Hier legen Sie die von Ihrer Verwaltung zu verwendenden Briefvorlagen fest. Dies kann ein „einfacher“ Briefkopf, ein Mietvertrag oder ein beliebiges anderes Dokument sein. Beachten Sie bitte, dass hier keine Formulare mit Seriendruckfeldern (z.B. Abrechnungen) hinterlegt werden können, die durch die realax erstellt werden.

 

Vorlagen-Nr.

Vergeben Sie je Vorlage eine Nummer. Mit F4 können Sie sich die nächste freie Nummer automatisch vergeben lassen.

Sprache

Wählen Sie die gewünschte Sprache für die Vorlage aus. Entsprechend der eingestellten Sprache werden auch die Seriendruckfelder in der ausgewählten Sprache angeboten.

Bezeichnung

Vergeben Sie eine möglichst sprechende Bezeichnung für die Vorlage

Vorlage aktiv

Erst mit dem Setzen des Hakens wird die Vorlage in den entsprechenden Masken angeboten. Ansonsten bleibt die Vorlage für den Anwender unsichtbar.

Reiter Allgemein

Typ

Sie können die Vorlagen unter Sammelbegriffen zusammenfassen. In obigem Beispiel unter dem Begriff Mieter.

Verwendbar für

Wählen Sie, ob die Vorlage für Einzel und/oder Serienbriefe benötigt werden soll. Sinnvoll wäre eine kombinierte Eingabe, wie abgebildet. Ein z.B. standardisierter Briefkopf wäre für beides zu nutzen und ein Rundschreiben vielleicht nur für den Serienbrief.

Button Vorlage hinzufügen

Dies ist die einzige aktive Schaltfläche zu diesem Zeitpunkt der Bearbeitung. Sie können hiermit ein beliebiges Word Dokument auswählen und dieses zu einer Vorlage machen. Nach Betätigen des Buttons erhalten Sie die von Windows bekannte Auswahlmaske.

Markieren Sie die gewünschte Datei und öffnen Sie diese. Nachdem Sie die Übernahme gespeichert haben, werden die anderen Button ebenfalls aktiv.

 

Vorlage editieren

Möchten Sie die Vorlage noch bearbeiten, so wählen Sie den Button editieren. Die Vorlage wird mit Word geöffnet und Sie können sie bearbeiten.

Vorlage speichern

Nach einer Bearbeitung lässt sich die Vorlage hierüber speichern.

Vorlage löschen

Eine nicht benötigte Vorlage kann über den Button gelöscht werden. Beachten Sie bitte, dass beim Löschen lediglich das Dokument gelöscht wird, den Datensatz müssen Sie weiterhin mit F9 löschen.

 

Reiter Beschreibung

Hier lässt sich ein beliebiger Text zu der Vorlage eintragen.

Reiter Kontextzuordnungen

Durch das Setzen der Haken lässt sich die Ansicht der Vorlage strukturieren. Nur in den Bereichen, die abgehakt sind, wird die Vorlage auch angezeigt. Es macht z.B. keinen Sinn eine Vorlage Mietvertrag im Bereich der Kunden (Warenwirtschaft) anzubieten.