollstellung heraus. Damit übersteuern Sie die Eingaben in der Stammmaske Mietvertrag.

Ist für den gesamtem Vertrag ein Ende Datum gesetzt, und liegt das hier eingegebene Datum hinter diesem Datum, so übersteuert das Ende Datum des Vertrages, das Ende Datum der Fläche. Ist der gesamte Vertrag bereits gekündigt, so wird dieses Datum hinter dem Ende Datum der Fläche angezeigt. Tragen Sie dieses Datum erst ein, wenn eine Prüfung auf Rechtmäßigkeit der Kündigung stattgefunden hat und diese bestätigt wird. Ansonsten tragen Sie ein Kündigungsdatum im Feld gekündigt ein.

· Rückgabe

Der Termin an welchem z.B. Schlüssel zurückgegeben werden. Liegt oft mit dem Termin der Wohnungsabnahme gleich.

· Gekündigt

Dieses Datum tragen Sie ein, wenn die Kündigung bei Ihnen eingegangen ist, aber noch keine Prüfung der Kündigung auf Rechtmäßigkeit stattgefunden hat.

· Endgültig gekündigt

Setzen Sie dieses Merkmal nur, wenn eine Kündigung unumkehrbar ist.

· Sonderkündigungstermine

Hier können Sie das Datum für Sonderkündigungstermine eintragen, wiederum speziell für diese Fläche.

4.2 Unterreiter Verlängerungen

· Nr.

Hier wird eine laufende Nummer eingetragen

· Art

Sie haben verschiedene Verlängerungsarten zur Auswahl, wählen Sie hier die passende Option aus

4.3 Unterreiter Kündigungen

4.4 Unterreiter Informationen

Die Anzeige ist rein informativ. Lediglich eine Information lässt sich in der letzten Zeile eintragen.

4.5 Button Staffelmiete

Das Fenster “Staffelmiete” ist rein Informativ, es stellt die im Mietvertrag angelegten Staffelmietpositionen dar.

Die Steffelmieten selber warden unter dem Button “Miete/NK” angelegt.

4.6 Button Mietindex

· Index Nr.

Über den Suche Ball wird der benötigte und bereits in den Stammdaten hinterlegte Index ausgewählt. Ist die Nummer des Index bereits bekannt, kann diese auch direkt eingegeben werden.

· SollNr.

Per Pull Down Menü lässt sich hier die in den Stammdaten hinterlegte Sollstellungsposition auswählen, für die der Index gelten soll. Normalerweise bezieht sich ein Index auf die Sollstellungspositionen Grundmiete.

· Anfangsjahr / Monat

Geben Sie hier das Datum ein, ab welchem die Berechnung starten soll.

Dieses Datum kann auch in der Zukunft liegen. Beispiel: Sie schließen heute einen Mietvertrag ab. Der Index soll aber erst 36 Monate später beginnen. Geben Sie das heutige Datum plus 36 Monate ein. Die Berechnung für den Index beginnt dann erst in 36 Monaten.

· Anfangsindex

Hier geben Sie den Startwert des Index in Abhängigkeit zum Startpunkt der Berechnung ein. Im Normalfall liegt der Index über 100. Lediglich wenn Sie Indizes umstellen wollen oder müssen, liegt der Anfangsindex möglicherweise unter 100.

· Basismiete

Ein Sonderfall in der Indexberechnung ist die Basismiete. Hierbei wird eine mögliche Erhöhung bzw. die Berechnung immer auf der Basismiete aufgebaut. D.h. jeder Berechnung wird immer wieder auf Grundlage der reinen Basismiete berechnet.

· Auslöseart

Definieren Sie hier, auf welcher Basis eine Erhöhung stattfinden soll. Zur Auswahl stehen Punkte, Prozente oder Zeit in Monaten.

· Auslösewert

Geben Sie hier ein, bei welchem Wert des Index eine Erhöhung stattfinden soll. Beispiel: Auslöseart Punkte, Auslösewert 10 Punkte. Der Index greift bzw. eine Erhöhung greift, wenn der Index um 10 Punkte gestiegen ist.

· Anpassungsart

Definieren Sie hier, ob eine Erhöhung auf die Basismiete oder auf die aktuelle Grundmiete aufgeschlagen werden soll. Normalerweise ist die Einstellung aktuelle Grundmiete richtig.

· Berechnungsart

Soll eine Erhöhung direkt von statten gehen, so wählen Sie hier Erhöhen. Soll die neue Miete verhandelt werden, markieren Sie Verhandeln.

· Anpassungssatz

Der Berechnungszeitpunkt wurde bereits festgelegt. Um wie viel die Miete tatsächlich steigt oder fällt liegt am Anpassungssatz. Dieser kann 100% betragen oder aber auch weniger z.B. 80%. Die Miete würde dann nur um 80% des berechneten Wertes betragen. Tragen Sie den entsprechenden Prozentsatz ein.

· Ruhezeit

Tragen Sie hier die Anzahl Monate ein, in der es keine Index Mieterhöhung geben soll.

· Letzte Anpassung

Wurde die letzte Indexberechnung durch Integra durchgeführt, sehen Sie hier die Daten der letzten Erhöhung.

Sollten Sie Verträge neu erfassen, die bereits länger laufen, aber zukünftig durch Integra berechnet werden, geben Sie hier die Werte der letzten Erhöhung ein. Auf Basis der hier eingetragenen Werte wird die Integra die nächste Berechnung durchführen.

Indexnummer

Jahr/Monat

Indexwert

Datum

Kommentar

4.7 Button Umsatzmiete

· SollNr.

Wählen Sie hier die Sollstellungsposition aus, für die die Umsatzmiete berechnet werden soll. Dazu haben Sie die Möglichkeit die Nummer der Sollstellungsposition direkt einzugeben oder über den Suche Ball diese auszuwählen.

