Für die Neuanlage eines
Mietverwaltungsvertrages müssen die Liegenschaft, Buchungskreise
und die Kostenstellen bereits angelegt sein.
Der Mietverwaltungsvertrag bildet das
Vertragsverhältnis zwischen Eigentümer und Verwalter ab.
Sollte in einem Suchen Dialog der Punkt Excel
vorkommen, so können Sie die entsprechende Liste in eine Excel
Tabelle exportieren.
Bitte beachten Sie, dass die
Kostenstellenummer und Liegenschaftsnummer mit der
Mietverwaltungsvertragsnummer übereinstimmen sollte.
Die Ansicht der Bildschirmmasken kann je nach
eingesetztem Betriebssystem und Farb- bzw. Designeinstellungen von
der Ansicht in dieser Dokumentation abweichen. Dies betrifft jedoch
nur die Optik und nicht die beschriebenen Funktionalitäten.
·
Vertragsnummer
Die Vertragsnummer ist frei wählbar.
Sie sollten jedoch eine durchgängige Logik berücksichtigen, damit
jeder Mitarbeiter nach demselben System arbeitet. Diese Logik
könnte z.B. wie folgt aussehen: Liegenschaftsnummer 3-stellig plus
fortlaufende Nummer (123.001). Oder Mandantennummer plus
Liegenschaftsnummer plus fortlaufende Nummer (002.123.001). Sie
können auch in den Basisdaten eine Nummernsystematik festlegen, die
dann zwangsweise einzuhalten ist. Sollte dort eine Logik festgelegt
sein, lassen sich nur in dieser Art und Weise Mietvertragsnummern
eingeben. Bitte besprechen Sie diese Systematik mit Ihrem Projekt-
und/oder Schulungsleiter, da die hier verwendete Logik
grundsätzlicher Art ist und die Logik der Liegenschaftsnummer und
gegebenenfalls anderer Nummerierungen hier mit hereinspielt.
Beachten Sie, dass die Eingabe maximal 13 Stellen lang sein
darf.
Mit F4 rufen Sie eine Maske zur
vereinfachten Anlage auf. Bitte beachten Sie, dass die
Kostenstellenummer und Liegenschaftsnummer mit der
Mietverwaltungsvertragsnummer übereinstimmen sollte.
·
Bezeichnung
Wählen Sie eine für
sich klare Bezeichnung aus, dies kann z.B. Straße und Hausnummer,
mit oder ohne PLZ und Ort oder ein sonstiger Begriff, unter dem
dieser Vertrag bei Ihnen bekannt ist.
·
Alle Daten
vollständig erfasst
Wenn alle Daten
erfasst worden sind, haken Sie dieses Feld bitte ab. Wichtig: Sollte dieses
Feld nicht abgehakt sein, wird der Vertrag bzw. die zugehörenden
Mietverträge nicht sollgestellt.
Die folgenden Eingaben finden Sie unten in
der Maske.
·
Liegenschaft
Wie bereits unter
Allgemeines erklärt, muss bei der Anlage eines
Mietverwaltungsvertrages die Liegenschaft angelegt sein. Diese
rufen Sie hier über den Suchebutton
auf. Kennen Sie die Nummer der Liegenschaft, können Sie die
Leigenschaftsnummer auch direkt
eingeben.
·
Kostenstelle
Wählen Sie über den
Suchebutton die zugehörige, bereits in
den Stammdaten angelegte Kostenstelle aus.
·
Button
Kostenstelle Ändern
Nach einem Eintrag
lässt sich die Kostenstelle über diesen Button ändern.
·
Letzte
Abrechnung
Falls bereits
Abrechnungen erstellt worden sind, sehen Sie hier das Datum der
letzten Abrechnung
·
Unterschrift
Mieter
Geben Sie das Datum
des Vertragsabschlusses, d.h. das Datum an dem die Unterschrift
durch den Mieter geleistet wurde, ein.
·
Vertragsübergabe
Hier wird das Datum
der Vertragsübergabe eingegeben.
·
Vertragsbeginn
Benötigt wird das
Datum des Vertragsbeginns.
·
Automatische
Verlängerung
Verlängert sich ein
Vertrag automatisch, haken Sie das Feld bitte ab.
