Ein Anschreiben an einen einzelnen Mieter, Lieferanten oder eine sonstige Adresse erstellen Sie über den Menüpunkt Serienbrief. Es folgt die Auswahl der Dokumentenvorlage.

HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass an dieser Stelle nur die Dokumentenvorlagen sichtbar sind, die für Serienbrieferstellung freigeschaltet sind und die dem jeweiligen Kontext zugeordnet wurden, aus dem heraus Sie gerade einen Serienbrief erstellen.

 

Dokumentenvorlagen lassen sich in realax hinterlegen oder können normale Wordvorlagen aus dem Windows Dateisystem sein. Wählen Sie den Reiter „Datei“ um eine Vorlage aus dem Windows Dateisystem zu wählen.

 

Wählen Sie anschließend die Datei aus, die als Vorlage für den neuen Brief verwendet werden soll. Dies können Worddokumente sein (Endung .doc oder .docx) oder Wordvorlagen (Endung .dot, .dotx).

 

HINWEIS: Es wird empfohlen, Vorlagen für die Einzel- und Serienbrieferstellen in realax zu verwalten.

Der Serienbrief unterscheidet sich vom Einzelbrief dadurch, dass zunächst ein Auswahldialog geöffnet wird in dem die Empfänger selektiert werden für die ein Anschreiben erstellt werden soll.

Nach dem Bestätigen des Dialogs wird Microsoft Word geöffnet und es stehen die standardmäßigen Serienbrieffunktionen zur Verfügung.

 

Doppelklicken Sie auf die Spalte „Aktiv“ um einen Empfänger zu selektieren und die Selektion aufzuheben. Mit der rechten Maustaste ist es möglich alle Datensätze auf einmal auszuwählen oder die Auswahl wieder aufzuheben.

Nach dem Bestätigen des Dialogs wird Microsoft Word geöffnet und es stehen die standardmäßigen Serienbrieffunktionen zur Verfügung.

Sobald das Dokument in Microsoft Word geschlossen wird, erscheint eine Abfrage, ob es in die Dokumentenverwaltung übernommen werden soll. Es wird dann in der realax Datenbank (Sammelakte) gespeichert und alle zuvor selektierten Empfängern zugeordnet.