Allgemein

Das technische Objektmanagement kann auf der einen Seite komplett ohne die Nutzung von Budgets verwendet werden. Dann können Aufträge unabhängig von der Auftragssumme bearbeitet werden.

Auf der anderen Seite kann aber auch die Budgetunterstützung aktiviert werden. Dann muss spätestens im Status Vorgang beauftragt jedem Vorgang ein Budget zugeordnet sein. Außerdem können die Grenzen des Budgets nicht überschritten werden.

Budgets werden immer auf der untersten Ebene im Programm angelegt. Es gibt sowohl Geschäftsjahresbudgets als auch Projektbudgets mit Laufzeiten von mehr als zwölf Monaten. Sobald die Budgets freigegeben sind, können sie den Vorgängen zugeordnet werden.
Nachträge bedürfen einer separaten Freigabe, stehen aber nach der Freigabe sofort in den Vorgängen, die dem Hauptbudget zugeordnet sind, zur Verfügung.
Budgets und Ihre Nachträge zeigen in den ersten vier Reitern immer die gleichen Informationen an. Egal von wo aus Sie bearbeitet werden.

Status

101
(B01)

Budget erfasst

Während der Erfassung eines Budgets kann dieses im Status B01 gespeichert werden. In diesem Status ist keine Nutzung des Budgets möglich.

102
(B02)

Budget freigegeben

Sobald alle Informationen am Budget hinterlegt sind und das Budget freigegeben wurde, kann es im Status B02 gespeichert werden.

In diesem Status können die Daten nicht mehr verändert werden. Dafür können in diesem Status die Budgets den einzelnen Vorgängen zugeordnet werden.

108
(B08)

Budget abgeschlossen

In diesem Status können die Budgets keinen neuen Vorgängen mehr zugeordnet werden. Vorhandene Vorgänge können jedoch weiter abgearbeitet werden und Rechnungen dazu erfasst werden.

109
(B09)

Budget storniert

Wird ein ursprüngliches Budget aufgelöst oder wurde ein Datensatz falsch erfasst, kann er im Status B09 gespeichert werden.

Wenn in diesem Status noch Vorgänge mit diesem Budget verknüpft sind, wird angeboten, die Vorgänge an ein anderes Budget zu hängen.

Budgeterfassung

Reiter

Dieser Reiter fasst die Informationen des aktuellen Budgets inklusive der zugeordneten Nachträge, Vorgänge, Belege und Zahlungen zusammen.

· Budgetnummer
Die Budgetnummer bildet zusammen mit der Nachtragsnummer einen eindeutigen Schlüssel. Die Budgetnummer wird an den Vorgängen als Zuordnung zum Budget ausgewählt. Sie kann maximal 30 alphanumerische Zeichen enthalten.

· Nachtragsnummer
Die Nachtragsnummer bildet zusammen mit der Budgetnummer einen eindeutigen Schlüssel. Beim Initialbudget sollte die Nachtragsnummer immer mit 00 angegeben werden. Tatsächliche Nachträge erhalten dann beginnend mit 01 die aufsteigenden Zahlen. Dieses Feld kann bis zu 10 alphanumerische Zeichen enthalten.

· Alternative Budgetnummer
Die alternative Budgetnummer bietet eine zusätzliche Möglichkeit Budgets zu kennzeichnen. Hier kann z.B. die Budgetnummer eines Fremdsystems hinterlegt werden.

· Budgetstatus
Der Budgetstatus gibt den Abarbeitungsstand des Budgets wieder. Durch dieses Feld wird außerdem beeinflusst, ob der Datensatz bearbeitet werden kann oder ob Vorgänge zugeordnet werden können.

· Bezeichnung
Die Bezeichnung ergänzt das Budget um eine aussagekräftige Beschreibung der Nutzung.

· Gültig von / Gültig bis
In diesen Feldern wird die Gültigkeit des Budgets hinterlegt. Diese Werte werden in Auswertungen sowie bei der Berechnung der Kosten für Wartungen herangezogen.

· Verschiebung vom Budget
Ist der Haken in diesem Feld gesetzt, können über das Menü Budgetwerte aus anderen Budgets transferiert werden. Jeder Transfer wird im Reiter Positionen als separate Datenzeile mit Ziel, Quelle und Wert hinterlegt.