· Mindestmiete

Wenn vertraglich vereinbart, tragen Sie hier die Mindestmiete ein. Sollten Sie in der Umsatzmietstaffel ebenfalls eine Mindestmiete eintragen, so werden die beiden aufaddiert. Die Mindestmiete wird nur eingetragen, wenn dies auch vertraglich definiert wurde. Es gibt auch die Möglichkeit der reinen Umsatzmiete. Dann bleibt dieses Feld leer.

· Umsatzmiete von

Hier legen Sie die Gültigkeit bzw. den Gültigkeitszeitraum für die Indizierung fest.

· Umsatzmiete bis

Hier legen Sie die Gültigkeit bzw. den Gültigkeitszeitraum für die Indizierung fest. Ist kein Ende vertraglich definiert, lassen Sie dieses Feld leer.

· Mit Abrechnung

Aktivieren Sie diese Check Box und Sie erhalten eine Abrechnung der Umsatzmiete für den Mieter.

· Berechnungsbasis

Wählen Sie zwischen Brutto- oder Nettomiete. Im Normalfall wird auf Basis der Nettomiete gearbeitet.

· Abrechnungszyklus

Hier wählen Sie zwischen monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich aus. Das bedeutet, in welchem Zeitraum mit dem Mieter abgerechnet bzw. Die Umsatzmietdaten eingetragen werden müssen.

· Nächste Abrechnung

Wann findet die nächste Abrechnung statt ? z.B. 01.05.05

· Abrechnung von

Zeitraum für welchen die nächste Abrechnung gilt. Beispiel: 01.01.04

· Abrechnung bis

Zeitraum für welchen die nächste Abrechnung gilt. Beispiel: 31.12.04

4.7.1 Umsatzmietstaffel

Sie können eine Umsatzmiete bzw. deren Berechnung über die Höhe des Umsatzes, auch nach Warengruppen, staffeln. Dies ist z.B. der Fall, wenn Sie einen Kaffeehändler als Mieter haben, der neben Kaffee auch sonstige Produkte vertreibt. Sie könnten dann den Umsatz des Kaffees als eine Warengruppe definieren und die sonstigen Verkäufe als zweite Warengruppe.

Die lfd. Nummer ist lediglich ein Zähler. Mit F4 können Sie sich automatisch die nächste freie Nummer vergeben lassen.

· Umsatzwarengruppe

Hier wählen Sie per Pull Down Menü eine hinterlegte Umsatzwarengruppe aus. Diese sind in den Stammdaten definiert worden. Eine Neuanlage von Umsatzwarengruppen ist hier nicht möglich.

· Umsatz von

Geben Sie hier ein, wie hoch der Mindestumsatz sein soll für die angelegte Warengruppe. Lassen Sie das Feld leer, so ist der Umsatz 0.

· Umsatz bis

Bis zu welcher Höhe der Umsatzanteil gelten soll, geben Sie hier ein. Geben Sie hier keine Grenze ein, so gilt der Wert unendlich, also jeder beliebig große Umsatz.

· Mindestmiete

Definieren Sie hier die Mindestmiete. Beachten Sie, dass eine Eingabe mit einer eventuellen Eingabe in der Maske Umsatzmiete aufaddiert wird.

· Umsatzanteil

Geben Sie den Umsatzanteil in Prozent ein. Es wird der gemeldete Umsatz mit dem Wert des Umsatzanteils errechnet. Die Differenz wird entsprechend nachgefordert oder ausgezahlt.

In obigem Beispiel sehen Sie zwei angelegte Warengruppen mit jeweils zwei Umsatzstaffeln von 2,5% und 4,5%..

· Programmleiste Umsatzmeldungen

Über die Programmleiste lässt sich der Punkt Umsatzmeldung aufrufen.

Tragen Sie hier die gemeldeten Umsätze ein. Das Pull Down Menü Umsatzwarengruppen zeigt dabei die angelegten Warengruppen an. Wählen Sie die entsprechende Warengruppe aus und geben Sie die gemeldeten Umsätze ein.

Es gibt noch weitere Variationen der Umsatzmiete. Auch sind Kombinationen von Umsatzmieten, Indizes und Staffelmieten möglich. Sollten Sie weitere oder komplexere Umsatzmietbedingungen einsetzen, so sprechen Sie mit Ihrem Projekt- und/oder Schulungsleiter.

4.8 Button Proz. Erhöhung

· Letzte Mieterhöhung

Tragen Sie hier das Datum der letzten durchgeführten Mieterhöhung ein. Auf Basis dieses Datums wird mit Hilfe des eingetragenen Zyklus die nächste Erhöhung definiert.

· Proz. Mieterhöhung

Tragen Sie hier den Prozentsatz der Erhöhung ein. Die Miete erhöht sich dann entsprechend um diesen Satz.

· Zyklus in Jahren

In welchen Zeiträumen soll sich die Miete erhöhen? Tragen Sie den Zyklus in Jahren hier ein.

5 Reiter Miete/Nebenkosten

Diese Maske ist lediglich eine Anzeige der Miete bzw. der Nebenkosten. Mit einem Doppelklick auf die graue Fläche öffnen Sie nachfolgende Maske zum Bearbeiten der Eingaben, bzw. der Neuanlage.

Bei bestehenden Verträgen sehen Sie die bereits hinterlegten Daten. Bei einer Neuanlage ist die Tabelle leer. Innerhalb der Tabelle sind keine Neuanlagen oder Änderungen möglich, zu erkennen an den gelb hinterlegten Feldern. Für Änderungen bzw. Neuanlagen sind die unten stehenden Button Bearbeiten und Neuanlage. Im Kopf lesen Sie die Vertragsnummer und die Fläche für die die gemachten Eingaben sind. Mit den Pfeiltasten rechts oben wechseln Sie zwischen den zugeordneten Flächen des Vertrages. Das Feld Summe Zahlung zeigt Ihnen die Gesamtforderung des Vertrages mit all seinen Flächen an

Bei allen Flächen in Mietverträgen, die auch in der NK-Abrechnung berücksichtigt werden sollen (das sind normalerweise alle), muss sowohl ein Anteil (z.B. qm) als auch eine NK-Sollstellungsposition (ggf. mit 0,- Euro) hinterlegt sein. Fehlt eines von beiden, stimmt die Abrechnung nicht (Kosten werden nicht vollständig umgelegt

Soll eine Fläche nicht in der Abrechnung erscheinen (z.B. Garagen), so dürfen auch keine Flächenanteile im Mietvertrag hinterlegt werden. Zumindest keine, die für die Abrechnung relevant wären.

