Der Kreditorenstamm umfasst alle wichtigen Informationen über Ihren Lieferanten. Außer dem Namen erhält jeder Kreditor eine Nummer und einen Suchnamen. Neben der Adresse beinhaltet der Kreditorenstamm noch zahlreiche Datenfelder, die für die spätere Bearbeitung, für Listen und Auswertungen benötigt werden.

Um die Leistungsfähigkeit des Programms optimal zu nutzen, ist es wichtig, alle Stammdaten sorgfältig und möglichst ausführlich anzulegen.

Der Mehraufwand für eine korrekte Strukturierung der Stammdaten macht sich für Sie in Ihrer täglichen Arbeit bezahlt! Beachten Sie daher bitte auch die zur Grundmaske möglichen Ergänzungen.

Nummer

Sie vergeben hier für jeden Ihrer Gläubiger eine Nummer. Diese Nummer ist der eindeutige Schlüssel des Kreditoren-Stammsatzes. Bereits angelegte Kreditoren können Sie sich aus dem Suchverzeichnis anzeigen lassen, den zugehörigen Datensatz übernehmen und bearbeiten. Sie können eine Ihnen bekannte Kreditorennummer auch direkt eingeben und sich den zugehörigen Stammsatz ohne Umweg über das Suchverzeichnis anzeigen lassen. Die nächste freie Kreditorennummer für die Neuanlage erhalten Sie mit Funktionstaste F4. Zur Neuanlage ist die Bildschirmmaske leer.

Diverse

Sie können einen einheitlichen Kreditor für diverse "Lieferanten" anlegen, die Sie nicht jeweils einzeln als Kreditor erfassen wollen, z. B. weil die Geschäftskontakte zu selten sind. Dazu aktivieren Sie das Kontrollfeld "Diverse": Ist hier ein Häkchen gesetzt, so kann die Adresse beim Buchen individuell gesetzt werden, auch wenn Sie für den diversen Kreditor hier Adressangaben machen. Sie können sich verschiedene diverse Kreditoren anlegen, die jeweils gemeinsame Merkmale wie Verbindlichkeitsgruppe oder USt - Code haben. Die Vorbelegung ist "NEIN", d. h. es wird vom Normalfall ausgegangen.

Währung

In dieser Währung werden die Lieferantenrechnungen und -zahlungen gebucht. Abweichend zu dieser Währung kann auch in Hauswährung gebucht werden.

Sprache

Die Ausdrucke wie zum Beispiel Saldenbestätigung werden in dieser Sprache gedruckt.

Register Basisdaten Allgemeines

Unter dem Register Basisdaten werden die Adressdaten, Verbindlichkeitsgruppen, VSt - Code, ID - Nr. pro Kreditor hinterlegt.

 

Anrede

Tragen Sie an dieser Stelle eine passende Anrede ein: Firma, Frau, Fräulein, Herr etc.

Name1 - 3

Tragen Sie hier Vorname(n) und Nachname von Privatpersonen (z. B.: Elke Luise Meier) oder den Namen der angeschriebenen Firma (z. B.: Müller Bau AG) in gewohnter Form in eine Zeile ein. Die Folgezeilen dürfen nur ergänzende Angaben erhalten (z. B.: Maurermeister, Drehautomaten, Abteilung XYZ, etc.).

PLZ/Ort

Dieses Feld beinhaltet gleich drei Informationen: Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort. Länderkennzeichen und Postleitzahl werden per Bindestrich voneinander getrennt.

 

Beispiel:

D-56765 Musterdorf

Land

Das Feld Land wird - dem Länderkennzeichen folgend - automatisch gefüllt. das Programm greift dabei auf die Landesbezeichnung zurück, die Sie im Modul Basisdaten als Firmenübergreifende Basisdaten im Register Länder eingetragen haben. Sie können die Vorgabe jedoch jederzeit überschreiben. Dies könnte z.B. dann nötig sein, wenn Sie erreichen möchten, dass das Land in der jeweiligen Landessprache geschrieben wird. Die Vorgabe "Großbritannien" würden Sie dann mit "Great Britain" überschreiben.