· Verschiebung vom Vorgang
Ist der Haken in diesem Feld gesetzt, werden beim Speichern eines Vorganges(, bei dem dieses Budget zugeordnet ist, ) gegebenenfalls notwendige Plankosten aus anderen Budgets zur Verschiebung angeboten. Jeder ausgelöste Transfer wird im Reiter Positionen in diesem Budget als separate Datenzeile mit Ziel, Quelle und Wert hinterlegt.

· Abweichung (in Prozent)
In diesem Feld kann eine Prozentangabe in Bezug auf den Nettobudgetwert angegeben werden, um dessen Betrag das Budget überzogen werden darf. Der Wert wird mit positiven Zahlen angegeben. Bei Nutzung dieses Puffers wird das Restbudget im Vorgang gelb hinterlegt und beim Speichern ein Hinweis auf den Verbrauch des Budgets ausgegeben. Ist der Puffer ausgeschöpft, kann der Vorgang nicht mehr gespeichert werden.

· Abweichung (in Euro)
In diesem Feld kann ein fester Nettobetrag angegeben werden, um dessen Betrag das Budget überzogen werden darf. Der Wert wird mit positiven Zahlen angegeben. Bei Nutzung dieses Puffers wird das Restbudget im Vorgang gelb hinterlegt und beim Speichern ein Hinweis auf den Verbrauch des Budgets ausgegeben. Ist der Puffer ausgeschöpft, kann der Vorgang nicht mehr gespeichert werden.

· Anzeige
In diesem Feld kann hinterlegt werden, ob die Kostenwerte in den Übersichtsreitern oder Auswertungen verkürzt dargestellt werden oder nicht. Die Berechnung der Werte erfolgt jedoch immer auf den Cent genau.

·         Anzeige Format
In diesem Feld kann das Format für die Kostenwerte in den Übersichtsreitern hinterlegt werden. Für das Format gibt es folgende Regeln:
#          Angabe einer optionalen Stelle
0          Definitive Stelle (ggf. mit 0 aufgefüllt)
,           Tausender Trennzeichen
.           Kommazeichen

·         Druck Format
In diesem Feld kann das Format für die Kostenwerte in den Auswertungen hinterlegt werden. Für das Format gibt es folgende Regeln
-           Angabe einer optionalen Stelle
&          Definitive Stelle (ggf. mit 0 aufgefüllt)
,           Tausender Trennzeichen
.           Kommazeichen

In diesem Reiter kann bestimmt werden, welche Vorgänge mit dem Budget verknüpft werden können. Alle Werte die hier eingetragen werden, müssen am Vorgang ebenfalls gefüllt sein. Bei den Baumauswahlfeldern gilt: Ist das gleiche Element oder ein tiefer liegendes Element am Vorgang ausgewählt, kann das Budget zugeordnet werden.

·         Objekt
Dieses Feld bestimmt den Ort, für den das Budget gilt. Der Ort kann unterschiedlich genau angegeben werden. Es bestehen folgende Auswahlmöglichkeiten:
Liegenschaft     – Das ist die gröbste Ebene und dient am ehesten zur Bestimmung des verantwortlichen Mitarbeiters.
Grundstück       – Auf dieser Ebene ist bereits die Anschrift verfügbar.
Mietfläche        – Auf dieser Ebene kann zusätzlich der Mieter bestimmt werden.
Raum   – Das ist die tiefste Ebene mit der genausten Zuordnung.

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkten bearbeitet werden:
à„4.3.1 Liegenschaftsstamm“
à„T.1.A Räume“

· Anlagen-Nr.
An diesem Feld kann eine zuvor angelegte technische Anlage (wie z.B. Heizungsanlage oder Jalousie) dem Budget zugeordnet werden.

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkten bearbeitet werden:
à „T.1.8 technische Anlagen“
à „T.1.7 Anlagenstruktur“

· Vertrag
An diesem Feld kann ein zuvor angelegter Vertrag mit dem aktuellen Budget verknüpft werden.

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkten bearbeitet werden:
à „T.1.3 Vertragsstruktur“
à „T.1.4 Wartungsvertrag“
à „T.1.5 Versicherungsvertrag
à „T.1.6 Dienstleistungsvertrag“

· Gewerk-Nr.
Dieses Feld grenzt die notwendigen Arbeiten auf ein spezifisches Gewerk ein.