·
Um Monate
Ist das Feld
automatische Verlängerung durch Haken aktiviert, definieren Sie
bitte um welche Zeit sich der Vertrag jeweils verlängert, in
Monaten.
·
Widerspruchsfrist
Monate
Gleichfalls
definieren Sie dann, wie lange die Widerspruchsfrist gegen die
automatische Verlängerung ist, wiederum in Monaten.
·
Kündigung
am
Datum an dem die
Kündigung bei Ihnen eintraf.
·
Kündigung
zum
Datum zu welchem die
Kündigung ausgesprochen wurde.
·
Bestätigt
am
Wann wurde die
Kündigung durch Sie bestätigt ? Tragen Sie das Datum hier ein.
·
Auszugsdatum
Wann findet der
Auszug statt ? Tragen Sie das Datum hier ein. Dies ist das Datum
des Vertragsendes. Beachten Sie bitte, dass das hier eingetragene
Datum eine direkte Auswirkung auf die Sollstellung hat, d.h. es
wird nach dem eingetragenen Datum keine Sollstellung mehr
gefahren.
Hier haben Sie keine Möglichkeit der freien
Eingaben. Betätigen Sie den Button Vorgang kopieren und wählen Sie
aus den hinterlegten Stammdaten den entsprechenden Vorgang aus.
Sollten zu einer Kündigung mehrere Aktivitäten geplant sein, wählen
Sie diese hintereinander aus. Ist im Tagesgeschäft ein Termin bzw.
Aktivität erledigt worden, so finden Sie unter Termine in der
Programmleiste den Menüeintrag erledigen. Dazu muss der
entsprechende Vorgang markiert sein.
Wenn Sie unter dem Programmpunkt Termine
den Menüpunkt bearbeiten aufrufen erhalten Sie folgende
Eingabemaske.
Hier lassen sich weitere Eingaben zu der
Aktivität anlegen. Wichtig könnte eine Erfassung von Kosten sein,
wenn diese abrechenbar sind. Machen Sie hier, wenn benötigt, Ihre
Eingaben und bestätigen Sie diese mit OK..
·
Verlängerung
gültig
Haben Sie eine
Verlängerung vereinbart, so haken Sie dieses Feld ab.
·
Vor Ablauf
Monate
Wann muss der Mieter
informiert werden, vor Ablauf des Mietvertrages (in Monaten).
·
Verlängerungs-Beginn
Ein Datumsfeld.
Erfassen Sie das Datum ab welchem die Verlängerung gilt.
·
Um Monate
Um welche Zeit, in
Monaten, verlängert sich der Vertrag.
·
Erklärung bis
zum
Bis wann muss der
Mieter sich erklärt haben, den Vertrag zu verlängern.
·
Ausgeübt
am
Wann hat der Mieter
das erklärungsrecht ausgeübt.
·
Weitere
Verlängerung Monate
Um welche Zeit
verlängert sich ein Vertrag nach der ersten Verlängerung? Beispiel:
Ein 10 Jahres Vertrag verlängert sich um weitere 5 Jahre und
anschließend um jeweils ein Jahr.
Legen Sie hier die Bedingungen für eine
Kündigung fest. Diese Eingaben haben nur informatorischen Wert.
·
Kündigungsfrist
Monate
Tragen Sie das Datum
der Kündigungsfrist ein (z.B. 6 Monate).
·
Kündigung
vom
Wann wurde die
Kündigung ausgesprochen.
·
Kündigung
zum
Zu welchem Termin
wurde die Kündigung ausgesprochen.
·
Kündigung
bestätigt
Wann haben Sie als
Verwaltung die Kündigung bestätigt
·
Rücknahme
am
Sollte eine
Kündigung durch den Mieter zurückgenommen werden, geben Sie dieses
Datum hier ein.
·
Kündigungsgrund
Der vom Mieter
genannte Grund der Kündigung.
·
Termin
Sonderkündigung
Termin an welchem
vom Mieter die Sonderkündigung ausgesprochen wurde.
·
Sonderkündigung
zum
Termin zu welchem
die Sonderkündigung wirksam wird.
·
Sonderkündigungsgrund
Der vom Mieter
genannte Grund der Sonderkündigung.