Der oben rechts liegende Button Ändern gibt Ihnen die Möglichkeit den Sollstellungszyklus für den gesamten Vertrag oder, wenn in den Basisdaten entsprechend geschlüsselt, für jede einzelne Fläche zu ändern. Siehe folgende Maske. Ein Ändern einzelner Vertragsbestandteile z.B. der Nebenkostenvorauszahlungen ist nicht möglich.

Sie können hier den Sollstellungszyklus für den gesamten Vertrag ändern. Geben Sie das Datum der nächsten Fälligkeit ein und wählen Sie im Feld Zyklus den neuen Sollstellungszyklus. Bestätigen Sie Änderungen mit dem Button Speichern.

Das Programm stellt sicher, dass die Berechnung lückenlos erfolgt (für .. bis). Ist eine Sollstellung schon durchgeführt worden, kann daher das Feld „für“ nicht mehr geändert werden.

Der Durchführungszeitpunkt der Sollstellung (Fällig am) steht in keinem Zusammenhang mit dem Berechnungszeitraum.

Sollte ein Monat nur zur Hälfte berechnet werden, kann hier der Zeitraum (z.B. 15.10.2004-31.10.2004) eingegeben werden. Nach der Sollstellung geht das Programm automatisch auf den nächsten vollen Monat.

Sollte in den Basisdaten – Parameter – Sollstellung pro Fläche mit J definiert sein, ist eine Definition je Fläche möglich. Dies wird durch einen Hinweis „Achtung: Änderung gilt nur für diese Fläche“ angezeigt.

In der Programmleiste im Reiter Miete/Nebenkosten befinden sich weiter Programme.

Unter Anzeige finden Sie die Einträge Historie und Sollstellungen.

5.1 Historie

Hier sehen Sie die historischen Einträge zu den Miete/Nebenkosten. Sie haben keinerlei Eingabemöglichkeit. Es werden die historischen Sätze zu der vorher markierten Zeile angezeigt.

5.2 Sollstellungen

Unter Anzeige findet sich der Eintrag Sollstellung. Obige Maske zeigt die Darstellung. Die Erklärung der Farben entnehmen Sie bitte der Legende.

In der Spalte Fläche sehen Sie die sollgestellte Fläche. Dies kann bei einem Mietvertrag mit mehreren zugeordneten Flächen umfangreicher sein (z.B. Büroflächen, Lager und Stellplätze).

Der von / bis Zeitraum ist der sollgestellte Zeitraum, normalerweise ein Monat. Sollten Mietverträge mit einem halben Monat sollgestellt beginnen oder der Zyklus nicht monatlich sein, sind auch veränderte von / bis Zeiträume eingetragen.

Die Spalte Bezeichnung zeigt die Sollstellungsposition, die Spalte Konto das bebuchte bzw. zu bebuchende Konto an.

Die Spalte Betrag zeigt den auf der Sollstellungsposition liegenden Betrag an. Die Spalte MwSt die dazugehörende Mehrwertsteuer.

5.3 Sollstellung zurücksetzen

Sie können für einen Vertrag eine bereits gefahrene Sollstellung zurücksetzen. Geben Sie dafür das Datum ein, auf welches die Sollstellung zurückgesetzt werden soll. Eventuell wählen Sie einen Abweichenden Buchungstext aus, wenn diese in den Stammdaten – Basisdaten hinterlegt sind.

Beachten Sie bitte, dass ein Zurücksetzen der Sollstellung nur für den Ganzen Vertrag gilt; Sie können keine einzelnen Sollstellungspositionen zurücksetzen.

Beispiel: Sie haben für einen Mieter von Januar bis Juni die Sollstellungen gefahren. Im Juni stellen Sie fest, dass eine nachträglich Änderung von Sollstellungswerten stattgefunden hat oder das Sollstellungswerte nicht korrekt eingepflegt wurden. Dann stornieren Sie mit obigen Programm die Sollstellung, erzeugen sie neu und verbuchen diese anschließend in der Fibu.

Sollte in den Basisdaten – Parameter – Sollstellung pro Fläche mit J definiert sein, ist eine Rücksetzung der Sollstellung je Fläche möglich. Dies wird durch einen Hinweis „Achtung: Änderung gilt nur für diese Fläche“ angezeigt.

5.4 Miete/NK Bearbeiten

Bei einer Änderung haben Sie nur die Möglichkeit, dass gültig bis Datum zu ändern (wenn eine Sollstellung schon nach dem Datum „Gültig ab“ durchgeführt wurde), d.h. bis wann berechnet werden soll. Ist es ein zukünftiger Satz, können Sie alle Felder ändern

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem OK Haken.

5.5 Miete/NK Neuanlage

· SollNr.

Über den Suche Ball im Feld Nr. wählen Sie bitte die benötige Sollstellungsposition aus. Nach Auswahl wird die Bezeichnung automatisch eingetragen.

· Gültig ab

Tragen Sie hier das Datum ein, zu dem diese Position zum ersten Mal sollgestellt werden soll. Würden Sie zu Beginn eines Vertrages einen Mieter z.B. einen halben Monat Miete erlassen, so tragen Sie hier das Gültig ab Datum mit dem 15. ein. Das Programm stellt dann nur den halben Monat ins Soll, ändert aber dann den Sollstellungszyklus gemäß den Einstellungen in der Mietvertragsmaske automatisch um.

· Gültig bis

Hier können Sie ein Ende Datum der Sollstellungsposition eintragen. Dies wäre bei qualifizierten Zeitmietverträgen möglich oder bei einem anderen bekanntem, definitiven Auszugstermin.

