Jeder Mahnlauf wird mit einer fortlaufenden Nummer versehen und kann unter dieser Nummer jederzeit wiederholt werden. Grundsätzlich hat man die Möglichkeit, sich vom Programm automatisch einen Mahnvorschlag erstellen zu lassen oder man selektiert einzelne Konten und OP zum Mahnlauf aus.

 

Das Fenster unterteilt sich in drei Bereiche:

oberster Bereich

Daten für den Mahnlauf:

Zu mahnende Konten

Debitor - Konto, Bezeichnung, Anzahl, Mahngruppe, Mahnstufe, Mahn-Betrag, Zins - Betrag, Gebühren

Mahnpositionen zum Konto

Beleg relevante Daten

Mahnlauf – Nr.

Jeder Lauf erhält eine noch nicht vergebene Nummer. Eine neue Nummer kann manuell oder durch drücken der Funktionstaste F4 eingegeben werden.

 

Status Mahnlauf

Hinter der Mahnlaufnummer wird rot angezeigt in welchem Status der Mahnlauf ist. Es wird zwischen dreien unterschieden:

 

·           In Bearbeitung

·           Gedruckt

·           Erledigt

 

Stichwort

Zur Kennzeichnung eines Laufes kann hier ein kurzer Text hinterlegt werden.

Mahn-Datum

Dieses Datum wird auf die Mahnung gedruckt und auch für die Fälligkeitsberechnung maßgebend.

Gebucht bis

Dieses Datum kann in den Mahntext eingesetzt werden und berücksichtigt alle gebuchten Zahlungen bis zu diesem Datum.

Im Mahntext eingeben: @BisBuchDatum (Groß-/Kleinschreibung wird beachtet)

Löschen ab

Ab diesem Datum wird dieser Mahnlauf automatisch gelöscht, wenn er kom­plett abgearbeitet ist. Entscheidet man sich für das Löschen, können Mahnun­gen dieses Mahnlaufs nicht mehr im Wiederholungsdruck ausgedruckt werden.

Handling Haupt – Nebenkonto

Abhängig davon, ob Sie mit Haupt- und Nebenkonten arbeiten, können sie auswählen ob pro Konto eine Mahnung gedruckt werden soll oder gemeinsam eine Mahnung an das Hauptkonto mit detaillierte Auflistung der einzelnen Nebenkonten.

 

Auswahlmöglichkeit:

·           Einzelmahnungen

·           Gemeinsame Mahnung Haupt - Nebenkonten

Mahnungen in Belegwährung

Alle Rechnungen und Gutschriften werden in der gebuchten Währung ausgedruckt.

OP`s per Bankeinzug mahnen

OP die mit Bankeinzug eingebucht wurden, können durch Aktivieren dieses Auswahlkriteriums (Fibu è Grunddaten è Parameter allgemein) mit gemahnt werden.

Button Protokoll

Nach Betätigen dieses Buttons erhält der Anwender eine Aufstellung über die Konten, die nicht in den Mahnlauf mit eingeflossen sind. Eine Begründung warum dies so ist, wird mit angegeben.

Button Aktualisieren

Führt man manuelle Änderungen durch, z.B. Einfügen oder Löschen von Konten oder einzelnen OP, bewirkt der Aktualisieren - Button, dass diese Änderungen auf der Datenbank gespeichert werden.

Button Autom. Mahnen Allgemeines

Durch Selektion dieses Buttons werden alle OP überprüft, die mit der Option autom. Mahnen eingebucht wurden.

Die Option automatisch mahnen wird in den Stammdaten Debitor / Register Mahnen aktiviert.

In den Mahnlauf fließen alle offene Posten, die

·           fällig sind

·           deren Konto zum Zeitpunkt des Buchens zum automatischen Mahnen zugelassen waren und

·           auch zum Zeitpunkt des Mahnlaufs noch zugelassen sind

·           der Mindestabstand an Tagen zum Nettodatum oder dem letzten Mahndatum, der in den Mahnstufen hinterlegt ist, erreicht ist.

Mahngruppe

Es können einzelne Mahngruppen ausgewählt werden, mit der Grundeinstellung „0“ werden alle Mahngruppen berücksichtigt.

Mahnstufe von/bis

Es können einzelne Mahngruppen und Mahngruppenkreise ausgewählt werden, Grundeinstellung „0“ bewirkt das alle Mahnstufen berücksichtigt werden.

Von/Bis Debitor

Es können einzelne Debitoren oder Debitorenkreise selektiert werde, Grundeinstellung „leer“ bewirkt das alle Debitoren verwendet werden.

Mahnsachbearbeiter

Es können einzelne Mahnsachbearbeiter gewählt werden, Grundeinstellung „leer“ bewirkt das alle Mahnsachbearbeiter berücksichtigt werden.

Fällig bis

Über dieses Datum wird die Fälligkeit bestimmt.

Nebenkonten berücks.

Abhängig davon ob Sie diese Funktion aktiviert haben werden die Nebenkonten bei der Automatik mitberücksichtigt oder nicht.

Auswahlmöglichkeit:

·           Einzelmahnungen

·           Gemeinsame Mahnung Haupt - Nebenkonten

 

Inkasso berücksichtigen

Abhängig davon ob diese Funktion aktiviert wird werden die Mahnungen größer höchste Mahnstufe mit berücksichtig oder nicht.

