Allgemeines

Der Vorgangstyp Wartung dient zur Erfassung von regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeiten, bei denen die fristgemäße Umsetzung überwacht werden muss. Für jeden Zyklus muss ein Vorgang angelegt werden. Jedem Vorgang kann eine technische Anlage oder Sammelanlage zugeordnet werden. Mehrere Vorgänge können in einem Wartungsvertrag zusammengefasst werden.
Gibt es an einer technischen Anlage eine kleine und eine große Prüfung, bietet es sich an einen Vorgang für die kleine und einen Vorgang für die große Prüfung anzulegen. Dadurch kann an jedem Vorgang auch der korrekte Preis für die jeweilige Tätigkeit hinterlegt werden.

 

Status

301 (W1)	Wartung erstellt In diesem Status können Positionen angelegt werden, ohne dass eine Berechnung stattfindet.
302 (W2)	Wartung geplant In diesem Status werden die Wartungsdaten entsprechend der Zykluseinstellungen berechnet.
303 (W3.1)	Wartung durchgeführt Wenn die Wartung fällig ist, kann dem Programm mit diesen Status mitgeteilt werden, dass die Wartung ausgeführt worden ist und alles korrekt ist. Daraufhin wird die Wartung automatisch archiviert, der Status auf 302 zurückgesetzt und das nächste Wartungsdatum berechnet.
304 (W3.2)	Nachkontrolle notwendig Wenn bei der Wartung auffällt, dass eine Reparatur ausgelöst werden muss, kann der Wartungsvorgang mit diesem Status pausiert werden. Dem Beobachter wird mitgeteilt, dass ein Handwerker vor Ort war, aber die Wartung nicht korrekt abschließen konnte. Derweil kann die Reparatur ausgeführt werden. Im Anschluss kann der Wartungsvorgang auf 303 gesetzt werden.
305 (W5)	Wartung beendet Dieser Status wird automatisch ausgewählt, wenn beim Berechnen des nächsten Wartungsdatums das Ende der Position oder des zugehörigen Vertrages erreicht wird. Alternativ kann dieser Status auch manuell ausgewählt werden, um die Position zu beenden. Vorgänge in diesem Status befinden sich im Archiv.
306 (W6)	Wartung storniert Dieser Status kann ausgewählt werden, wenn Daten falsch erfasst worden sind. In diesem Status werden keine Berechnungen durchgeführt. Vorgänge in diesem Status werden nicht in Auswertungen angezeigt. Dieser Status ist ein Archivstatus.

 

Reiter

·         Vorgangsnummer
Die Vorgangsnummer ist ein eindeutiger Schlüssel für alle Vorgänge im aktuellen Mandanten. Er besteht aus bis zu 30 alphanumerischen Zeichen.

·         Alternative Vorgangsnummer.
Die alternative Vorgangsnummer bietet eine zusätzliche Möglichkeit Vorgänge zu kennzeichnen. Hier kann z.B. die Vorgangsnummer eines Fremdsystems hinterlegt werden.

·         Vorgangstyp
Dieses Feld hat in dieser Maske immer den Wert 1.

·         Vorgangsstatus
Der Vorgangsstatus gibt den Abarbeitungsstand des Vorganges wieder. Durch dieses Feld wird außerdem beeinflusst, ob der Vorgang im Archiv ist oder nicht.
Alle stornierten oder abgeschlossenen Vorgänge landen im Archiv. Möchten man diese Vorgänge in der Vorgangsübersicht wiederfinden, muss der Archivhaken gesetzt sein.
siehe auch Menüpunkt T.4.1

·         Bezeichnung
Die Bezeichnung ergänzt den Vorgang um eine aussagekräftige Beschreibung betreffenden Tätigkeit.

