In dieser Bildschirmmaske erfassen Sie die Belegarten pro Betriebsstätte, steuern die Vergabe der Belegnummern, ordnen Reports zu und regeln weitere Druckbesonderheiten.

 

Betriebsstätte

realax verwaltet Belege pro Betriebsstätte.
Sie müssen daher die Nummer der Betriebsstätte aus dem Suchverzeichnis übernehmen bzw. eine gültige Nummer eingeben.
Eine Betriebsstätte ist im Zweifelsfall dadurch gekennzeichnet, dass für diese Gewerbesteuer bezahlt wird. Betriebsstätten legen Sie an im Modul Basisdaten unter FirmenstammèErgänzenèBetriebsstätten.
Die Eingabe einer Betriebsstätte ist zwingend. Voreingestellt ist 1 = Zentrale.

Belegarten

In der Formularzuordnung haben wir die Dokumentenarten Liste, Etikett und Beleg unterschieden. Von diesen Belegen ist hier die Rede, also von Ausdrucken auf Basis des Reportprogrammes „List&Label“ in der Arte eines Beleges.

·           Nummer der Belegart

Sie tragen pro Betriebsstätte erstmals die laufenden Nummern der Belegarten ein, z. B. 10 = Angebot Inland, 11 = Angebot Ausland, 20 = Auftragsbestätigung Inland, etc. Jede Nummer kann nur einmal vergeben werden.

·           Belegart

Detaillierte Bezeichnung des übergeordneten Belegtyps (s. u.), z. B. "Angebot Maschinen Inland" oder "Auftragsbestätigung ET Ausland".

·           BT - Belegtyp

Der Belegtyp steuert den Druck seiner Belegfamilie. Über den Belegtyp werden Mengen- und/oder Wertebewegungen ausgelöst, z. B. Lagerabgänge durch Lieferscheine.
Die Belegtypen sind per Programm fix vorgegeben. Wählen Sie einen aus den Vorgaben der Auswahlliste .

·           Beleg-Typ

Die pauschale Bezeichnung des Belegtyps (z. B. Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, ...), wie Sie ihn aus der Auswahlliste übernommen haben, wird angezeigt. Der Belegtyp ist der Belegart (s. o.) übergeordnet.

·           Nr.-Kreis

Wählen Sie aus den Vorgaben den Nummernkreis der Belegart aus bzw. tragen Sie den korrekten Nummernkreis manuell ein. Nummernkreise legen Sie vorher an unter   Basisdaten èFirmenstamm èErgänzen èNummernkreise.

·           Nr. Formular

Geben Sie eine Formular-Hauptnummer für das zum Beleg gehörende, von realax erzeugte Formular ein, bzw. wählen Sie aus den Vorgaben des Suchverzeichnisses. Die Nummer dient zur Drucksteuerung.

·           AE - Verwendung

Verwendungskennzeichen. 1 = Vertrieb, 2 = Einkauf, 3 = Reklamation.

·           Kett - Kettbeleg

Hier tragen Sie die Nummer (aus der ersten Spalte der Tabelle) der Belegart ein, die verkettet ausgedruckt ("Kettbeleg") werden soll.
Z. B. können Sie so zusammen mit der Belegart "Abhol-Lieferschein" immer eine "Rechnung Selbstabholer" ausdrucken.
Ein Kettbeleg löst eine Mengen- oder Wertebewegungen aus, da er als Belegart einem Belegtyp zugeordnet ist.

·           B – Belegart aktiv

Normalerweise wird hier vom Programm ein „X“ gesetzt, weil man davon ausgeht, dass die angelegten Belegarten auch der Belegbearbeitung in den entsprechenden Bereichen zur Verfügung erstellt werden sollen. Wenn eine Belegart nicht zur Bearbeitung angeboten werden soll, entfernen Sie das „X“.

Zusatzbeleg

Zusatzbelege sind Belege, die gemeinsam mit einer "führenden" Belegart ausgedruckt werden. Zusatzbelege sind "nur Papier", lösen selbst keine Mengen- oder Wertebewegung aus, sind also nicht zu verwechseln mit den Kettbelegen, die in der vorhergehenden Tabelle den Belegarten zugeordnet werden. Zusatzbelege können an Kettbelegen "aufgehängt" sein.

Beispiele:
Adresskleber zum Lieferschein, Überweisungsformular zur Rechnung, etc.

Für jede von Ihnen aktivierte Zeile in der Tabelle für Belegarten wird eine eigene Tabelle für die Zusatzbelege angeboten. Dadurch können Sie jeder Belegart verschiedene Zusatzbelege zuweisen.
Die Belege übernehmen Sie aus den Vorschlägen des Suchverzeichnisses. Anschließend entscheiden Sie mit Eingabe "J" bzw. "j" für JA oder "N" bzw. "n" für NEIN, ob vor Belegdruck abgefragt wird oder ob der Beleg ohne Abfrage ausgedruckt wird.
Im Suchverzeichnis bekommen Sie die Belege zur Auswahl angezeigt, die Sie zuvor im Modul „Administration“ in der  Report-Formlar Zuordnung angelegt haben.