Falls Sie weitere Vertragsvereinbarungen
getroffen haben, können Sie diese hier hinterlegen. Das Feld ist
ein Editor für alle Arten von Eingaben.
·
Buchungskreise
Über den Suche Ball
kann ein Buchungskreis ausgewählt werden. Dieser muss bereits in
den Fibu Stammdaten hinterlegt worden
sein. Eine Neuanlage ist hier nicht möglich.
·
Einzugsermächtigung Hausbank
Mit Hilfe des Suche
Balls können Sie die Bank auswählen, auf die Geld eingeht. Diese
muss bereits in den Fibu Stammdaten
hinterlegt worden sein. Eine Neuanlage ist hier nicht möglich.
·
Überweisungen
Hausbank
Wählen Sie mit dem
Suche Ball die Bankverbindung aus, von der Überweisungen abgehen.
Diese muss bereits in den Fibu
Stammdaten hinterlegt worden sein. Eine Neuanlage ist hier nicht
möglich.
Im Reiter Nebenkosten definieren Sie für
Ihre Nebenkostenabrechnung Texte und Formulare.
·
Nebenkostenformular
Hier wird das
Formular hinterlegt, welches die Nebenkostenrechnung definiert.
Dieses Formular steuert NICHT den Druck der
Nebenkostenabrechnung.
·
Nebenkostenausfallwagnis
Haben Sie im
Mietvertrag das Feld Sozialwohnung abgehakt, so können Sie hier das
Nebenkostenausfallwagnis in Prozent eingeben. Dieses wird
automatisch auf den Endbetrag der Nebenkostenabrechnung
aufgeschlagen und ausgewiesen.
Das Feld ist ein Editor, in welchem Sie
beliebige Texte definieren können, die mit der Abrechnung gedruckt
werden können.
Das Feld ist ein Editor, in welchem Sie
beliebige Texte definieren können. Bedingung ist, dass im
Mietvertrag der Haken bei „Rechnung bei Sollstellung“ gesetzt ist.
Nur dann wird der hier eingegebene Text auch gedruckt.
Das Feld ist ein Editor, in welchem Sie
beliebige Texte definieren können. Der hier definierte Text wird
beim Druck der Nebenkostenrechnung ausgegeben. Als Platzhalter sind
hier die Felder [KOPF_GUTHABEN], [FUSS_GUTHABEN],
[KOPF_NACHZAHLUNG] und [FUSS_NACHZAHLUNG] immer in eckiger Klammer
einsetzbar.
Das Feld ist ein Editor, in welchem Sie
beliebige Texte definieren können, die mit dem
Stapelvorauszahlungsschreiben gedruckt werden.
Auf der rechten Seite der Bildschirmmaske
finden Sie drei Unterreiter. Diese sind bei allen Hauptreitern
gleich.
Hier werden der Name und die Adresse des
Eigentümers angelegt. Je nachdem ob Sie die Felder Firma, Titel
oder Anrede abhaken, sieht der Briefkopf anders aus. Sie definieren
hiermit das Aussehen für den automatischen Schriftverkehr.
Name bzw. Firma und Anrede werden hier
eingetragen. Der Suchname bzw. die
Briefanrede wird automatisch generiert.
Tragen Sie hier die Adressinformationen ein.
Bei Eingabe der Postleitzahl wird Ihnen der Ort automatisch
vorgeschlagen.
Analog zu den Eingaben des Unterreiters
Eigentümer tragen Sie hier die Angaben zum Verwalter ein.
·
Kundennummer
Die Kundennummer
wird Ihnen vom Heizkostenabrechner
mitgeteilt
·
Ordnungsbegriff
Der Ordnungsbegriff
wird Ihnen vom Heizkostenabrechner
mitgeteilt
·
Nutzer Nr.
Tragen Sie hier die
Nutzernummer ein, die Sie vom Heizkostenabrechner erhalten haben.
·
Abrechnungsart
Wählen Sie, ob Sie
nur Kaltwasser oder Heizung und Kaltwasser abgerechnet bekommen
wollen.
·
Umfang der
Abrechnung
Definieren Sie hier,
welchen Umfang die Abrechnung durch das Fremdunternehmen haben
soll; das Pull Down Menü beinhaltet die Möglichkeiten des
Programms.
·
Abr. Unternehmen
Über das Pull Down
Menü lässt sich eins der drei hinterlegten Unternehmen auswählen.