· Jahresbetrag / Betrag

Tragen Sie den Jahresbetrag ein, wird der monatliche Betrag automatisch gefüllt und umgekehrt. Das Programm bezieht sich dabei auf den eingestellten Sollstellungszyklus des Vertrages.

· Mietart

Hier haben Sie die Möglichkeit die Sollstellungsposition als „Staffelmiete“ zu Kennzeichnen. Dies würde dann im Mietvertrag unter dem Button „Staffelmiete“ zu sehen sein.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem OK Haken.

6 Reiter Sonstiges

· Sachbearbeiter

Über den Suche Ball können Sie die bereits in den Stammdaten angelegten Sachbearbeiter einsehen und den entsprechenden Sachbearbeiter auswählen, der für diesen Vertrag zuständig ist. Eine Neuanlage von Sachbearbeitern ist hier nicht möglich, diese müssen in den Stammdaten bereits angelegt sein.

· Branche

Gleiches gilt für die Branche. Wählen Sie über den Suche Ball die entsprechende Branche aus. Damit ist die Branche gemeint in der der Vertragsnehmer tätig ist. Die hier gemachte Eingabe lässt sich auswerten.

· Aktenzeichen

Hier können Sie das Aktenzeichen eintragen, das im Integra Aktenplan für diesen Vertrag hinterlegt ist.

· Erste Sollstellung

Informatorisches Feld der ersten Sollstellung des Vertrages.

7 Reiter Mieteradressen

· Anschrift Mieter

Geben Sie hier die Adresse des Mieters ein. Die Briefanrede wird automatisch nach der Anrede eingetragen, selbstverständlich lässt sich diese auch überschreiben. Der Suchname wird aus dem Namen und dem Ort gebildet, auch dieser lässt sich überschreiben. Bei Eingabe einer Postleitzahl wird Ihnen der Ort automatisch vorgeschlagen.

· Lieferadresse (Anschrift Debitor)

Analog zur Mieteradresse lässt sich hier die Lieferadresse, falls abweichend, eintragen. Dabei wird die hier hinterlegte Adresse für den Schriftverkehr genommen. Ist z.B. eine Zweigstelle der Mieter, die Zentrale erhält aber die Post und die Verträge, so wird die Zentrale hier eingegeben. Der hier eingetragene Debitor wird auch für z.B. die Sollstellung herangezogen und nicht die unter Anschrift Mieter hinterlegte Adresse bzw. Person

· Telefon / Fax

Optional tragen Sie hier die Telefonnummer bzw. Faxnummer ein.

8 Reiter Termine

Dies ist ein Übersichtsfeld in dem alle Termine diesen Mietvertrag betreffend angezeigt werden.

Mit „Rechtsklick“ in das weiße Feld, können über die Option „Neuer Termin“ auch weitere Termine hinzugefügt werden.

9 Buttonleiste

9.1 Allgemein

9.1.1 Kündigung

Legen Sie hier die Bedingungen für eine Kündigung fest. Diese Eingaben haben nur informatorischen Wert.

· Kündigungsfrist Monate

Tragen Sie das Datum der Kündigungsfrist ein (z.B. 6 Monate).

· Kündigung vom

Wann wurde die Kündigung ausgesprochen.

· Kündigung zum

Zu welchem Termin wurde die Kündigung ausgesprochen.

· Kündigung bestätigt

Wann haben Sie als Verwaltung die Kündigung bestätigt

· Rücknahme am

Sollte eine Kündigung durch den Mieter zurückgenommen werden, geben Sie dieses Datum hier ein.

· Kündigungsgrund

Der vom Mieter genannte Grund der Kündigung.

· Termin Sonderkündigung

Termin an welchem vom Mieter die Sonderkündigung ausgesprochen wurde.

· Sonderkündigung zum

Termin zu welchem die Sonderkündigung wirksam wird.

· Sonderkündigungsgrund

Der vom Mieter genannte Grund der Sonderkündigung.

9.1.2 Verlängerung

Hier geben Sie Daten ein, die eine Verlängerung des Vertrages festlegen. Diese Eingaben haben nur informatorischen Wert.

· Verlängerung gültig

Ist eine Vertragsklausel mit einer Verlängerung gültig, so haken Sie dieses Feld ab.

· Vor Ablauf / Monate

Bis wann vor Ablauf des Mietvertrages muss dem Mieter über die Verlängerung Bescheid gegeben werden?

· Verlängerungsbeginn

Tragen Sie das Datum, zu welchem die Verlängerung beginnt, ein.

· Um / Monate

Um welche Zeit (in Monaten) verlängert sich der Vertrag

· Erklärung bis zum

Bis wann muss sich der Mieter zu der Verlängerung erklären

· Ausgeübt am

Wann wurde die Verlängerungsklausel durch den Mieter gezogen.

· weitere Verlängerung / Monate

Wenn die Verlängerung abgelaufen ist, kann sich ein Vertrag weiter verlängern. Tragen Sie hier die Zeitspanne ein, um die sich der Vertrag dann verlängert.

· automatische Verlängerung

Haken Sie diese Check Box ab, wenn für diesen Vertrag eine automatische Verlängerung gelten soll.

· um / Monate

Um welche Zeit, in Monaten angegeben, soll sich der Vertrag verlängern?

· Widerspruchsfrist / Monate

Wie lange beträgt die Widerspruchsfrist des Mieters gegen die Verlängerung.

Das Feld besondere Vereinbarungen steht zu Ihrer freien Verfügung. Tragen Sie spezielle Vereinbarungen ein, die die Kündigung bzw. die Verlängerung des Vertrages betreffen.

9.2 Miete/NK

Siehe Reiter Miete/Nebenkosten

9.3 Parameter

Hier können Mietvertragsspezifische Parametrisierungen vorgenommen werden. Sollte dies für Sie in Frage kommen, wird sich Ihr Projekt- und/oder Schulungsleiter an Sie wenden.

10.4. Flächenanteile

Hier werden die für den Vertrag benötigen Umlageschlüssel für die Betriebskostenabrechnung festgelegt.

