Der Debitorenstamm umfasst alle wichtigen Informationen über Ihre Debitoren. Neben dem Namen und der Adresse beinhaltet der Debitorenstamm noch zahlreiche Datenfelder, die für die spätere Bearbeitung der Belege und für Listen und Auswertungen benötigt werden.

Legen Sie alle Stammdaten sorgfältig und ausführlich an. Der evtl. Mehraufwand für eine korrekte Strukturierung der Stammdaten macht sich in Ihrer täglichen Arbeit bezahlt!

 

Nummer

Sie vergeben hier für jeden Debitor eine Nummer. Diese ist der eindeutige Schlüssel des Debitorenstammsatzes.  Sie können eine Ihnen bekannte Debitor-Nummer direkt eintippen oder sich ein Suchverzeichnis anzeigen lassen und einen vorhandenen Datensatz übernehmen. Wenn eine manuell eingegebene Debitor-Nummer bereits belegt ist, wird der zugehörige Debitorenstammsatz übernommen und kann bearbeitet werden. Wird die Debitor-Nummer neu vergeben, ist die Bildschirmmaske leer, und der Debitordatensatz wird komplett neu angelegt. Die nächste freie Nummer erhalten Sie durch Druck auf die F4-Taste.

Diverse

Sie können einen einheitlichen Debitor für diverse "Laufkunden" anlegen, die Sie nicht jeweils einzeln als Debitor erfassen wollen, z. B. weil die Geschäftskontakte zu selten sind. Dazu aktivieren Sie das Kontrollfeld "Diverse": Ist hier ein Häkchen gesetzt, so kann die Adresse beim Buchen individuell gesetzt werden, auch wenn Sie für den diversen Debitor hier Adressangaben machen. Sie können sich verschiedene diverse Debitoren anlegen, die jeweils gemeinsame Merkmale wie Forderungsgruppe oder USt-Code haben. Die Vorbelegung ist "NEIN", d. h. es wird vom Normalfall ausgegangen.

Währung

In dieser Währung wird die Buchung im Buchungsdialog vorgeschlagen. Alternativ kann auch jede andere Währung im Buchungsdialog gewählt werden.

Sprache

Einige Ausdrucke wie zum Beispiel die Mahnung werden in dieser Sprache gedruckt.

Register Basisdaten Allgemeines

Unter dem Register Basisdaten werden die Adressdaten, Forderungsgruppen, USt Code, USt ID, Kostenträger und Projekte pro Debitor hinterlegt.

Anrede

Tragen Sie an dieser Stelle eine passende Anrede ein: Firma, Frau, Fräulein, Herr etc.

Name1 - 3

Tragen Sie hier Vorname(n) und Nachname von Privatpersonen (z. B.: Elke Luise Meier) oder den Namen der angeschriebenen Firma (z. B.: Müller Bau AG) in gewohnter Form in eine Zeile ein. Die Folgezeilen dürfen nur ergänzende Angaben erhalten (z. B.: Maurermeister, Drehautomaten, Abteilung XYZ, etc.).

PLZ/Ort

Dieses Feld beinhaltet gleich drei Informationen: Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort. Länderkennzeichen und Postleitzahl werden per Bindestrich voneinander getrennt.

 

Beispiel:

D-56765 Musterdorf

 

Land

Das Feld Land wird - dem Länderkennzeichen folgend - automatisch gefüllt. das Programm greift dabei auf die Landesbezeichnung zurück, die Sie im Modul Basisdaten als Firmenübergreifende Basisdaten im Register Länder eingetragen haben. Sie können die Vorgabe jedoch jederzeit überschreiben. Dies könnte z.B. dann nötig sein, wenn Sie erreichen möchten, daß das Land in der jeweiligen Landessprache geschrieben wird. Die Vorgabe "Großbritannien" würden Sie dann mit "Great Britain" überschreiben.

Achtung: Wenn Sie die Adresse um einen Ansprechpartner ergänzen und direkt an ihn adressieren, so wird Ihre Korrespondenz an diese Person gerichtet und die Adresse dementsprechend gestaltet.

Postfach

Wenn der Debitor ein Postfach hat kann dieses hier hinterlegt werden.

Dabei ist zu beachten, das Postfach vor Postanschrift geht!!

Briefanrede

Einige Ausdrucke wie zum Beispiel die Mahnung werden mit dieser Briefanrede gedruckt.