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkt bearbeitet werden:
à„T.1.1 Gewerkeliste“

· Geschäftsjahr
In diesem Feld kann die Zuordnung zum zugehörigen Geschäftsjahr vorgenommen werden. Diese Zuordnung ist notwendig, wenn Geschäftsjahresbudgets im System gepflegt werden.

Die zur Verfügung stehenden Werte können unter folgenden Menüpunkt bearbeitet werden:
à„B.1 Firmenstamm à Geschäftsjahr“

In diesem Reiter kann eine Verknüpfung mit der Plankostenrechnung (siehe auch Menüpunkt à 5.H.5 Jahresbudget) hergestellt werden. Der automatische Abgleich passiert nur im Status „102 - Budget freigegeben“.

· Verknüpfung zur FiBu
Dieses Feld bestimmt, ob der Abgleich für das aktuelle Budget generell stattfinden soll. Dabei ist egal, ob die Auslösung manuell oder automatisch passiert.

· Automatischer Abgleich
Dieses Feld bestimmt, ob der Abgleich bei jeder Budgetänderung automatisch passiert.

· Verteilung-Nr.
In diesem Feld kann die Konfiguration aus der Plankostenrechnung ausgewählt werden. Damit ändern sich die Felder Kostenstelle, Sachkonto-Nr., Kostenträger, Projekt und Bezeichnung automatisch.

à 5.H.5 Jahresbudget

· Geschäftsjahr
In diesem Feld kann der gleiche Wert wie auf dem vorherigen Reiter bearbeitet werden.

à siehe Reiter Nutzungseinschränkungen

· Kostenstelle
In diesem Feld kann die Kostenstelle aus der zugeordneten Verteilungs-Nr. in der Plankostenrechnung abgeändert werden.

· Sachkonto
In diesem Feld kann das Sachkonto aus der zugeordneten Verteilungs-Nr. in der Plankostenrechnung abgeändert werden.

· Kostenträger
In diesem Feld kann der Kostenträger aus der zugeordneten Verteilungs-Nr. in der Plankostenrechnung abgeändert werden.

· Projekt
In diesem Feld kann das Projekt aus der zugeordneten Verteilungs-Nr. in der Plankostenrechnung abgeändert werden.

· Bezeichnung
In diesem Feld kann die Bezeichnung aus der zugeordneten Verteilungs-Nr. in der Plankostenrechnung abgeändert werden.

In diesem Reiter können die Plankosten hinterlegt werden. Dabei ist eine Aufteilung bis auf Monatsebene möglich. Außerdem sind hier die bereits durchgeführten Verschiebungen sichtbar.

· #
Diese Spalte enthält eine laufende Nummer innerhalb des Budgets. Diese Spalte muss manuell eingegeben werden.

·         Nutzungszeit
Diese Spalte enthält die Information, in welchem Zeitbereich die Kosten geplant sind. Zur Auswahl stehen folgende Varianten:
ALL      gleichverteilt über den kompletten Zeitraum der Budgetgültigkeit
M1       im ersten Monat ab Beginn der Gültigkeit des Budgets
Mx       im x-ten Monat ab Beginn der Gültigkeit (wobei x durch eine beliebige Zahl zu ersetzen ist)
Q1        im ersten Quartal ab Beginn der Gültigkeit des Budgets
Qx        im x-ten Quartal ab Beginn der Gültigkeit (wobei x durch eine beliebige Zahl zu ersetzen ist)
Y1        im ersten Jahr ab Beginn der Gültigkeit des Budgets
Yx        im x-ten Jahr ab Beginn der Gültigkeit (wobei x durch eine beliebige Zahl zu ersetzen ist)

Weiterhin können die oben aufgeführten Varianten durch Komma erweitert werden. Dabei dürfen aber nur gleiche Typen aneinander gereiht werden:

Beispiel: Nutzungszeit: „M1,M4,M7,M10“, Faktor: 1, Wert: 10.000,00 Euro, Gültig ab: 01.04.2016

Bedeutung: in den folgenden Monaten: April 16, Juli 16, Oktober 16 und Januar 17 stehen jeweils 2.500,00 Euro zur Verfügung

· Faktor / Wert
In diesen beiden Spalten kann der Plankostenwert hinterlegt werden. Die Auftrennung in zwei Spalten dient nur der detaillierteren Erfassung. Wird diese Auftrennung nicht benötigt, kann bei Faktor immer der Wert 1 stehen.