· Button Bearbeiten

Sie können hier Änderungen an bestehenden bzw. bereits angelegten Umlageschlüsseln vornehmen. Eine Änderung ist so lange möglich, wie der zu verändernde Schlüssel nicht zu einer Betriebskostenabrechnung herangezogen wurde.

· Button Neuanlage

Wollen Sie eine neue Umlage definieren, so kommen Sie über den Button Neuanlage zu obiger Eingabemaske.

· Anteil-Nr.

Wählen Sie mit Hilfe des Suche Balls die in den Stammdaten hinterlegte Umlageart aus.

· Gültig ab / Gültig bis

Mit den Eingaben gültig von (Pflicht-Feld) und gültig bis können Sie den Zeitraum der Umlagegültigkeit bestimmen.

· Wert

Tragen Sie hier den Anteilswert ein.

· Änderungsgrund

Wenn nötig, hinterlegen Sie hier einen Grund für eine eventuelle Änderung des Schlüssels. Dieser lässt sich solange ändern bis eine Abrechnung mit diesem Schlüssel durchgeführt wurde.

Anmerkung: Ist ein Anteilsschlüssel mit einem Zähler verknüpft, werden die Werte in dieser Maske automatisch gepflegt.

Soll eine Fläche nicht in der Abrechnung erscheinen (z.B. Garagen), so dürfen auch keine Flächenanteile im Mietvertrag hinterlegt werden. Zumindest keine, die für die Abrechnung relevant wären.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem OK Haken.

9.5. Fibu

· Abweich. Debitor

Sie können, abweichend zum „normalen“ Debitor, einen zweiten, abweichenden Debitor anlegen. Wählen Sie über den Suche Ball einen Debitor aus.

· Verrechn. Kto. Kreditor

Ist ein Kreditor gleichzeitig Debitor, so lässt die Forderung des Kreditors mit der Forderung gegen den Debitoren verrechnen. Geben Sie dazu über den Suche Ball den Kreditor ein, der gleichzeitig in diesem Vertrag Debitor ist. Dies ist z.B. der Fall, wenn ein Hausmeister (Kreditor) gleichzeitig Mieter (Debitor) innerhalb der Liegenschaft ist, und sein Gehalt als Hausmeister mit der Mietzahlung verrechnet werden soll.

· Kostenträger

Geben Sie, wenn vorhanden, den Kostenträger ein.

· Mahndaten

Dieses Feld wird aus der Mietvertragsmaske übernommen.

· Forderungsgruppe

Dieses Feld wird aus der Mietvertragsmaske übernommen.

9.6. Banken

Tragen Sie hier die Bankverbindung ein, die das Programm verwenden soll. Dabei können Sie über den Suche Ball die Bankleitzahl auswählen. Beachten Sie bitte, dass je Vertrag nur eine Bankverbindung aktiv gesetzt sein kann.

9.7 Kaution

Die Kaution dient der Sicherung von Ansprüchen des Vermieters aus dem Mietverhältnis und aus den sich nach der Kündigung des Mietvertrages ergebenden Ansprüchen (BGB § 551).

Die Kaution besteht normalerweise aus der Zahlung eines Geldbetrages; andere Arten der Kaution sind die Bürgschaft, Verpfändung beweglicher Sachen oder die Hinterlegung von Wertpapieren.

Die Kaution darf die dreifache Höhe der monatlichen Miete nicht übersteigen. Der Mieter hat die Kaution zu Beginn des Mietverhältnisses zu zahlen, darf aber verlangen, die Kaution in drei gleichen Monatsraten vorzunehmen.

Die geleistete Kaution ist dem Mieter zu dem für Spareinlagen mit gesetzlicher Kündigungsfrist üblichen Zinssatz zu verzinsen.

Vermieter und Mieter können aber auch andere Arten der Kaution vereinbaren. Die Anlage der Kautionen sind vom Vermögen des Vermieters zu trennen.

Kommt der Mieter im Laufe des Mietverhältnisses mit der Mietzahlung in Verzug, ist der Vermieter berechtigt, auf die Kaution zurückzugreifen. Wird der Tatbestand der fristlosen Kündigung nicht erfüllt, hat der Vermieter dem Mieter gegenüber den Anspruch auf Auffüllung der Kaution bis zur im Mietvertrag vereinbarten Höhe.

· Art der Mietkaution

Per Pull Down Menü rufen Sie die hinterlegten Arten der Mietkaution auf. Wählen Sie die für diese Kaution gültige Art aus. Zur Auswahl stehen dabei:

- Bürgschaft

- Sparbuch

- Einzelkonto

- Pfändung

- Sammelkonto

- eigene Kontoführung

- bar

Abhängig von der eingestellten Art der Mietkaution sind die Einstellungen bzw. Eingaben der folgenden Masken unterschiedlich.

9.7.1 Bürgschaft

· Wert

Tragen Sie die Höhe der Bürgschaft ein.

· Eingang

Das Eingangsdatum der Bürgschaft wird hier hinterlegt.

· Rückgabe

Wenn Sie die Bürgschaft auskehren, tragen Sie das Datum hier ein.

· Art der Bürgschaft

Tragen Sie die Art der Bürgschaft (Beispiel Bankbürgschaft) ein.

· Notiz

Im Feld rechts können Sie Notizen jeder Art zu der Bürgschaft festhalten.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem OK Haken.

10.7.2 Sparbuch

· Kautionsbetrag

Tragen Sie die Höhe der Kaution ein.

· Eingang

Das Eingangsdatum des Sparbuches wird hier hinterlegt.

· Rückgabe

Wenn Sie das Sparbuch auskehren, tragen Sie das Datum hier ein.

· Land

Über den Suche Ball können Sie das Land definieren, aus welchem das Sparbuch ist. Normalerweise tragen Sie das Kürzel D für Deutschland ein.

· BLZ

Tragen Sie hier die Bankleitzahl der Bank ein, die das Sparbuch ausgestellt hat. Dazu steht Ihnen auch der Suche Ball zur Verfügung.

· Konto

Die Sparbuchkontonummer wird hier eingegeben.