Suchname

Geben Sie hier Ihren Suchnamen ein. Dieser wird bei verschieden Listen zur Auswahl mit angedruckt und man kann nach diesen Namen in der verschieden Suchoptionen suchen.

Forderungsgruppe

Sie wählen hier für jeden Ihrer Debitoren eine Forderungsgruppe aus, auf deren Konto Sie Ihre Forderungen buchen. Bereits angelegte Forderungsgruppen können Sie direkt eingeben oder sich aus dem Suchverzeichnis anzeigen lassen und übernehmen. Die Bezeichnung der Forderungsgruppe wird neben dem Übernahmefeld angezeigt. Neue Forderungsgruppen legen Sie nicht hier an, sondern im Stammdatenbereich der Finanzbuchhaltung. Über die Forderungsgruppe wird auch festgelegt, auf welches Sammelkonto beim Debitor gebuchte Summen fließen.

USt-Code

Sie wählen hier für jeden Ihrer Debitoren einen Umsatzsteuer-Code aus, mit dem Sie den anzuwendenden Steuersatz für Forderungen an diesen Debitor bestimmen. Bereits angelegte Steuersätze können Sie direkt eingeben oder sich aus dem Suchverzeichnis anzeigen lassen und übernehmen. Die Bezeichnung des Steuersatzes wird neben dem Übernahmefeld angezeigt. Gleichzeitig steuert der Umsatzsteuercode auch die Zuordnung zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Neue Steuersätze legen Sie nicht hier an, sondern unter Basisdaten / USt-Schlüssel

USt ID

Besitzt der Debitor eine USt - ID, so ist diese hier einzutragen. Zwingend notwendig ist dies für Debitoren aus EU-Ländern, denn über diese USt - ID wird auch der Eintrag in die Zusammenfassende Meldung für Saarlouis gesteuert.

Kostenträger

Hier kann ein Kostenträger für die parallele Verbuchung hinterlegt werden.

Projekt

Hier kann eine Projektnummer für eine parallele Verbuchung hinterlegt werden.

Hauptkonto Debitor

Um eine Verbindung zwischen Haupt- und Nebenkonten zu erhalten hinterlegen Sie hier das Hauptkonto. Wurde ein Konto als Hauptkonto definiert darf hier kein Hauptkonto eingetragen werden.

Durch diese Verknüpfung haben Sie die Möglichkeit unter Konteninformation Offene Posten, Kontoauszug und Saldenanzeige sich die kompletten Kontenbewegungen dieser Verbindungen anzusehen.

Hauptkonto Kreditor

Um eine Verbindung zwischen Haupt- und Nebenkonten zu erhalten hinterlegen Sie hier das Hauptkonto. Wurde ein Konto als Hauptkonto definiert darf hier kein Hauptkonto eingetragen werden.

Durch diese Verknüpfung haben Sie die Möglichkeit unter Konteninformation Offene Posten, Kontoauszug und Saldenanzeige sich die kompletten Kontenbewegungen dieser Verbindungen anzusehen.

Register Ruf - Nr./Ansprechpartner Allgemeines

Register für Rufnummern dienen zum Eintrag von Telefon- und Telefaxnummern, E-Mailadressen, etc. von Kunden, Abteilungen, Ansprechpartnern oder Mitarbeitern, entsprechend dem jeweiligen Programmteil.

Telefon/Fax

Hier soll nicht nur der jeweilige Hauptanschluss enthalten sein; eingetragen werden können weitere Rufnummern, z. B. von Nebenanschlüssen, Abteilungsdurchwahlen, Hausapparaten, Handies etc., jeweils mit der entsprechenden Eintragung im Feld "Typ":

 

·           TEL        Telefon

·           FAX        Telefax

·           DAT        Datenleitung/Modem

·           MOB       mobiles Telefon

·           EML       E-Mail

·           WWW     Internet

·           FTP        File Transfer Protocol

 

Als Bemerkung können Sie zusätzlich hinweisen auf den Gesprächspartner, die Standortbezeichnung des Apparates, die Art des Endgerätes, Kfz-Kennzeichen für Mobiltelefone, "Hotline", oder sonstiges.

Ansprechpartner

Hier können Sie auf Anhieb ihre angelegten Ansprechpartner sehen. Ansprechpartner werden über den Button Ansprechpartner oder über Ergänzen / Ansprechpartner angelegt.

