Allgemeines

Der Vorgangstyp Instandsetzung dient zur Erfassung eines Schadensfalls mit dessen Umsetzung ein Handwerker betraut ist.

Sollten für die Reparatur mehrere Handwerker nötig sein, müssen auch mehrere Instandsetzungsvorgänge angelegt werden – für jeden Handwerker mindestens ein Vorgang. Die einzelnen Vorgänge können z.B. durch ein Ticket oder eine altn. Vorgangsnummer zusammengehalten werden. Durch die Auftrennung kann aber auch für jeden Handwerker der aktuelle Abarbeitungsstand festgehalten werden. Jeder Stand wird durch einen entsprechenden Status festgehalten.

Durch das Programm wird keine Reihenfolge der Status erzwungen. Die Angebotsphase wird aber immer vor der Umsetzung passieren. Durch die freie Auswahl der Status können aber Status übersprungen werden, wenn sie nicht benötigt werden. Im Folgenden werden Status näher erläutert

 

Status

Angebotsstatus
201 (I01)	Anfrage versendet In diesem Status kann eine Anfrage gedruckt werden. Gleichzeitig wird dem Beobachter mitgeteilt, dass an dem Vorgang aktuell nichts zu tun ist, solange noch kein Angebot eingetroffen ist.
202 (I02)	Angebot erhalten Nachdem eine Anfrage versendet wurden ist, ist hierzu ein Angebot eingegangen. In diesem Status sollten auch die zugehörigen Angebotsinformationen hinterlegt sein.
209 (I09)	Angebot abgelehnt In diesem Status ist der Vorgang abgeschlossen und damit im Archiv. Entweder wurde die Anfrage abgelehnt oder das Angebot als „nicht ausreichend“ qualifiziert.
Freigabestatus
211 (I11)	Freigabe beantragt In diesem Status wurde die Freigabe für den Vorgang beantragt. Eine Freigabe ist manchmal notwendig, wenn der Auftrag eine festgelegte Grenze bei den Kosten überschreitet.
212 (I12)	Freigabe erhalten Der Vorgang wurde zur Beauftragung freigegeben. Ein entsprechendes Dokument kann über die Sammelakte angehangen werden.
219 (I19)	Freigabe abgelehnt Der Vorgang wurde nicht zur Beauftragung freigegeben. Entweder kann an dieser Stelle das Angebot nochmal nachverhandelt werden oder der Vorgang ist mit diesem Status abgeschlossen. Dieser Status ist ein Archivstatus.

 

Umsetzungsstatus
221 (I21)	Vorgang beauftragt In diesem Status kann eine Beauftragung gedruckt werden. Sollte die Budgetnutzung aktiviert sein, muss spätestens in diesem Status ein Budget zugeordnet sein. Dem Beobachter wird mitgeteilt, dass alle Vorarbeiten zu diesem Vorgang abgeschlossen sind und der Handwerker die beauftragten Arbeiten umsetzt.
222 (I22)	Leistung erbracht Wenn der Handwerker nach Abschluss seiner Arbeiten eine Rückmeldung gibt, kann der Vorgang in den Status „Leistung erbracht“ gesetzt werden.
223 (I23)	Rechnung erhalten Mit dem Eingang einer Rechnung kann der Vorgang in diesen Status gesetzt werden.
224 (I24)	Vorgang in Gewährleistung Nach Überprüfung aller zugehörigen Rechnungen kann der Vorgang in den Gewährleistungsstatus gesetzt werden. Ist der Vorgang zu klein für eine Gewährleistungsverfolgung, kann der Vorgang auch direkt in den Status Vorgang abgeschlossen gesetzt werden. Der Gewährleistungsstatus hilft, Vorgänge die sich in Gewährleistung befinden wieder zu finden.
228 (I28)	Vorgang abgeschlossen Der Status wird ausgewählt, wenn alle Aktivitäten an diesem Vorgang abgeschlossen sind – das heißt: die Arbeiten ordnungsgemäß abgeschlossen sind alle Rechnungen eingegangen und geprüft sind und der Gewährleistungszeitraum abgelaufen ist. Vorgänge ion diesem Status befinden sich im Archiv.
229 (I29)	Vorgang storniert Dieser Vorgangsstatus kann ausgewählt werden, wenn der Vorgang doppelt erfasst wurde oder wenn die Arbeiten aus diversen Gründen doch nicht fortgeführt werden sollen.

