Die Dokumentenverwaltung enthält alle mit der Einzel- und Serienbriefunktion erstellten Anschreiben sowie die in der Sammelakte hinzugefügten Dokumente.

Sie bietet zusätzlich zu der eigentlichen Datei, also dem Worddokument, der Exceltabelle oder dem Grundrissbitmap weitere Möglichkeiten der Kategorisierung und Verschlagwortung.

So lässt sich beispielsweise eine dem Dateinamen abweichende Bezeichnung hinterlegen und es lassen sich frei definierbare Kategorien zuordnen.

 

Dokument-Nr

Vergeben Sie je Dokument eine eindeutige Nummer. Mit F4 können Sie sich die nächste freie Nummer automatisch angeben lassen.

Bezeichnung

Vergeben Sie je Dokument eine Bezeichnung des Dokumentes.

 

Reiter Allgemein

Typ

Es lassen sich verschiedene Dokumententypen definieren. Standardmäßig wird hier Korrespondenz hinterlegt. Dieser Typ hat bislang keine weitere Auswirkung.

Kategorien

Die Kategorien dienen der internen Organisation und werden beispielsweise zu Gruppierungswecken in der Sammelakte verwendet. Dokumente lassen sich auch anhand Ihrer Kategorisierung suchen.

Dokumenteninformationen

Der Bereich Dokumenteninformationen beinhaltet Dateiinformationen, die von den jeweiligen „Erstellerprogrammen“, also beispielsweise Microsoft Word oder Adobe Acrobat gepflegt werden. Sie lassen sich nur mit diesen Anwendungen verändern und dienen reinen Informationszwecken.

 

Reiter Interne Notizen

Auf dem Reiter „Interne Notizen“ können weitere Anmerkungen hinterlegt werden.

 

Buttonleiste

Dokumente hinzufügen

Dieser Button ist nur bei einer Neuanlage aktiv geschaltet.

Wählen Sie das gewünschte Dokument aus und übernehmen es mit dem Button öffnen.

Button Dokument editieren

Durch Betätigen des Buttons können Sie das Dokument mit dem entsprechenden Programm bearbeiten (doc Datei mit Word, xls mit Excel). Beachten Sie bitte, dass das Programm auch bei Ihnen installiert sein muss um das Dokument bearbeiten zu können.

 

Button Dokument speichern

Haben Sie das Dokument editiert, können Sie es hierüber wieder auf Ihrer Festplatte speichern.

 

Button Dokument löschen

Möchten Sie ein Dokument wieder löschen, betätigen Sie den Button. Es erscheint noch eine Sicherheitsabfrage.

 

Button Dokument drucken

Ein druckbares Dokument lässt sich hierüber ausdrucken.