· Notiz

Sollten Sie Notizen zum Sparbuch festhalten wollen, steht Ihnen dieses Eingabefeld zur Verfügung. (z.B. 3% Verzinsung oder Kautionseinbehalt nur mit Zustimmung des Mieters)

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem OK Haken.

10.7.3 Einzelkonto

· Kautionsbetrag

Tragen Sie die Höhe der Kaution ein.

· Auszahlung

Wenn Sie die Kaution auskehren, tragen Sie das Datum hier ein.

· Anzahl Einzahlungen

Wir eine Kaution nicht in einer Summe gezahlt, können Sie hier die Anzahl der Einzahlungen hinterlegen. Werden mehrere Einzahlungen getätigt halten Sie diese mit Datum in der Tabelle fest.

· Notiz

Notizen zu der oder den Einzahlung(en) können Sie hier hinterlegen.

10.7.3.1 Unterreiter Finanzbuchhaltung

· LKZ

Tragen Sie die Landeskennzahl ein. Normalerweise D für Deutschland.

· BLZ

Tragen Sie hier die Bankleitzahl der Bank ein, die das Sparbuch ausgestellt hat. Dazu steht Ihnen auch der Suche Ball zur Verfügung.

· Konto

Die Kontonummer auf die die Kaution fließt, wird hier eingegeben.

· FibuSollstellungskonto

Wählen Sie über den Suche Ball das Fibu Konto aus, auf welches die Kaution gebucht wird.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem OK Haken.

10.7.4 Pfändung

· Wert

Tragen Sie die Höhe der Kautionspfändung ein.

· Eingang

Tragen Sie hier das Datum des Eingangs des verpfändeten Gegenstandes ein.

· Rückgabe

Tragen Sie hier das Datum der Rückgabe des verpfändeten Gegenstandes ein

· Verpfändeter Gegenstand

Z.B. eine Bankbürgschaft o.ä.

· Ort der Hinerlegung

Dies könnte z.B. ein Bankdepot oder Safe sein.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem OK Haken.

9.7.5 Sammelkonto

Diese Funktion wird erst zukünftig verfügbar sein.

9.7.6 Eigene Kontoführung

· Kautionsbetrag

Tragen Sie die Höhe der Kaution ein.

· Auszahlung

Wenn Sie die Kaution auskehren, tragen Sie das Datum hier ein.

· Anzahl Einzahlungen

Wir eine Kaution nicht in einer Summe gezahlt, können Sie hier die Anzahl der Einzahlungen hinterlegen. Werden mehrere Einzahlungen getätigt halten Sie diese mit Datum in der Tabelle fest.

· Notiz

Notizen zu der oder den Einzahlung(en) können Sie hier hinterlegen.

9.7.6.1 Unterreiter Finanzbuchhaltung

· FibuSollstellungskonto

Tragen Sie hier das Konto ein, auf welches die Kaution eingezahlt wird. Die Suchfunktion steht Ihnen mit dem Suche Ball zur Verfügung.

· Zinstabelle

Über den Suche Ball stehen Ihnen die in den Stammdaten hinterlegten Zinstabellen zur Verfügung. Wählen Sie die entsprechende Tabelle aus. Damit hinterlegen Sie die für die Berechnung der Zinsen nötige Tabelle.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem OK Haken.

9.7.7 bar

· Kautionsbetrag

Tragen Sie die Höhe der Kaution ein.

· Auszahlung

Wenn Sie die Kaution auskehren, tragen Sie das Datum hier ein.

· Anzahl Einzahlungen

Wir eine Kaution nicht in einer Summe gezahlt, können Sie hier die Anzahl der Einzahlungen hinterlegen. Werden mehrere Einzahlungen getätigt halten Sie diese mit Datum in der Tabelle fest.

· Notiz

Notizen zu der oder den Einzahlung(en) können Sie hier hinterlegen.

9.7.7.1 Unterreiter Fibu

· FibuSollstellungskonto

Über den Suche Ball können Sie hier das Sollstellungskonten der Finanzbuchhaltung auswählen.

· Zinstabelle

In den Stammdaten können Sie eigene Zinstabellen hinterlegen. Über den Suche Ball wählen Sie hier die entsprechende Zinstabelle aus.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem OK Haken.

10.7.8 Keine Kaution

Sollten Sie keine Kautionen eintragen wollen, weil es z.B. keine Kaution gibt, so nehmen Sie die Auswahl „Keine Kaution“. Damit ist hinterlegt, dass es keine Kaution gibt. Ein anderer Mitarbeiter weiß dann, dass hier nicht etwa eine Information fehlt.

9.7.9 Patronatserklärung

Die Patronatserklärung ist die Verpflichtung einer Konzern-Muttergesellschaft gegenüber Dritten (z.B. Banken), für die Verbindlichkeiten ihrer Tochtergesellschaft aufzukommen.

Sie ist zu behandeln wie eine Bürgschaft.

10 Programmleiste

In der Programmleiste befinden sich weitere Funktionalitäten, die nachfolgend aufgeführt werden.

Unter dem Menüpunkt Bearbeiten sowie unter dem Menüpunkt Ergänzen befinden sich Standards bzw. Button der Maske.

Unter dem Menüpunkt Adressen befindet sich der Eintrag zusätzliche Adressen. Nach Aufruf erscheint folgende Maske.

Hier können Sie zu einem Vertrag mehrere Adressen zuordnen. Dies ist z.B. der Fall bei einer Wohnungsgemeinschaft. Sie können beliebig viele Adressen zu einem Vertrag zuordnen. Die Anlage wird analog zu der Adressanlage der Mieter oder Eigentümer durchgeführt.

Unter dem Menüpunkt Information befinden sich folgende Unterpunkte.

10.1 Offene Posten

siehe Mietvertrag Mietrückstand

10.2 Kontoauszug

siehe Mietvertrag Mietrückstand

10.3 Ansprechpartner

Sie können weitere Ansprechpartner zu einem Vertrag anlegen. Dies macht Sinn, falls der Vertragsnehmer ein größeres Unternehmen ist, und für verschiedene Bereiche (z.B. Fibu und Mahnwesen) verschiedene Mitarbeiter beschäftigt.