 

 

Reiter

·         Vorgangsnummer
Die Vorgangsnummer ist ein eindeutiger Schlüssel für alle Vorgänge im aktuellen Mandanten. Er besteht aus bis zu 30 alphanumerischen Zeichen.

·         Alternative Vorgangsnummer.
Die alternative Vorgangsnummer bietet eine zusätzliche Möglichkeit Vorgänge zu kennzeichnen. Hier kann z.B. die Vorgangsnummer eines Fremdsystems hinterlegt werden.

·         Zugehöriges Ticket.
In diesem Feld kann man die Verknüpfung mit einem Ticket hinterlegen. Wird der aktuelle Vorgang aus der Ticketmaske heraus generiert, wird die Verknüpfung automatisch gespeichert.

·         Vorgangstyp
Dieses Feld hat in dieser Maske immer den Wert 3.

·         Vorgangsstatus
Der Vorgangsstatus gibt den Abarbeitungsstand des Vorganges wieder. Durch dieses Feld wird außerdem beeinflusst, ob der Vorgang im Archiv ist oder nicht.
Alle stornierten oder abgeschlossenen Vorgänge landen im Archiv. Möchten man diese Vorgänge in der Vorgangsübersicht wiederfinden, muss der Archivhaken gesetzt sein.
siehe auch Menüpunkt T.4.1

·         Priorität
In diesem Feld kann hinterlegt werden, wie schnell die Abarbeitung des Vorganges von Statten gehen soll. In die Liste stehen folgende Werte zur Verfügung:
0                 keine Priorität
1                 normale Abarbeitung
2                 dringende Abarbeitung

·         Bezeichnung
Die Bezeichnung ergänzt den Vorgang um eine aussagekräftige Beschreibung des Vorfalls.

·         Objekt
Dieses Feld bestimmt den Ort, an dem die Maßnahme passiert. Der Ort kann unterschiedlich genau angegeben werden. Es bestehen folgende Auswahlmöglichkeiten:
Liegenschaft     – Das ist die gröbste Ebene und dient am ehesten zur Bestimmung des verantwortlichen Mitarbeiters.
Grundstück  – Auf dieser Ebene ist bereits die Anschrift verfügbar
Mietfläche    – Auf dieser Ebene kann zusätzlich der Mieter bestimmt werden
Raum          – Das ist die tiefste Ebene mit der genausten Zuordnung

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkten bearbeitet werden:
à„4.3.1 Liegenschaftsstamm“
à„T.1.A Räume“

·         Vertrag
An diesem Feld kann ein zuvor angelegter Vertrag mit dem aktuellen Vorgang verknüpft werden. Ein typisches Beispiel ist die Verknüpfung mit einem Rahmenvertrag, der konkrete Leistungen beinhaltet oder ein Wartungsvertrag, wenn darin auch Reparaturleistungen geregelt sind.

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkten bearbeitet werden:
à „T.1.3 Vertragsstruktur“
à „T.1.4 Wartungsvertrag“
à „T.1.5 Versicherungsvertrag
à „T.1.6 Dienstleistungsvertrag“

·         Anlagen-Nr.
An diesem Feld kann eine zuvor angelegte technische Anlage (wie z.B. Heizunganlage oder Jalousie) dem Vorgang zugeordnet werden. Dieses Feld ist vorrangig für die Auswertung gedacht um später alle Reparaturvorfälle zu einer technischen Anlage herausfiltern zu können.

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkten bearbeitet werden:
à „T.1.8 technische Anlagen“
à „T.1.7 Anlagenstruktur“

·         Auftragnehmer / Interessent
Dieses Feld bestimmt den Auftragnehmer für den aktuellen Vorgang. Es kann immer nur ein Auftragnehmer ausgewählt werden. Ist eine Reparatur komplexer, muss für jeden Auftragnehmer ein separater Vorgang angelegt werden. Die Vorgänge können durch die Zuordnung zu einem Ticket oder über die alternative Vorgangsnummer gruppiert werden. Bei der Auswahl stehen sowohl Kreditoren als auch Interessenten zur Verfügung.

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkten bearbeitet werden:
à „5.1.2 Kreditoren“
à „T.1.9 Interessenten“

·         Rechnungsempfänger
In diesem Feld wird der Rechnungsempfänger hinterlegt. Die dazugehörigen Informationen werden bei einer Beauftragung für die Rechnungsadresse ausgewiesen.