Achtung: Wenn Sie die Adresse um einen Ansprechpartner ergänzen und direkt an ihn adressieren, so wird Ihre Korrespondenz an diese Person gerichtet und die Adresse dementsprechend gestaltet.

Postfach

Wenn der Kreditor ein Postfach hat kann dieses hier hinterlegt werden.

Dabei ist zu beachten, das Postfach vor Postanschrift geht!

Briefanrede

Einige Ausdrucke wie zum Zahlungsavis werden mit dieser Breifanrede gedruckt.

Suchname

Geben Sie hier Ihren Suchnamen ein. Dieser wird bei verschieden Listen zur Auswahl mit angedruckt und in den verschieden Suchoptionen wird nach dem Namen gesucht.

Verbindlichkeitsgruppe

Mit der Suchfunktion werden alle angelegten Verbindlichkeitsgruppen angezeigt. Aus diesen können Sie eine Gruppe wählen. Verbindlichkeitsgruppen werden unter Stammdaten angelegt. Sie können so verschiedene Verbindlichkeitsgruppen, z.B. für Inland und Ausland definieren. Beim Anlegen einer Verbindlichkeitsgruppe wird auch das Sammelkonto für den Sachkontenbereich festgelegt.

VSt-Code

Der VSt - Code wird im Buchungsprogramm für die Eingangsrechnungen vorgeschlagen. Sie wählen hier für jeden Ihrer Kreditoren einen Vorsteuer-Code aus, mit dem Sie den anzuwendenden Steuersatz für Verbindlichkeiten an diesen Kreditor bestimmen. Bereits angelegte Steuersätze können Sie direkt eingeben oder sich aus dem Suchverzeichnis anzeigen lassen und übernehmen. Die Bezeichnung des Steuersatzes wird neben dem Übernahmefeld angezeigt.

Neue Steuersätze legen Sie nicht hier an, sondern im Basisdatenbereich.

ID - Nr.

Hat Ihr Kreditor eine eigene Umsatzsteuer - ID, so können Sie diese hier eingeben.

Hauptkonto Kreditor

Um eine Verbindung zwischen Haupt- und Nebenkonten zu erhalten hinterlegen Sie hier das Hauptkonto. Wurde ein Konto als Hauptkonto definiert darf hier kein Hauptkonto eingetragen werden.

Durch diese Verknüpfung haben Sie die Möglichkeit unter Konteninformation Offene Posten, Kontoauszug und Saldenanzeige sich die kompletten Kontenbewegungen dieser Verbindungen anzusehen.

Hauptkonto Debitor

Um eine Verbindung zwischen Haupt- und Nebenkonten zu erhalten hinterlegen Sie hier das Hauptkonto. Wurde ein Konto als Hauptkonto definiert darf hier kein Hauptkonto eingetragen werden.

Durch diese Verknüpfung haben Sie die Möglichkeit unter Konteninformation Offene Posten, Kontoauszug und Saldenanzeige sich die kompletten Kontenbewegungen dieser Verbindungen anzusehen.

Register Ruf - Nr./Ansprechpartner Allgemeines

Register für Rufnummern dienen zum Eintrag von Telefon- und Telefaxnummern, E-Mailadressen, etc. von Kunden, Abteilungen, Ansprechpartnern oder Mitarbeitern, entsprechend dem jeweiligen Programmteil.