Sollten Sie hier zusätzliche Ansprechpartner anlegen, legen Sie keine zusätzlichen Telefonnummern an. Diese können Sie in der nachfolgenden Maske anlegen.

10.4 Zusätzliche Telefonnummern

Die zusätzlichen Telefonnummern legen Sie nur an, wenn keine zusätzlichen Ansprechpartner angelegt wurden. Hier können Sie alle Arten von Kommunikationsmethoden festlegen. Unter dem Feld „Typ“ finden Sie die Arten wieder, die in den Stammdaten definiert worden sind.

Unter dem Menüpunkt Zusatz befinden sich weitere Unterprogramme, die bereits bekannte Programme aufrufen. Die nicht bereits bekannten Funktionalitäten werden nachfolgend erklärt

10. 5 Umlagenausschluss

Sollen bestimmte Umlagen nicht zur Nebenkostenabrechnung kommen, können diese hier ausgeschlossen werden. Dies ist z.B. der Fall bei Altmietverträgen, in denen keine Grundsteuer oder Versicherungsbeiträge umgelegt werden dürfen. Der Ausschluss betrifft jedoch nur diesen einen Vertrag.

· Konto

Wählen Sie per Pull Down Menü das auszuschließende bzw. einzugrenzende Konto aus.

· Umlage der Kosten

Wählen Sie per Pull Down Menü die Art der Kostenverteilung aus. Zur Verfügung stehen: „Restkosten trägt der Eigentümer“, „alle Kosten werden verteilt“ und „restliche Kosten werden verteilt“.

· Betragseinschränkung

Liegt eine vertragliche, betragsmäßige Einschränkung der Kosten vor, so können Sie diese hier festlegen. Beispiel: Min = 500 und Max = 1000. Dabei würde der Mieter mindestens 500 und höchsten 1000 Euro zahlen. Alles darüber bzw. darunter würde nicht berücksichtigt werden. Eine darüber hinaus gehende Summe würde dann lt. der definierten Umalge der Kosten verteilt werden. Sie können auch nur einen minimalen bzw. maximalen Wert festlegen. Der eingetragene Betrag ist dabei der Jahresbetrag je definiertem Konto.

· Einschränkung als %-Satz der Grundmiete

Liegt eine vertragsmäßige, prozentuale Einschränkung der Grundmiete der Kosten vor, so können Sie diese hier festlegen. Auch hier ist eine Einschränkung mit minimalem oder/ und maximalem Wert möglich. Analaog zur Betragseingrenzung.

10.6 Änderung Vertragsnummer

Hiermit lassen sich Vertragsnummern und Vertragstypen ändern. Sollten Sie also nach z.B. einer fehlerhaften Eingabe oder für eine Umstellung der Vertragtypen Änderungen vornehmen müssen, so machen Sie dies hier. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem OK Button.

10.7 Vertragsnachträge

Alle Arten von Vertragnachträgen sollten hier erfasst werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie mit dem Mieter neue Flächen vereinbaren oder lediglich die Tiergestattung ändern. Sie erhalten somit eine genaue Historie Ihres Vertrages.

10.8 Reparaturregelungen

Sollten Sie vertragsmäßige Festlegungen für Reparaturen haben, geben Sie diese hier ein. Dabei haben Sie die Möglichkeit der Festlegung eines fixen Betrages, oder der unterschiedlichen Beteiligung an den Kosten. Welche Reparaturen wem wie zugeordnet werden, wird in den Stammdaten festgelegt. Lediglich die Zuordnung der Kosten auf M (Mieter) und V (Vermieter) können hier getroffen werden.

Die hier gemachten Eingaben sind informatorischer Art.

10.9 Einmal Zahlungen

Alle Arten von Einmalzahlungen können hier definiert werden. Dies kann auch in der Fibu selbst geschehen. Liegt die Zuordnung innerhalb des Objektmanagements, werden diese Einmalzahlungen in obiger Maske definiert. Über den Button Bearbeiten können Sie bereits getätigte, aber noch nicht gebuchte Einträge verändert werden, bei der Neuanlage entsprechend neu angelegt werden. Beispiele für Einmalzahlungen sind Kautionen oder Weiterberechnungen von Handwerkerkosten zum Mieter.

10.9.1 Einmalzahlung Bearbeiten

Das Bearbeiten funktioniert analog zum Bearbeiten von Sollstellungspositionen.

10.9.2 Einmalzahlung Neuanlage

Die Neuanlage funktioniert analog zur Neuanlage von Sollstellungspositionen.

Der Programmpunkt Extras beinhaltet die Erstellung des Änderungsprotokolls und der Menüpunkt Hilfe zeigt Ihnen die Möglichkeiten des Einsatzes der Onlinehilfe.

11 Allgemeines Korrespondenz

In verschiedenen Programmteilen (z.B. Mietvertrag und Debitoren) finden Sie in der Menüleiste den Eintrag Korrespondenz. Dahinter verbergen sich der Schriftverkehr (Einzel- und Serienbrief) und die Akte mit den entsprechenden Einträgen.

Beachten Sie bitte, dass Sie zunächst die Verwaltung unter dem Menüpunkt Administration anlegen (siehe Handbuch Administration).

11.1 Einzelbrief

Der Einzelbrief ist, wie der Name sagt, ein einzelnes Dokument, das nur mit einer Adresse verbunden werden kann.

Nach dem Aufruf erhalten Sie folgende Bildschirmansicht

Zum Öffnen eines bereits vorhandenen Dokuments haben Sie zwei Möglichkeiten. Wie oben angezeigt können Sie eine bereits erstellte Vorlage nutzen, die in der Vorlagenverwaltung zugeordnet worden ist. Mit einem Doppelklick auf das gewünschte Dokument öffnen Sie die Datei mit Word. Sie haben dann die Möglichkeit die volle Word Funktionalität für Ihr Dokument zu nutzen. Auch bei einem Einzelbrief werden Ihnen in Word die Seriendruckfelder zur Verfügung gestellt, die Sie zum Dokument hinzufügen können. Nach Verlassen von Word werden Sie aufgefordert die Datei in der Dokumentenverwaltung zu Speichern.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, ein Dokument zu öffnen, das bisher noch nicht in der Vorlagenverwaltung abgelegt wurde. Dazu gehen Sie auf den Ordner Datei und erhalten nachfolgende Ansicht.