Register Zahlung Allgemeines

In dem Register Zahlung werden alle Daten für den Zahlungsabwicklung hinterlegt. z.B. Zahlungsart, Zahlungskonditionen, Kreditversicherung, Kreditlimit usw.

Zahlungsart

Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste aus. So werden z.B. nur Debitoren gemahnt, die eine Zahlungsart vom Typ Standard haben. Im Gegensatz hierzu können nur Lastschriften von Debitoren eingezogen werden, deren Zahlungsart vom Typ Abbuchungsverfahren / Lastschriftverfahren ist. Zahlungsarten können nur über Basisdaten - Zahlungsarten definiert werden.

Bankeinzug ab/bis

Wurde die Zahlungsart Bankeinzug gewählt können Sie hier definieren in welchem Zeitraum dieser gültig ist.

Konditionen

Sie können hier nur eine Vorgabe aus dem Suchverzeichnis übernehmen. Zahlungskonditionen legen Sie an über Basisdaten Zahlungskonditionen. Sie sollten die Zahlungskondition hinterlegen, die bei diesem Debitor am häufigsten vorkommt, da diese bei jeder Buchung vorgeschlagen wird. Eine Änderung während des Buchens ist aber jederzeit möglich.

Valuta-Tage

Hier eingegebene Valutatage erhöhen die Fristen der Zahlungskondition um diesen Wert.

 

Beispiel:

Ist eine Rechnung am 15. des Monats fällig, würde ein Eintrag von 3 Tagen bewirken, dass der Fälligkeitstermin um drei Tage herausgeschoben wird, also erst am 18. fällig wäre. Die Valutatage kann man aber im Buchungsdialog jederzeit ändern.

Hausbank Nr.

Soll das Debitorenkonto immer auf das gleiche Bankkonto eingezogen werden, hinterlegen Sie hier Ihre Hausbank. Ihren Zahllauf können Sie nach Hausbanken sortiert ansteuern.

Zahlungsrhythmus

Soll ein Konto zu einem bestimmten regelmäßigen Zeitabstand abgebucht werden, hinterlegen Sie hier den Zahlungsrhythmus.

Der Zahlungsrhythmus wird unter Fibu - Grunddaten - Zahlungsrhythmus definiert.

Letzter Einzug

Dieses ist ein systemgesteuertes Feld. Wurde die Zahlungsart Bankeinzug oder Lastschriftverfahren dem Konto zugeordnet wird zu jedem Einzug das letzte Datum hinterlegt.

Kred. vers. Nr.

Sie können hier nur eine Vorgabe aus dem Suchverzeichnis übernehmen. Der ausgewählte Wert wird aus dem Kundengruppenstamm in den Kundenstamm als änderbarer Vorschlagswert übernommen. Neue Kreditversicherungen werden unter Sonstige Adressen angelegt.

Kto Kred.vers.

Dieses Feld beinhaltet die Versicherungsnummer Ihres Kunden bei seiner Kreditversicherung (beim Kunden zu erfragen).

Kredvers.betrag(Deckungssumme)

Tragen Sie hier die Höchstsumme ein, bis zu der die Kreditversicherung des Kunden bei Zahlungsschwierigkeiten eintritt. Dieses Feld dient nur der Information und Entscheidungsfindung.

Kreditlimit

Geben Sie hier einen Betrag ein, für den INTEGRA bei der Auftragsbearbeitung überprüfen kann, ob der Kunde noch in den Grenzen seines Kreditlimits liegt. Eine Überschreitung des Kreditlimits wird auch auf der Offenen-Posten-Liste angezeigt.

Verr.kto.Kred.

Hier können Sie das Kontokorrentkonto (Verrechnungskonto) Kreditor eingeben.

Dieses ist zur Zeit ohne Funktion.

Bonitätsziffer

Wählen Sie eines der hinterlegten Bonitätskennzeichen aus. Bonitätskennzeichen werden über Grunddaten - Bonitätskennziffern angelegt.

Derzeit gibt es keine Auswertungsmöglichkeiten über Bonitätskennzeichen.

Register Mahnung Allgemeines

In diesem Register können Sie einstellen z.B. in welcher Mahngruppe der Kunde ist, ob er automatisch gemahnt werden soll usw.