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkten bearbeitet werden:
à „5.1.1 Debitoren“

·         Gewerk-Nr.
Dieses Feld grenzt die notwendigen Arbeiten auf ein spezifisches Gewerk ein

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkt bearbeitet werden:
à„T.1.1 Gewerkeliste“

·         Mitarbeiter-Nr.
Dieses Feld kann zur Verteilung der Tickets auf einzelne Mitarbeiter genutzt werden

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkt bearbeitet werden:
à„B.G Mitarbeiter/Vertreter“

·         Abteilungs-Nr.
Dieses Feld kann zur Verteilung der Tickets auf mehrere Abteilungen genutzt werden

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkt bearbeitet werden:
à„B.6 Basisdaten“

·         Geschäftsjahr
In diesem Feld kann die Zuordnung zum zugehörigen Geschäftsjahr vorgenommen werden. Diese Zuordnung ist notwendig, wenn Geschäftsjahresbudgets im System gepflegt werden.

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkt bearbeitet werden:
à„B.1 Firmenstamm à Geschäftsjahr“

 

Der Reiter Budgetverknüpfung ist nur sichtbar, wenn in den Parametern die Budgetunterstützung aktiviert ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Stammdaten Parameter.

 

·         Budgetnummer
In diesem Feld kann ein Budget mit dem Vorgang verknüpft werden. Ab dem Status 221 ist dieses Feld ein Pflichtfeld, sofern der Reiter überhaupt sichtbar ist.
Wenn ein Budget hinterlegt wird, werden in den darunterliegenden Feldern Informationen zum Verbrauch des ausgewählten Budgets angezeigt. In der letzten Zeile ist durch die farbliche Hinterlegung ersichtlich ob noch genügend Geld für die Umsetzung des Vorganges zur Verfügung steht.

 

Hintergrund	Erklärung
	Die Summe aller zugeordneten Vorgänge ist kleiner als die Budgetsumme.
	Die Summe aller zugeordneten Vorgänge ist größer als die Budgetsumme aber noch innerhalb der erlaubten Abweichung.
	Die Summe aller zugeordneten Vorgänge ist größer als die Budgetsumme und der erlaubten Abweichung.

 

·         Angebots-Nr.
In diesem Feld kann die Angebotsnummer hinterlegt werden. Diese Information wird bei der Beauftragung ausgegeben, wenn als Basis Angebot ausgewählt ist.

·         Angebots-Datum
In diesem Feld kann das Datum des Angebotes hinterlegt werden. Diese Information wird bei der Beauftragung ausgegeben, wenn als Basis Angebot ausgewählt ist.

·         Angebots-Summe
In diesem Feld kann die Angebotssumme hinterlegt werden. Diese Information wird zur Berechnung der Auftragssumme herangezogen.

·         Nachlass auf Angebot (in €) / (in %)
In diesen Feldern kann ein ausgehandelter Nachlass auf das zugehörige Angebot hinterlegt werden. Diese Information wird zur Berechnung der Auftragssumme herangezogen.

·         Basis der Beauftragung
Mit diesem Feld können die Textpassagen bei der Beauftragung beeinflusst werden. Es stehen folgende Werte zur Verfügung:
0                 ohne
1                 Rahmenvertrag
2                 Leistungsverzeichnis
3                 Angebot

·         Auftragssumme
In diesem Feld kann die Auftragssumme unabhängig von der Angebotssumme hinterlegt werden. Möchten man die Auftragssumme aus der Angebotssumme ermitteln, kann man die Schaltfläche „ => Auftragsumme“ zur Übernahme benutzen.
Die Auftragssumme bildet die Basis gegenüber dem Budget. Außerdem wird die Auftragssumme in der Beauftragung ausgegeben.

·         Zahlungskond.
Die Zahlungskonditionen werden nach der Auswahl des Kreditors aus dem Kreditorenstamm übernommen. Durch Bearbeitung dieses Feldes können Sie jedoch für diesen Auftrag abgeändert werden.

·         Zusätzliche Vereinbarungen
In diesem Feld können zusätzliche Vereinbarungen, die in der Beauftragung erwähnt werden sollen, hinterlegt werden.

Für weiterführende Informationen zu diesem Reiter schauen Sie unter
à „wiederkehrende Teilmasken“ -> „Reiter Notizen“

Hinweis:       Für weiterführende Informationen zu diesem Reiter schauen Sie ebenfalls unter
à„wiederkehrende Teilmasken“ -> „Reiter Termine“.