·         Objekt
Dieses Feld bestimmt den Ort, an dem die Maßnahme passiert. Der Ort kann unterschiedlich genau angegeben werden. Es bestehen folgende Auswahlmöglichkeiten:
Liegenschaft     – Das ist die gröbste Ebene und dient am ehesten zur Bestimmung des verantwortlichen Mitarbeiters.
Grundstück  – Auf dieser Ebene ist bereits die Anschrift verfügbar
Mietfläche    – Auf dieser Ebene kann zusätzlich der Mieter bestimmt werden
Raum          – Das ist die tiefste Ebene mit der genausten Zuordnung

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkten bearbeitet werden:
à„4.3.1 Liegenschaftsstamm“
à„T.1.A Räume“

·         Vertrag
An diesem Feld kann ein zuvor angelegter Vertrag mit dem aktuellen Vorgang verknüpft werden. In der Regel ist hier der zu dieser Position gehörende Wartungsvertrag hinterlegt. Nur wenn der Wartungsvertrag mit dem Vorgang verknüpft ist, werden im Wartungsvertrag die Vorgänge als Positionen angezeigt.

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkten bearbeitet werden:
à „T.1.3 Vertragsstruktur“
à „T.1.4 Wartungsvertrag“
à „T.1.5 Versicherungsvertrag“
à „T.1.6 Dienstleistungsvertrag“

·         Anlagen-Nr.
An diesem Feld kann eine zuvor angelegte technische Anlage (wie z.B. Heizunganlage oder Jalousie) dem Vorgang zugeordnet werden. Dieses Feld ist vorrangig für die Auswertung gedacht um später alle Reparaturvorfälle / Wartungen zu einer technischen Anlage herausfiltern zu können.

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkten bearbeitet werden:
à „T.1.8 technische Anlagen“
à „T.1.9 Anlagenstruktur“

·         Kreditor-Nr.
Dieses Feld bestimmt den Auftragnehmer für den aktuellen Vorgang. In der Regel wird Kreditor aus dem Vertrag vorbelegt. Er kann aber auch manuell abgeändert werden.

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkten bearbeitet werden:
à „5.1.2 Kreditoren“

·         Mitarbeiter-Nr.
Dieses Feld kann zur Verteilung der Vorgänge auf einzelne Mitarbeiter genutzt werden

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkt bearbeitet werden:
à„B.G Mitarbeiter/Vertreter“

·         Abteilungs-Nr.
Dieses Feld kann zur Verteilung der Vorgänge auf mehrere Abteilungen genutzt werden

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkt bearbeitet werden:
à„B.6 Basisdaten“

·         Gewerk-Nr.
Dieses Feld grenzt die notwendigen Arbeiten auf ein spezifisches Gewerk ein

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkt bearbeitet werden:
à„T.1.1 Gewerkeliste“

 

Der Reiter Budgetverknüpfung ist nur sichtbar, wenn in den Parametern die Budgetunterstützung aktiviert ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Stammdaten Parameter.

 

·         Budgetnummer
In diesem Feld kann ein Budget mit dem Vorgang verknüpft werden. Ab dem Status 302 ist dieses Feld ein Pflichtfeld, sofern der Reiter überhaupt sichtbar ist.
Wenn ein Budget hinterlegt wird, werden in den darunterliegenden Feldern Informationen zum Verbrauch des ausgewählten Budgets angezeigt. In der letzten Zeile ist durch die farbliche Hinterlegung ersichtlich ob noch genügend Geld für die Umsetzung des Vorganges zur Verfügung steht. Die Auftragssumme berechnet sich dabei aus allen Zyklen innerhalb der Gültigkeit des Budgets multipliziert mit dem zu diesem Zeitpunkt geltenden Preis.

 

Hintergrund	Erklärung
	Die Summe aller zugeordneten Vorgänge ist kleiner als die Budgetsumme.
	Die Summe aller zugeordneten Vorgänge ist größer als die Budgetsumme aber noch innerhalb der erlaubten Abweichung.
	Die Summe aller zugeordneten Vorgänge ist größer als die Budgetsumme und der erlaubten Abweichung.

 

Hinweis:       Für weiterführende Informationen zu diesem Reiter schauen Sie ebenfalls unter
à„wiederkehrende Teilmasken“ -> „Reiter Termine“.

·         Beginn-Datum
In diesem Feld wird der Beginn der Vertragsposition hinterlegt werden. Termine werden vom Programm nicht vor diesem Datum generiert.