Inkasso aktiviert

Alle OP werden berücksichtigt, hat ein OP die letzte Mahnstufe erreicht, wird er beim erneuten Aufruf des Mahnlaufes wieder in der letzten Stufe gedruckt.

Inkasso deaktiviert

Hat ein OP die letzte Mahnstufe erreicht wird er nicht mehr im Mahnlauf berücksichtigt.

Button Offene Posten Allgemeines

Im dem Fenster Offene Posten werden Ihnen alle OP des ausgewählten Debitoren angezeigt.

Das Fenster Offene Posten unterteilt sich in drei Bereiche:

·           Debitoren-Nummer

·           Selektionskriterium

·           Beleg relevante Daten

 

Selektionskriterium

Zur besseren Übersicht können die Offenen Posten selektiert werden nach:

·           Beleg-Nr

·           Belegdatum

·           Fälligkeitsdatum

 

Wert

Abhängig vom Selektionskriterium müssen die erforderlichen Werte eingetragen werden.

 

Berechnung

Wurde als Selektionskriterium das Fälligkeitsdatum gewählt können Sie folgende Berechnungsgrundlagen auswählen:

·           Nettodatum

·           Skontodatum1

·           Skontodatum2

·           Valutadatum

 

Beispiel:

 

Selektionskriterium:                Wert                 Berechnung

Belegnummer                          3625                 keine Eingabemöglichkeit

alle Rechnungen mit Belegnummer 3625 werden angezeigt

 

Belegdatum                             30.06.2003         keine Eingabemöglichkeit

alle Rechnungen die das Belegdatum 30.06.03 haben werden angezeigt.

 

Fälligkeitsdatum                       25.06.03 Auswahlmöglichkeit:

Nettodatum, Skontodatum1, Skontodatum2 und Valutadatum

Abhängig davon was in dem Berechnungsfeld ausgewählt wurde wird dieser Datumswert überprüft und angezeigt.

 

Button Alle übernehmen

Durch Selektion dieses Button werden alle Offenen Posten übernommen.

Button Übernehmen

Einzelne OP können mit einen Doppelklick ausgewählt werden, danach wird der Button aktiviert und die ausgewählten OP werden in den Mahnlauf eingelesen.

Button Alle fälligen

Durch Selektion des Button öffnet sich ein separates Fenster.

Hier kann ein Fälligkeitsdatum eingegeben werden, alle Offenen Posten die dieses Fälligkeitsdatum erreicht haben, werden in den Mahnlauf übernommen.

Button Abbruch

Fenster wird durch Selektion des Buttons geschlossen.

Button Mahnliste Allgemeines

Durch Aktivieren des Buttons Mahnlisten können die übernommenen Offenen Posten in der Mahnliste ausgedruckt und danach nochmals geändert werden. Die endgültige Liste dient auch als internes Protokoll zu diesem Mahnlauf.

Konto

Hier können Sie nur ein Konto oder einen Kontokreis auswählen für den die Mahnliste gedruckt werden soll.

Button Mahnungen drucken Allgemeines

Die Mahnungen können einmal in Originaldruck gedruckt werden und danach kann beliebig oft ein Wiederholungsdruck durchgeführt werden. Intern prüft das Programm, ob alle Mahnungen im Original gedruckt wurden, dann erst kann ein Mahnlauf abgeschlossen werden.

Druck-Art

Es besteht die Auswahlmöglichkeit zwischen Originaldruck oder Wiederholungsdruck.

Formular-Art

Es besteht die Auswahlmöglichkeit zwischen Papier mit Briefkopf und Blanko Papier.

Von Konto/Bis Konto

Es können für Kontengruppen und einzelne Konten eine Mahnung im Original oder im Wiederholungsdruck gedruckt werden.

Zahlbar Bis

Durch Eingabe des Parameters @ZahlbarBis im Mahntext haben Sie die Möglichkeit ein Datum mit anzudrucken.

Druck Nebenkonten

Wenn Haupt- und Nebenkonten gemeinsam gemahnt werden, kann man hier auswählen, ob die Nebenkonten ein eigenes Anschreiben bekommen oder ein Anschreiben mit Haupt- und Nebenkonto.

 

Auswahlmöglichkeit:

·           OP bei Hauptkonto

·           Eigenes Anschreiben

Alles in einer Sprache

Mahnungen können in verschiedenen Sprachen gedruckt werden (zur Zeit wird englisch und französisch unterstützt). Durch die Selektion alles in einer Sprache, werden alle Mahnungen in einer Sprache gedruckt.

Liste

Es kann ein Mahnung oder ein Mahnkontoauszug erstellt werden. Beim einem Mahnkontoauszug werden alle Offenen Posten gedruckt, während bei einer Mahnung nur die zu mahnenden gedruckt werden.

Button Mahnlauf abschließen

Wurden alle Mahnungen im Original gedruckt, können Sie über diesen Button den Mahnlauf abschließen. Dabei werden den Offenen Posten die neue Mahnstufe zugewiesen.

Buchung Mahngebühren/Mahnzinsen Allgemeines

Haben Sie in den Fibu Grunddaten Basisdaten definiert das Mahngebühren und Mahnzinsen verbucht werden sollen, öffnet sich nach dem Originaldruck der Mahnungen ein separates Fenster in dem Sie die Buchungsart, Belegnummer, Belegdatum, Buchungstext für Mahngebühren und Mahnzinsen editieren können.

 

Diese Buchungen werden nur in der Fibu Fremdbuchungsschnittstelle abgestellt und müssen extra in die Fibu verbucht werden.