· Quellbudget / Quellnachtrag
Diese beiden Spalten können nicht von Hand editiert werden. Sie enthalten die Quelle der Verschiebung, sofern die Zeile durch Verschiebung eines Budgets entstanden ist.

In diesem Reiter können die Freigaben für das konkrete Budget informatorisch hinterlegt werden.

· #
Diese Spalte enthält eine laufende Nummer innerhalb des Budgets. Diese Spalte muss manuell eingegeben werden.

· Mitarb.-Nr.
In dieser Spalte kann hinterlegt werden, welcher Mitarbeiter an der Freigabe des Budgets beteiligt war.

· Suchname
Die Spalte zeigt den Klarnamen des Mitarbeiters an. Sie kann nicht bearbeitet werden.

· Freigabe am
In dieser Spalte wird das Datum der Freigabe hinterlegt.

· Bemerkung
In dieser Spalte kann eine zusätzliche Information hinterlegt werden. Zum Beispiel kann die Freigabeart notiert werden.

In diesem Reiter werden alle dem Budget zugeordneten Vorgänge angezeigt. Mit Doppelklick auf die entsprechende Zeile kann der zugehörige Vorgang bearbeitet werden.

· Vorgangs-Nr.
Die Spalte enthält den eindeutigen Schlüssel für den zugeordneten Datensatz.

· Bezeichnung
Die Spalte enthält die zum Vorgang zugehörige Bezeichnung.

· Code
Die Spalte enthält den aktuellen Status des Vorganges

· Beginn / Ende
Die Spalten enthalten die Laufzeit des Vorganges. Ist die Laufzeit komplett bekannt, werden die Kosten in der Detailauswertung auch nur in dem zugehörigen Zeitbereich dargestellt.

· A-Summe
Die Spalte enthält die Nettoauftragssumme des Vorgangs. Die Summe aller Aufträge wird in dem beigen Informationsband unterhalb der Auflistung dargestellt.

In diesem Reiter werden alle Belege angezeigt, die über die Vorgangsnummer mit einem dem Budget zugeordneten Vorgang verknüpft sind.

· ER-Nr.
Die Spalte enthält den eindeutigen Schlüssel für den zugeordneten Datensatz.

· Buchungstext
Die Spalte enthält die zum Beleg zugehörige Bezeichnung.

· Netto
Die Spalte enthält die Nettobelegsumme. Die Summe aller Belege wird in dem beigen Informationsband unterhalb der Auflistung dargestellt.

In diesem Reiter werden alle Zahlungen angezeigt, die über die Vorgangsnummer mit einem dem Budget zugeordneten Vorgang verknüpft sind.

· Fremdbel-Nr.
Die Spalte enthält die Belegnummer des Kreditors der zugehörigen Rechnung.

· Buchungstext
Die Spalte enthält den zur Zahlung gehörenden Buchungstext.

· Netto
Die Spalte enthält den auf Netto heruntergerechneten Zahlungsbetrag. Die Summe aller Nettowerte wird in dem beigen Informationsband unterhalb der Auflistung dargestellt.

Menüs

· Budgetverschiebung
Über diesen Menüpunkt kann man die Budgetverschiebung vom Budget aus anstoßen. Folgend wird ein Dialog angezeigt, in dem alle Budgets mit einem Restbetrag aufgelistet werden. Hier kann ausgewählt werden, welches Budget mit wieviel Kosten belastet wird. Die Summe aller Belastungen wird dem aktuellen Budget gutgeschrieben.

· Bericht drucken
Über diesen Menüpunkt können die Auswertungen zu den Budgets erzeugt werden.

· Budgetabgleich mit FiBu
Über diesen Menüpunkt kann der Abgleich der Plankosten aus den technischen Budgets mit der Plankostenrechnung in der Finanzbuchhaltung manuell gestartet werden.