Telefon/Fax

Hier soll nicht nur der jeweilige Hauptanschluss enthalten sein; eingetragen werden können weitere Rufnummern, z. B. von Nebenanschlüssen, Abteilungsdurchwahlen, Hausapparaten, Handies etc., jeweils mit der entsprechenden Eintragung im Feld "Typ":

 

·           TEL        Telefon

·           FAX        Telefax

·           DAT        Datenleitung/Modem

·           MOB       mobiles Telefon

·           EML       E-Mail

·           WWW     Internet

·           FTP        File Transfer Protocol

 

Als Bemerkung können Sie zusätzlich hinweisen auf den Gesprächspartner, die Standortbezeichnung des Apparates, die Art des Endgerätes, Kfz-Kennzeichen für Mobiltelefone, "Hotline", oder sonstiges.

Ansprechpartner

Hier können Sie auf Anhieb ihre angelegten Ansprechpartner sehen. Ansprechpartner werden über den Button Ansprechpartner angelegt.

Register Zahlung Allgemeines

In dem Register Zahlung werden alle Daten für den Zahlungsabwicklung hinterlegt. z.B. Zahlungsart, Zahlungskonditionen, Valutatage, Automatische zahlen, Factoring – Bank, Kd. - Nr., Kredit Limit usw.

Zahlungsart

Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste aus. Zahlungsarten können nur über Basisdaten - Zahlungsarten definiert werden.

Bankeinzug ab/bis

Wurde die Zahlungsart Bankeinzug gewählt können Sie hier definieren in welchem Zeitraum dieser gültig ist.

Zahlungskonditionen

Sie können hier nur eine Vorgabe aus dem Suchverzeichnis übernehmen. Zahlungskonditionen legen Sie an über Basisdaten Zahlungskonditionen. Sie sollten die Zahlungskondition hinterlegen, die bei diesem Kreditor am häufigsten vorkommt, da diese bei jeder Buchung vorgeschlagen wird. Eine Änderung während des Buchens ist aber jederzeit möglich.

Valuta-Tage

Hier eingegebene Valutatage erhöhen die Fristen der Zahlungskondition um diesen Wert.

 

Beispiel:

Ist eine Rechnung am 15. des Monats fällig, würde ein Eintrag von 3 Tagen bewirken, dass der Fälligkeitstermin um drei Tage herausgeschoben wird, also erst am 18. fällig wäre. Die Valutatage kann man aber im Buchungsdialog jederzeit ändern.

Automatisch Zahlen

Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden für fällig gewordene Rechnungen dieses Kreditors beim Starten des entsprechenden Programmteils automatisch Zahlungsbelege erstellt.

Hausbanken-Nr.

Soll das Kreditorenkonto immer auf das gleiche Bankkonto überwiesen werden, hinterlegen Sie hier Ihre Hausbank. Ihren Zahllauf können Sie nach Hausbanken sortiert ansteuern.

Factoring Bank

Tragen Sie hier die Nummer der Factoring - Bank Ihres Lieferanten ein, oder wählen Sie diese aus dem Suchverzeichnis aus. Eine neue Factoring - Bank legen Sie im Modul Vertrieb unter Sonstige Adressen an.

Kto.Fac.bank

Tragen Sie hier Ihre Kunden - Nr. bei der Factoring - Bank ein.

Kreditlimit

Geben Sie hier einen Betrag ein, der bei der Eingabe berücksichtigt wird. Ergibt die Kontrolle, bei der Offene Posten, bereits bestätigte Aufträge und der aktuelle Auftrag miteinander verrechnet werden, eine Überschreitung der Obergrenze, so macht das System mit einer Warnmeldung darauf aufmerksam.

Register Code/Sort Allgemeines

Hier können Sie für z.B. die Zahlungsroutine Verbände in 4 Stufen abbilden. Dient für Zahlungen von/an Zahlungsverbände.

 

Code

Geben Sie hier für Jede Stufe einen Code ein. Codes werden unter Stammdaten Kreditoren Codes angelegt.

Sort

Hier können verschiedene Sortierungen erfasst werden. Sortierkennzeichen erfasst man unter Basisdaten Sortierkennzeichen.

Register Sonstiges Allgemeines

Hier können Sie Aktenzeichen, Ref. - Nr, diverse Sperrungen und die Buchungsnotizen hinterlegen.