Tragen Sie den Pfad zu Ihrem Dokument ein oder benutzen Sie den Button „Durchsuchen“ um das gewünschte Dokument auszuwählen.

Über den Button Optionen lässt sich das Archiv definieren in welchem die Dokumente abgelegt werden sollen.

Haken Sie das Feld Standard ab, ist dies die Einstellung die standardmäßig genutzt werden soll.

11.2 Serienbrief

Im Gegensatz zum Einzelbrief hat der Serienbrief mehrere Empfänger.

Nach dem Aufruf erhalten Sie folgende Bildschirmansicht.

Zum Öffnen eines bereits vorhandenen Dokuments haben Sie zwei Möglichkeiten. Wie oben angezeigt können Sie eine bereits erstellte Vorlage nutzen, die in der Vorlagenverwaltung zugeordnet worden ist. Mit einem Doppelklick auf das gewünschte Dokument öffnen Sie die Datei mit Word. Sie haben dann die Möglichkeit die volle Word Funktionalität für Ihr Dokument zu nutzen. Bei einem Serienbrief werden Ihnen in Word die Seriendruckfelder zur Verfügung gestellt, die Sie zum Dokument hinzufügen können. Nach Verlassen von Word werden Sie aufgefordert die Datei in der Dokumentenverwaltung zu Speichern.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, ein Dokument zu öffnen, das bisher noch nicht in der Vorlagenverwaltung abgelegt wurde. Dazu gehen Sie auf den Ordner Datei und erhalten nachfolgende Ansicht.

Tragen Sie den Pfad zu Ihrem Dokument ein oder benutzen Sie den Button „Durchsuchen“ um das gewünschte Dokument auszuwählen.

Über den Button Optionen lässt sich das Archiv definieren in welchem die Dokumente abgelegt werden sollen.

Haken Sie das Feld Standard ab, ist dies die Einstellung die standardmäßig genutzt werden soll.

Nach dem Öffnen des Dokuments erhalten Sie eine Abfrage zur Zuordnung der Adressaten.

· Jeder Adressat der mit einem Haken gekennszeichnet ist, wird dem Dokument zugeordnet.

· Mit einem Klick auf den umrandeten Pfeil lässt sich die Sortierung auf- oder absteigend definieren. Dieser ist nur sichtbar, wenn Sie die entsprechende Spalte markiert haben. Mit einem Klick auf den gefüllten Pfeil lässt sich die Auswahlliste einschränken bzw. filtern.

Wählen Sie den Eintrag „Benutzerdefinert“ lässt sich die Auswahl der Adressaten filtern.

Um z.B. alle Mietverträge zu finden, die zur Liegenschaft 100 gehören, wählen Sie folgende

Einstellung aus:

Der Filter bedeutet: Suche alle Vertragsnummern die größer als 500 und kleiner als 600 sind. Damit werden die Verträge von 500.0001 bis 500.99999 gefunden. Auf alle angezeigten Spalten lässt sich so ein Filter setzen. Mit OK bestätigen Sie Ihre Eingaben.

Nachdem Sie Ihre Eingaben gemacht und Integra Ihnen Ihre definierte Auswahl angeboten hat, können Sie noch weiter eingrenzen. Möchten Sie z.B. Leerstände nicht mit berücksichtigen, betätigen Sie den Button „Anpassen“.

Sie erhalten eine Ansicht Ihrer bisherigen gesetzten Filter.

Klicken Sie nun in das Feld um ein neues Kriterium hinzuzufügen.

Klicken Sie nun auf das grüner Feld AKTIV und definieren Sie die Spalte (in diesem Fall die Spalte Name). Sie erhalten die möglichen Einträge per Pull Down Menü angezeigt.

Anschließend definieren Sie den Zustand, klicken Sie dazu das braune Feld (ist gleich) an. Auch hier erhalten Sie die möglichen Varianten per Pull Down Menü angezeigt. In dem hier vorliegenden Beispiel wählen Sie „ist ungleich“

Zum Schluss klicken Sie in das blaue Feld „Leer“ und geben hier Leerstand ein.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK oder Übernehmen. Die Liste wird anschließend aktualisiert auf Grund Ihrer Filtereingaben. In diesem Falle werden alle Leerstände aus der Liste entfernt.

Benötigen Sie eine Filtereinstellung häufiger macht es Sinn diese zu Speichern. Dies geschieht über den Button Speichern unter. Vergeben Sie einen Namen für die Filterung und speichern Sie diese ab. Zum Aufruf einer gespeicherten Filterung betätigen Sie den Button Öffnen.

Mit Hilfe des Buttons sortieren, lässt sich eine Sortierung der Spalten vornehmen, mit dem Button Filtern, die grade vorher beschriebene Funktionalität.

Mit OK übernehmen Sie die Einstellungen für Ihren Serienbrief. Es öffnet sich Word und Sie können die Seriendruckfelder und die restliche Word Funktionalität zur erstellung des Breifes nutzen.

11.3 Sammelakte

In der Sammelakte finden sich alle zugeordneten Dokumente wider.

Mit einem Doppelklick auf den Dateinamen gelangen Sie sofort in die Dokumentenverwaltung um z.B. das Dokument zu ändern/editieren. Mit der rechten Maustaste können Sie auch direkt in den Editiermodus schalten über Datei öffnen.

Da in der Akte nicht nur mit Word erstellte Briefe, sondern auch beliebige andere Datei zugeordnet sein können, benötigen Sie zum Öffnen bzw. Editieren der Datei auch das Programm mit dem die Datei erstellt wurde (z,B. für Exceltabellen das Programm Excel)