·         Beginn-Datum
In diesem Feld kann die Anlage des Vorganges hinterlegt werden.

·         Beginn der Arbeiten
In diesem Feld kann der Start der Arbeiten des Handwerkers hinterlegt werden.

·         Terminvorgabe
In diesem Feld kann hinterlegt werden, bis wann die Arbeiten umgesetzt sein müssen. Diese Information wird bei der Beauftragung mit ausgegeben, sofern sie gefüllt ist.

·         Realisierung am
In diesem Feld kann hinterlegt werden, wann die Arbeiten tatsächlich umgesetzt wurden sind.

·         Wiedervorlage am
In diesem Feld kann ein zusätzliches Datum eingegeben werden, zu dem man ein Eintrag in der Fristenübersicht erzeugen kann.

·         Ende-Datum
In diesem Feld kann hinterlegt werden, wann der Vorgang beendet wurde. Sofern das Datum beim Abschließen eines Vorganges noch nicht gefüllt ist, trägt das Programm den Wert automatisch ein.

·         Gewährleistung von
In diesem Feld kann der Start der Gewährleistung hinterlegt werden.

·         Gewährleistung bis
In diesem Feld kann das Ende der Gewährleistung hinterlegt werden.

In diesem Reiter werden alle Belege angezeigt, die dem aktuellen Vorgang zugeordnet sind. Eine Bearbeitung ist an dieser Stelle nicht möglich. Sollten Belege korrigiert werden, müssen diese im Rechnungseingangsbuch entsprechend angepasst werden.

 

·         ER-Nr.
In dieser Spalte wird die externe Eingangsrechnungsnummer angezeigt.

·         Netto
In dieser Spalte wird der Nettowert der Rechnung angezeigt.

·         Buchungstext
In dieser Spalte wird der Buchungstext aus dem Rechnungseingangsbuch angezeigt.

·         Letzt. Änd. am
In dieser Spalte wird angezeigt, wann die letzte Änderung an diesem Datensatz vorgenommen wurde

·         von
In dieser Spalte wird angezeigt, von wem die letzte Änderung an diesem Datensatz vorgenommen wurde

In diesem Reiter werden alle Zahlungen angezeigt, die dem aktuellen Vorgang zugeordnet sind. Eine Bearbeitung ist an dieser Stelle nicht möglich. Sollten Zahlungen korrigiert werden, müssen diese im Modul Finanzbuchhaltung entsprechend angepasst werden.

 

·         Fremdbel.Nr.
In dieser Spalte wird die externe Eingangsrechnungsnummer angezeigt.

·         Netto
In dieser Spalte wird der berechnete Nettowert der Zahlung angezeigt.

·         Buchungstext
In dieser Spalte wird der Buchungstext angezeigt.

·         Letzt. And. Am
In dieser Spalte wird angezeigt, wann die letzte Änderung an diesem Datensatz vorgenommen wurde.

Für weiterführende Informationen zu diesem Reiter schauen Sie unter
à„wiederkehrende Teilmasken“.

Für weiterführende Informationen zu diesem Reiter schauen Sie unter
à„wiederkehrende Teilmasken“.

 

Menüs

·         Reparaturregelungen
Über diesen Menüpunkt gelangt man in die Reparaturregelungen des Mietvertrags. Der zugehörige Mietvertrag wird anhand des aktuellen Datums und des ausgewählten Objektes bestimmt. Im Objektfeld muss eine Mietfläche oder Raum ausgewählt sein.

Für weiterführende Informationen zu diesem Menüpunkt schauen Sie unter
à „Objektmanagement“ -> „Mietvertrag“ -> „Reparaturregelungen“

·         Mieter vom Objekt
Über diesen Menüpunkt gelangt man in eine Übersicht aller Mieter aus der Mietfläche. Diese Übersicht dient nur Informationszwecken. Basis für die Anzeige ist das Objektfeld. Im Objektfeld muss eine Mietfläche oder Raum ausgewählt sein.

 

·         Drucken
Über diesen Menüpunkt kann man alle Reparaturbelege drucken. Die zur Auswahl stehenden Layouts hängen vom zuletzt gespeicherten Status des Vorganges ab.

 

Status	Status Bezeichnung	Zur Verfügung stehende Belege
201	Anfrage versendet	Angebotsaufforderung
221	Vorgang beauftragt	Beauftragung (Dieser Beleg beinhaltet unterschiedliche Varianten, je nach Auswahl des Feldes Basis der Beauftragung)