 

Akt. Zeich / ILN / Ref. Nr.

Informativ kann ein Akt. Zeichen, die ILN - Nummer und eine Referenz-Nummer zu dem Kunden hinterlegt werden.

Sperre

Sie können jedes Personenkonto mit einem der folgenden Sperrkennzeichen versehen:

·     Keine Sperrung      = Voreinstellung

·     Buchungssperre

·     Einkaufssperre

·     Buchungs- und Einkaufssperre

Im Kontrollfeld für Buchungssperre können Sie bestimmen, dass auf das gerade in Bearbeitung befindliche Kreditorenkonto nicht mehr gebucht wird. Dies tritt z. B. ein, wenn der Debitor umfirmiert hat und unter einer anderen Kreditorennummer geführt wird.

Interne Notizen

Es kann ein freier Text erfasst werden, der dann im Buchungsprogramm nach Anwahl dieser Kundennummer gezeigt werden kann.

Button Ansprechpartner Allgemeines

Informativ können hier Ansprechpartner innerhalb der Kundenfirma mit Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummern, Notizen und Sortierkennzeichen abgelegt werden.

weitere Informationen siehe Ansprechpartner.doc

Button Banken Allgemeines

Für jeden Kunden können hier bis zu 5 Bankverbindungen erfasst werden. Für den automatischen Zahlungsverkehr kann nur eine Bank auf aktiv gesetzt sein.

Felder:

• Land-KZ

Geben Sie hier das Länderkennzeichen der zu erfassenden Bank ein, oder wählen Sie es aus dem Auswahlfeld aus.

• BLZ

Wählen Sie oder geben Sie eine Bankleitzahl ein.

Wenn eine Bankleitzahl im Stamm nicht vorhanden ist erscheint die Bezeichnung nicht!

Nicht vorhandene Bankleitzahlen müssen unter Basisdaten / Banken angelegt werden.

• Bankkonto

Geben Sie die Kontonummer ein.

• IBAN

Hinterlegen Sie hier die IBAN Nummer. Es findet ein interne Abprüfung der IBAN Nummer und der BLZ bzw. BIC statt.

• Aktiv

Eine Bank muss auf Aktiv stehen, wenn Sie den automatischen Zahlungsverkehr verwenden.

• Kontoinhaber

Hier können Sie den Kontoinhaber hinterlegen.

Button Freistellung Allgemeines

Unter den Button Freistellung können sie die Freistellungsbescheinigung zum Steuerabzug bei Bauleistungen hinterlegen.

 

Diese Bildschirmmaske unterteilt sich in einen Informationsbereich und in einen Editierbereich:

Informationsbereich werden Ihnen folgende Daten angezeigt:

• Kontonummer
• Kontenbezeichnung
• Letzte Bewegung
• Anzahl der Offenen Posten

Folgende Felder können im Editierbereich hinterlegt werden:

Für den Freistellungsantrag:

• Finanzamt

Das Finanzamt muss als Kreditor definiert werden

• Datum von/bis

Hinterlegen sie hier den Gültigkeitszeitraum der Freistellung.

• Art

Hier können Sie wählen zwischen Original oder Kopie.

Für Kontrollzwecke

·         Kontrolldatum

Datum der Prüfung

·         Art

wie erfolgte die Kontrolle. Auswahlmöglichkeit Internet oder Telefon.

·         Benutzer/Name

nicht editierbar, wird automatisch durch das System gefüllt.

·         Bemerkung

Freier Text.

Für Widerspruchszwecke

·         Widerspruchsdatum

Wann wurde die Freistellung zurück gezogen

·         Art

wie erfolgte die Kontrolle. Auswahlmöglichkeit Internet oder Telefon.

·         Benutzer/Name

nicht editierbar, wird automatisch durch das System gefüllt.

·         Bemerkung

Freier Text.