à 5.H.5 Jahresbudget

· Budgets exportieren …
Über diesen Menüpunkt können die Budgets in ein Exceltemplate exportiert werden. Dabei besteht zuvor die Möglichkeit die vorhandenen Budgets einzugrenzen.

· Budget importieren …
Über diesen Menüpunkt können zuvor exportierte Budgets wieder eingelesen werden. Das ist z.B. sinnvoll, wenn die Budgetwerte durch externe Personen festgelegt werden oder wenn Budgets von einem Geschäftsjahr in das nächste Geschäftsjahr dupliziert werden sollen.

Budgets verschieben

Diese Funktion kann von unterschiedlichen Stellen heraus aufgerufen werden. Mit dieser Funktion kann an der aufgerufenen Stelle zusätzliches Budget zur Verfügung gestellt werden.

Als erstes werden dazu die zur Verfügung stehenden Budgets in einer Tabelle angeboten. Dabei wird sowohl die Budgetsumme inklusive der Nachträge als auch die aktuelle Auftragssumme angezeigt. Um einen Budgetteil zu verschieben, muss in der ersten Spalte der Wert auf T geändert werden und in der letzten Spalte die gewünschte Summe zum Verschieben angegeben werden.
Dabei kann nicht mehr Budget verschoben werden als noch als Budgetrest vorhanden ist. Es können jedoch gleichzeitig von mehreren Budgets Werte verschoben werden. à

· Mark
In dieser Spalte kann hinterlegt werden, ob das Budget für den Transfer herangezogen werden soll oder nicht.

· Budget-Nr.
In dieser Spalte wird die Budgetnummer angezeigt.

· Bezeichnung
In dieser Spalte wird die zum Budget dazugehörige Bezeichnung angezeigt.

· B-Summe
In dieser Spalte wird die Budgetsumme vom Budget und deren Nachträge angezeigt.

· A-Summe
In dieser Spalte wird die Summe aller Auftragswerte angezeigt, die dem aktuellen Budget zugeordnet sind.

· Differenz
In dieser Spalte wird die Differenz aus den Spalten B-Summe und A-Summe angezeigt. Ist die Differenz > 0, ist noch Restbudget zum Verschieben vorhanden.

· Wert
In dieser Spalte kann der Wert der Verschiebung angegeben werden. Damit der Wert verschoben werden kann, muss ebenfalls die Spalte „Mark“ auf T stehen.

Nachdem man die Aktion mit Übernehmen bestätigt hat, werden alle Einstellungen im Hintergrund vorgenommen. Im Reiter Positionen der betroffenen Budgets kommt jeweils eine weitere Zeile hinzu um die Verschiebung zu protokollieren. Aus dieser Zeile ist ersichtlich, wer wann wieviel Budget von wo verschoben hat.

Sobald die Aktion durchgeführt wurde, stehen die neuen Werte an allen zugeordneten Vorgängen zur Verfügung.

Budgetfortführung

In dieser Maske können Budgets für das nächste Geschäftsjahr auf Basis des alten Geschäftsjahres generiert werden. Dafür stehen für jedes Budget die letzten Plan- und Istkosten für die Abschätzung zur Verfügung. Für Prozesse mit regelmäßig wiederkehrenden zu erwartenden Kosten werden die Kosten für das entsprechende Geschäftsjahr kalkuliert und ebenfalls angezeigt. Diese Maske bietet damit eine Alternative zu dem Workflow über den Ex- und Import via Exceltabellen.

Außerdem können über diese Maske alle Altbudgets in einem Stapellauf abgeschlossen werden, so dass keine weiteren Vorgänge mehr den Altbudgets zugeordnet werden können.

Reiter

· Geschäftsjahr Quelle:
In diesem Feld kann das Geschäftsjahr hinterlegt werden, aus dem alle Quellbudgets geladen werden sollen. Wird in dem Feld nichts eingetragen, werden alle vorhandenen Budgets geladen.

· Geschäftsjahr Ziel:
In diesem Feld kann das Geschäftsjahr hinterlegt werden, was an den zu generierenden Budgets hinterlegt werden soll.