Mahngruppe

Hier wird der Kunde einer Mahngruppe zugewiesen. Über diese Gruppe werden die Mahntexte, die Mahngebühren und der Mahnrhythmus gesteuert. Eine Mahngruppe legen Sie im Bereich Mahnwesen des FiBu - Moduls an. Damit ein Debitor gemahnt werden kann, muss ihm eine Mahngruppe zugeordnet werden.

Mahnsperre

Soll ein Kunde zeitweise nicht gemahnt werden kann hier ein Datum eingegeben werden.

Erläuterung

Hier kann eine Kurzbeschreibung der Mahnsperre hinterlegt werden.

Automatisch Mahnen

Legt fest, ob der Debitor automatisch gemahnt werden soll. Nur wenn dieses Kästchen aktiviert ist, kann der Debitor automatisch im Mahnlauf aufgenommen werden. Den Ablauf dieser Maßnahmen stellen Sie im Mahnwesen ein.

Automatisch Inkasso

derzeit ohne Funktion

Factoring Bank

Tragen Sie hier die bis zu 10-stellige Nummer der Factoring - Bank Ihres Kunden ein, oder wählen Sie diese aus dem Suchverzeichnis aus. Eine neue Factoring - Bank legen Sie im Modul Vertrieb unter Sonstige Adressen an. Dieses Feld dient derzeit nur zur Information.

Kto.Fac.bank

Die Nummer, unter der Ihr Kunde bei seiner Factoring - Bank geführt wird (beim Kunden zu erfragen).

Register Code/Sort Allgemeines

Hier können Sie für z.B. die Zahlungsroutine Verbände in 4 Stufen abbilden. Dient für Zahlungen von/an Zahlungsverbände.

Code

Geben Sie hier für Jede Stufe einen Code ein. Codes werden unter Stammdaten Debitoren Codes angelegt.

Sort

Hier können verschiedene Sortierungen erfasst werden. Sortierkennzeichen erfasst man unter Basisdaten Sortierkennzeichen.

Register Sonstiges Allgemeines

Hier können Sie Aktenzeichen, Ref. - Nr, diverse Sperrungen und die Buchungsnotizen hinterlegen.

Akt. Zeich / ILN / Ref. Nr.

Informativ kann ein Akt. Zeichen, die ILN - Nummer und eine Referenz-Nummer zu dem Kunden hinterlegt werden.

Sperre

Sie können jeden Debitor mit einem der folgenden Sperrkennzeichen versehen:

 

·     Keine Sperrung      = Voreinstellung

·     Buchungssperre

·     Liefersperre

·     Buchungs- und Einkaufssperre

 

Im Kontrollfeld für Buchungssperre können Sie bestimmen, dass auf das gerade in Bearbeitung befindliche Debitorenkonto nicht mehr gebucht wird. Dies tritt z. B. ein, wenn der Debitor umfirmiert hat und unter einer anderen Debitorennummer geführt wird.

Interne Notizen

Es kann ein freier Text erfasst werden, der dann im Buchungsprogramm nach Anwahl dieser Kundennummer gezeigt werden kann.

Button Ansprechpartner Allgemeines

Informativ können hier Ansprechpartner innerhalb der Kundenfirma mit Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummern, Notizen und Sortierkennzeichen abgelegt werden.

weitere Informationen siehe Ansprechpartner

Button Banken Allgemeines

Für jeden Kunden können hier bis zu 5 Bankverbindungen erfasst werden. Für den automatischen Zahlungsverkehr kann nur eine Bank auf aktiv gesetzt sein.

Felder:

·         Land-KZ

Geben Sie hier das Länderkennzeichen der zu erfassenden Bank ein, oder wählen Sie es aus dem Auswahlfeld aus.

·         BLZ

Wählen Sie oder geben Sie eine Bankleitzahl ein.

Wenn eine Bankleitzahl im Stamm nicht vorhanden ist erscheint die Bezeichnung nicht!

Nicht vorhandene Bankleitzahlen müssen unter Basisdaten / Banken angelegt werden.

·         Bankkonto

Geben Sie die Kontonummer ein.

·         IBAN

Hinterlegen Sie hier die IBAN Nummer. Es findet ein interne Abprüfung der IBAN Nummer und der BLZ bzw. BIC statt.

·         Aktiv

Eine Bank muss auf Aktiv stehen, wenn Sie den automatischen Zahlungsverkehr verwenden.

·         Kontoinhaber

Hier können Sie den Kontoinhaber hinterlegen.