Andere Unternehmen stehen z.Zt. nicht zur Verfügung.
Im Mietverwaltungsvertrag müssen die Konten
hinterlegt werden, die Kosten für die Betriebskostenabrechnung
beinhalten. Die hier hinterlegten Konten stellen die Verbindung
zwischen den Konten der Fibu und denen
des Objektmanagements dar.
·
Konto Nr.
Suchen Sie sich das
Konto über den Suche Ball heraus. Es werden nur Konten angezeigt,
die Sie vorher in den Stammdaten Standardkonten hinterlegt haben.
Nach Auswahl eines Kontos werden die dazugehörigen, ebenfalls in
den Stammdaten Standardkonten hinterlegten Informationen angezeigt
.
·
Jahresabrechnung
Umlagen Nr.
Über den Suche Ball
können Sie eine in den Stammdaten Umlagen hinterlegte Umlage
auswählen.
·
Kalkulatorisch
Umlagen Nr.
Über den Suche Ball
können Sie eine in den Stammdaten Umlagen hinterlegte Umlage
auswählen.
·
Abrechnungszeitraum
Tragen Sie hier die
Daten des Abrechnungszeitraums ein. In der Regel ist dies 01.01 –
31.12 eines Jahres, jedoch sind auch abweichende Wirtschaftsjahre
anlegbar.
Über den Button Ergänzen
à
Standardkonten kopieren lassen sich in den Stammdaten hinterlegte
Konten auswählen und zuordnen.
Über das Feld Alle Position de-/markieren
lassen sich alle Positionen auswählen bzw. demarkieren. Zur
Markierung einzelner Positionen halten Sie Strg – Taste gedrückt
und markieren die gewünschten Positionen mit der Maus. Bestätigen
Sie Ihre Eingaben mit dem OK-Button.
Die in den Stammdaten Umlagen angelegten
Umlagen müssen hier aktiviert werden, damit Sie in der Liegenschaft
Gültigkeit erlangen. Dazu markieren Sie eine Umlage auf der rechten
Seite, unter verfügbare Umlagen. Nach einem Doppelklick auf die
markierte Umlage wird diese auf die linke Seite übernommen, unter
aktivierte Umlagen. Dieser Weg funktioniert auch in umgekehrter
Weise, somit können Sie eine einmal definierte aktive Umlage wieder
umwandeln in verfügbare Umlage.
Mit dieser Arbeitsweise ist es möglich, für
jede Liegenschaft ein anderes Umlageverfahren bzw. Umlagen
festzulegen.
·
KstSt
Wählen Sie über den
Suche Ball aus den definierten Kostenstellen die entsprechend
benötigte aus.
·
Art
Über das Pull Down
Menü können Sie die Art (Unterkostenstelle oder Nebenkostestelle) auswählen. Eine Unterkostenstelle
benötigen Sie, wenn eine Liegenschaft aus mehreren Gebäudeteilen
besteht, die auch unterschiedlich bzw. selbständig abgerechnet
werden müssen. Eine Nebenkostenstelle benötigen Sie nur, wenn eine
Abrechnung von Unterkostenstellen Kosten beinhaltet, die zwei oder
mehr Gebäudeteile (Unterkostenstellen) zugeordnet werden
müssen.
Hier lassen sich Flächen zu Unter- bzw.
Nebenkostenstellen zu ordnen. Beachten Sie, dass ALLE Flächen
verteilt werden müssen wenn Sie Unterkostenstellen zuordnen. Bei
der Zuordnung von Nebenkostenstellen ist dies nicht nötig.
Wenn ein neuer Mietverwaltungsvertrag
angelegt wird, können Sie die Sollstellungspositionen über den
Button „aus Standard übernehmen“ benutzen, um die in den Stammdaten
Standardsollstellungspositionen hinterlegten Daten hier
einzuspielen. Sie sparen sich somit ein manuelles Zuordnen der
Positionen.
Natürlich ist auch eine manuelle Erfassung
von Sollstellungspositionen möglich. Sollten Sie Sonderfälle haben,
macht dies durchaus Sinn.
·
Nr.
Vergeben Sie eine
lfd. Nummer. Mit F4 wird die nächste freie Nummer automatisch durch
das Programm angelegt.