· Zeitraum von: / bis:
Diese Felder füllen sich automatisch, wenn das Feld „Geschäftsjahr Ziel“ ausgefüllt wird. Wenn man Budgets nutzt, die kürzer als ein Geschäftsjahr sind, kann hier der Gültigkeitszeitraum für die zu generierenden Budgets hinterlegt werden.

· Mark
In dieser Spalte kann selektiert werden, ob die aktuelle Zeile für die folgenden Aktionen berücksichtigt werden soll oder nicht.

· Budget-Nr.
In dieser Spalte wird die Quellbudgetnummer angezeigt.

· Neue Budget-Nr.
In dieser Spalte kann die zukünftige Budgetnummer entweder manuell eingegeben werden oder über die Schaltfläche „neue Budgetnummern vergeben“ im unteren Bereich der Maske erzeugt werden lassen.

· Nachtrag-Nr.
In dieser Spalte wird durch die Prozesse immer die kleinste Nachtragsnummer aus der Quellbudgetgruppe eingetragen. Gleichzeitig dient diese Spalte als Nachtragsnummer für die neu zu generierenden Budgets.
Diese Spalte kann auch manuell verändert werden.

· Bezeichnung
In dieser Spalte kann eine Bezeichnung für die neu zu generierenden Budgets eingetragen werden. Beim Laden der Altbudgets wird der Wert mit der Bezeichnung des Altbudgets vorgefüllt.

· BSUMME1, BSUMME2, BSUMME3
In diesen Spalten werden die Budgetsummen inklusive der Nachträge der letzten drei Jahre eingefüllt, wenn die Schaltfläche „Werte aus Quelljahr übernehmen“ ausgeführt wird.

· ISUMME1, ISUMME2, ISUMME3
In diesen Spalten werden die bis dato angelaufenen Istkosten zu den Budgets und dessen Nachträgen der letzten drei Jahre eingefüllt, wenn die Schaltfläche „Werte aus Quelljahr übernehmen“ ausgeführt wird.

· Nutzungszeit
In dieser Spalte kann die Nutzungszeit eingegeben werden.

à „T.5.1 Budgets bearbeiten“ àReiter Positionen

· Faktor / B-Summe
In diesen beiden Spalten kann der neue Budgetwert eingegeben werden. Die Spalte Faktor kann dabei für die zeitliche Erhöhung der Kosten genutzt werden, die Spalte B-Summe enthält den alten Budgetwert.

· erw. Kosten
In dieser Spalte werden die erwarteten Kosten auf Basis der regelmäßig wiederkehrenden zu erwartenden Kosten (Wartungsverträge) eingetragen.

Menüs

· alle Budgets aus Quelljahr laden
Mit dieser Funktion können alle Budgets aus einem bestimmten Geschäftsjahr geladen werden. Das Geschäftsjahr legt man in dem Feld „“Geschäftsjahr Quelle“ fest. Budgets im Status „109 Budget storniert“ werden nicht berücksichtigt.

· Werte aus Quelljahr übernehmen
Mit dieser Funktion werden die Spalten BSumme1-3, ISumme1-3 und „erw. Kosten“ gefüllt, sowie die Spalten Nutzungszeit, Faktor und B-Summe vorbelegt.

· Offene Budgets mit Restwert laden
Mit dieser Funktion werden alle Budgets geladen, die im Status „102 Budget freigegeben“ sind und noch ein Restbudget > 0 haben. Das Feld „Geschäftsjahr Quelle“ ist bei dieser Funktion nicht relevant.

· neue Budgetnummern vergeben
Mit dieser Funktion können die Budgetnummern für das neue Geschäftsjahr erstellt werden.
Wichtig: Bevor die Funktion genutzt werden kann, muss die Funktion eingerichtet werden.

· Budgets erstellen
Sind alle Einstellungen in der Übersichtstabelle vorgenommen, können mit dieser Funktion daraus die neuen Budgets erstellt werden.
Wichtig: Es werden nur Budgets erstellt, bei denen in der ersten Spalte ein Haken vorhanden ist.

· Quellbudgets abschließen
Um alle Budgets aus dem alten Geschäftsjahr in einem Rutsch abzuschließen, können die zuvor geladenen Budgets mit dieser Funktion in einem Rutsch geschlossen werden.
Wichtig: Es werden nur Budgets erstellt, bei denen in der ersten Spalte ein Haken vorhanden ist.