·         Erstes Datum (Soll)
In diesem Feld kann das Basisdatum hinterlegt werden, von dem aus n Zyklen addiert werden. Das Datum muss nicht identisch mit dem Beginn-Datum sein. Termine werden vom Programm nicht vor diesem Datum generiert.

·         Zyklus
In diesem Feld kann der Zyklus hinterlegt werden, zu dem Termine für die Wartung generiert werden sollen. In der Liste stehen folgende Werte zur Verfügung:
1w               wöchentlich
2w               2-wöchentlich
1m              monatlich
2m              2-monatlich
3m              vierteljährlich
6m              halbjährlich
1y               jährlich
2y               2-jährlich
5y               5-jährlich

·         Terminvorgabe
In diesem Feld werden die vom Programm berechneten Termine hinterlegt. Der Termin wird berechnet, wenn alle notwendigen Informationen hinterlegt sind und eines der folgenden Felder verlassen wird: „Beginn Datum“, „erstes Datum (Soll)“ oder „Ende-Datum“ oder das Feld „Zyklus“ verändert wird.

·         Realisierung am
In diesem Feld wird die tatsächliche Umsetzung der Wartung durch den Benutzer eingetragen. Durch den Statuswechsel auf 303 werden Soll- und Ist-Datum archiviert. Und das nächste Datum berechnet.

·         Wiedervorlage am
In diesem Feld kann ein zusätzliches Datum eingegeben werden, zu dem man ein Eintrag in der Fristenübersicht erzeugen kann.

·         Ende-Datum
In diesem Feld wird das Ende-Datum der Vertragsposition hinterlegt. Termine werden vom Programm nicht nach diesem Datum generiert. Wird durch die Berechnung der Datumswerte dieser Wert überschritten, wird der Vorgang automatisch abgeschlossen.

In diesem Reiter werden alle Belege angezeigt, die dem aktuellen Vorgang zugeordnet sind. Eine Bearbeitung ist an dieser Stelle nicht möglich. Sollten Belege korrigiert werden, müssen diese im Rechnungseingangsbuch entsprechend angepasst werden.

 

·         ER-Nr.
In dieser Spalte wird die externe Eingangsrechnungsnummer angezeigt.

·         Netto
In dieser Spalte wird der Nettowert der Rechnung angezeigt.

·         Buchungstext
In dieser Spalte wird der Buchungstext aus dem Rechnungseingangsbuch angezeigt.

·         Letzt. Änd. am
In dieser Spalte wird angezeigt, wann die letzte Änderung an diesem Datensatz vorgenommen wurde

·         von
In dieser Spalte wird angezeigt, von wem die letzte Änderung an diesem Datensatz vorgenommen wurde

In diesem Reiter werden die bereits umgesetzten Wartungen dieser Position angezeigt. Eine manuelle Ergänzung ist möglich, hat jedoch keine Auswirkung auf die Berechnung im Reiter Termine (hier muss das entsprechende Soll-Datum zusätzlich angepasst werden.)

 

·         #
Dieses Feld bestimmt eine fortlaufende Nummer, um den Datensatz eindeutig zu kennzeichnen.

·         Soll-Datum
In dieser Spalte steht das berechnete Datum entsprechend Zyklus und erstem Datum.

·         Ist-Datum
In dieser Spalte steht das tatsächliche Datum aus der manuellen Eingabe.

Für weiterführende Informationen zu diesem Reiter schauen Sie unter
à„wiederkehrende Teilmasken“.

Für weiterführende Informationen zu diesem Reiter schauen Sie unter
à„wiederkehrende Teilmasken“.

Menüs

·         Drucken
Über diesen Menüpunkt kann man alle Reparaturbelege drucken. Die zur Auswahl stehenden Layouts hängen vom zuletzt gespeicherten Status des Vorganges ab. Standardmäßig sind bei Wartungen keine Layouts hinterlegt.

·         Instandsetzung erzeugen
Über diesen Menüpunkt kann man eine Reparatur erzeugen. Dieser Instandsetzungsvorgang hat die gleichen Daten wie der Wartungsvorgang und ist ebenfalls mit dem Wartungsvertrag verknüpft.