·
Bezeichnung
Vergeben Sie einen
eindeutigen Begriff für die Sollstellungsposition.
·
Art
Über ein Pull Down
Menü können Sie die Einträge Grundmiete, MwSt. oder Nebenkosten
auswählen. Dabei sind Pachten, Stellflächen usw. als Grundmiete zu
definieren.
·
pausch.
Setzen Sie die Check
Box durch das Sezten des Hakens auf ja,
so wird diese Sollstellungsposition nicht für eine
Betriebskostenabrechnung herangezogen. Dies macht natürlich nur
Sinn bei einer Sollstellungsposition der Art Nebenkosten. Bei
Verträgen die sowohl pauschalisierte als auch
Vorauszahlungspositionen beinhaltet, übersteuern die Konten der
Pauschalen die Konten der Vorauszahlungen, falls diese in beiden
Positionen angelegt sind.
·
Sollkto
Über den Suche Ball
wählen Sie das Sollstellungskonto, das in der Fibu angelegt wurde aus.
·
Leerstand
Über den Suche Ball
wählen Sie das Leerstandskonto, das in der Fibu angelegt wurde aus.
·
mietfrei
Dieses Feld steuert
über eine Check Box ob die Sollstellungsposition ohne Mieterträge
ist. Für Auswertungen der Finanzbuchhaltung macht dies Sinn; jedoch
nur bei Sollstellungspositionen der Art Grundmiete. In einem
Mietvertrag der z.B. die ersten drei Monate mietfrei gestellt wird,
legen Sie die Sollstellungsposition Grundmiete mietfrei mit den
normalen Sollstellungswerten an. Diese Position wird zum Tag der
„normal“ beginnenden Sollstellung beendet. Gleichzeitig legen Sie
die Position Grundmiete, ebenfalls mit den normalen
Sollstellungswerten an und lassen diese zu Beginn der „normalen“
Sollstellung (also nach drei mietfreien Monaten) beginnen. Somit
erhalten Sie in der Fibu über den
kompletten Mietvertragszeitraum die korrekten Werte für
Auswertungen. Beachten Sie bitte, dass das Leerstandskonto mit
einer entsprechenden Kontonummer gefüllt sein muss.
·
Steuer
Wählen Sie über den
Suche Ball den in der Fibu hinterlegten
Steuerschlüssel aus. Selbstverständlich benötigen Sie nur bei
mehrwertsteuerpflichtigen Sollstellungspositionen einen
Steuerschlüssel.
·
SollNr
Dieses Feld
korrespondiert mit den Sollstellungs- Kennzeichen, die in den
Stammdaten festgelegt wurden. Über den Suche Ball wählen Sie das
benötigte Kennzeichen aus.
·
Solltext
Der
Sollstellungstext wird automatisch je nach Definition des Feldes
SollNr. eingetragen und ist nicht
editierbar.
·
Kop?
Verwenden Sie die
Kopierfunktion (ja/nein) wenn Mietverträge mehrere Flächen
beinhalten und Sie nicht alle Flächen einzeln mit den Positionen
füllen wollen. Mit Setzen des Hakens wird ab der zweiten Fläche
eines Mietvertrages die Sollstellungsposition in die Fläche ohne
den Wert eingetragen.
Es muss, damit Sie später eine
Nebenkostenabrechnung fahren können, mindestens eine
Sollstellungsposition geben, die die Nebenkosten für die Mieter
repräsentiert. Bei dieser Position müssen die Konten angelegt
werden, die für die Umlagen berücksichtigt werden sollen. Wenn Sie
diese Zuordnung in den Stammdaten Sollstellungspositionen einmal
eingepflegt haben, brauchen Sie diese hier nicht mehr zuordnen,
sondern über die Funktion „aus Standard übernehmen“ einlesen
lassen. Ansonsten gehen Sie über den Suche Ball und legen die
entsprechenden Konten an.
Über das Feld Alle Position de-/markieren
lassen sich alle Positionen auswählen bzw. demarkieren. Zur
Markierung einzelner Positionen halten Sie Strg – Taste gedrückt
und markieren die gewünschten Positionen mit der Maus. Bestätigen
Sie Ihre Eingaben mit dem OK-Button.
Über den Button Basisdaten
Standardsollstellungspositionen lassen sich weitere
Sollstellungspositionen von hier aus anlegen. Diese können im
Anschluss sofort in den Mietverwaltungsvertrag mit dem Button „aus
Standard kopieren“ übernommen werden.
Die kalkulierten Vorauszahlungen dienen der
Neuberechnung von Betriebskostenvorauszahlungen. Sie können hier
den einzelnen Positionen der Betriebskosten neue Werte zuordnen und
dies im Verlauf der Betriebskostenabrechnung zur automatisierten
Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung nutzen.
·
Variantennummer
Vergeben Sie eine
Nummer für jede Vorauszahlungsanpassung den Sie erstellen wollen.
Die Nummer ist frei wählbar und dient lediglich der Indentifizierung innerhalb des Programms.
·
Beschreibung
Wählen Sie eine
möglichst eindeutige Beschreibung Ihrer Vorauszahlungsanpassung
(z.B. Wirtschaftsplan + Jahr der Gültigkeit).
·
Zeitraum
von/bis
Hier tragen Sie den
Zeitraum ein, für den die kalkulierende Vorauszahlungsanpassung
gelten soll. Dies muss nicht zwingend ein ganzes Jahr sein, auch
verkürzte oder verlängerte Wirtschaftsjahre können hier eingegeben
werden.
·
Positionen
Legen Sie hier die
Positionen innerhalb der zu kalkulierenden Vorauszahlungsanpassung
fest. Diese können auch mehrere Konten umfassen. Im obigen Beispiel
ist die erste Position Wasser.
·
Konten
Hier definieren Sie
mit Hilfe des Suche Balls zu den Positionen die einzelnen Konten.
Im obigen Beispiel wurde zu der Position Wasser die Konten für
Frischwasser, Aussenwasseranschluß,
Abwasser und Oberflächenentwässerung zugeordnet.
·
Rundungsart
Wählen Sie eine der
drei Möglichkeiten aus. Die ausgewählte Rundungsart bezieht sich
nur auf die markierte Position und ist nicht generell gültig.
·
Rundung
Tragen Sie hier ein,
worauf gerundet werden soll. Möchten Sie auf ganze Euro runden, so
tragen Sie eine 1, wenn Sie auf 10 Cent runden wollen geben Sie 0,1
ein.
·
Planwert
Geben Sie hier den
geplanten Wert ein, z.B. 500 (Euro).
·
Anzahl
Monate
Die hier angegebene
Zahl der Monate bezieht sich auf den Planwert. Im Normalfall tragen
Sie hier 12 Monate ein, also für das ganze Jahr. Sollte aber eine
Position aus irendwelchen Gründen z.B.
für einen Monat oder für 6 Monate gelten, so tragen Sie hier eine 1
bzw. eine 6 ein. Der hier eingegebene Wert wird dann auf den
eingegebenen Zeitraum multipliziert; geben Sie z.B. 500 Euro als
Planwert ein und 5 Monate, dann errechnet das Programm bei einem
Zeitraum von einem Jahr 1200 Euro, die dann im Wirtschaftsplan auf
die Eigentümer verteilt werden.
·
Erhöhung
In welcher Form
möchten Sie die Erhöhung durchführen, betragsmäßige oder
prozentuale Erhöhung. Haken Sie den gewünschten Punkt an. Beachten
Sie bitte, dass für dies Art der automatisierten Erhöhung eine
Betriebskostenabrechnung oder eine „alte“ kalkulierte
Vorauszahlungsanpassung existieren muss.
·
Währung oder
Prozent
Je nach dem, ob Sie bei der Erhöhung prozentual oder
Betrag eingegeben haben, tragen Sie hier den entsprechenden
Gegenwert ein. Tragen Sie einen Prozentwert ein, wenn Sie
prozentual angehakt oder eben einen Betrag wenn Sie Betrag angehakt
haben.
·
Berechnungsart
Über das Pull Down
Menü haben Sie die Möglichkeit auf den Verbrauch oder auf den
Planwert Bezug zu nehmen. Der Planwert ist der Wert der Position in
der letzten kalkulierten Vorauszahlungsanpassung und der
Verbrauchswert ist der Wert der Position in der letzten
Betriebskostenabrechnung.
