 | Inhaltsverzeichnis |
 | Einführung |
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| Stammdaten |
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| Preise |
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| Belegbearbeitung |
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| Provisionsabrechnung |
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| Verfügbarkeitsübersicht |
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| Listen |
Vorgehensweise zum Wechseln der Belegart
Liefertermine und Versandanschriften aufteilen
Zuschläge/Nachlässe pro Position
Zuschläge/Nachlässe auf Zwischensummen
Belegbearbeitung Vertrieb: Entwicklung
Es handelt sich hier um eine reine Anzeigefunktion zu Ihrer Information. Sie können hier nur suchen und lesen, nichts bearbeiten.
Belegbearbeitung Vertrieb: Auftragsbestand
Anzeige der für diesen Kunden derzeit im System befindlichen aktuellen Aufträge mit Auftragsnummer, Erstellungsdatum. gewünschtem Liefertermin, Auftragswert.
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Belegbearbeitung Vertrieb: Grundsätzliches
Nach Anwahl des Menüpunktes "Belegbearbeitung" im Vertriebs-Modul erscheint eine Bildschirmmaske zum Verfassen von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften etc.
Bevor Sie mit dieser Funktion von realax arbeiten, müssen Sie folgende Vorbereitungen getroffen haben:
Sie müssen im Basisdaten-Modul Nummernkreise definiert haben (Auswahl Firmenstamm|Ergänzen|Nummernkreise ). Die Nummernkreise bestehen aus einem fixen Teil bis zu 5 Stellen und der ersten Nummer, von der an realax fortlaufend nummeriert.
Die gewünschten Belegarten definieren Sie bzw. Ihr Systemverantwortlicher anschließend im Modul Administration in der Maske zur Belegverwaltung (Auswahl Administration|Belegverwaltung ). Dort ordnen Sie den Belegarten die zuvor angelegten Nummernkreise zu.
Sie beginnen die Belegbearbeitung immer mit der Auswahl der Belegart aus einer Auswahlliste .
Danach werden die bereits angelegten Belege der von Ihnen gewählten Art angezeigt.
realax zeigt zu jedem Beleg an:
- AKTUELL für einen frisch angelegten Beleg.
- BEGONNEN für einen in Bearbeitung befindlichen Beleg.
- ERLEDIGT für einen Beleg, der gewandelt wurde und nicht mehr bearbeitet werden kann.
Belegbearbeitung Vertrieb: Gesamtübersicht
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Belegbearbeitung Vertrieb: Kontakte
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Belegbearbeitung Vertrieb: Laufende Anfragen
Anzeige der für diesen Kunden derzeit im System befindlichen aktuellen Angebote. mit Angebotsnummer, Erstellungsdatum. gewünschtem Liefertermin, Angebotswert.
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Belegbearbeitung Vertrieb: Wandeln und Kopieren von Belegen
Über das Bearbeiten-Menü können Sie den gerade ausgewählten Beleg wandeln oder kopieren.
Wandeln von Belegen
Sie wandeln einen Beleg um von einer Bearbeitungsstufe in eine höhere. Die Kundennummer wird dabei nicht geändert.
Beispiel:
Sie machen mit der korrekten Vorgehensweise aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung oder aus einer Auftragsbestätigung eine Rechnung. Die Vorgangsnummer bleibt gleich. Nach dem Wandeln wird der gewandelte Beleg mit dem Vermerk "ERLEDIGT" gekennzeichnet und kann nicht mehr auf der alten Stufe unter der alten Vorgangsnummer bearbeitet werden.
Bei Wandlung in einen bestandswirksamen Beleg (Lieferschein, Rechnung) geben Sie für jede Position das entsprechende Lager an, von dem der Bestand abzubuchen ist. Sie können einen Beleg teilwandeln , wenn die Bestände für eine komplette Wandlung nicht ausreichen. Der "Restbeleg" erhält den Status "BEGONNEN" und kann entweder mit weiteren Wandlungen erledigt werden oder durch Positionsübernahme .
Kopieren von Belegen
Sie können jeden Beleg - auch einen gewandelten - als Vorlage für einen anderen verwenden. Die Belegnummer der Vorlage wird nicht übernommen. Sie können z. B. eine Rechnung an Ihren Kunden Müller kopieren in ein Angebot an den Kunden Meier, wenn die Artikelpositionen ganz oder Großteils identisch sind. Sie reduzieren so Ihren Erfassungsaufwand. Der Auftrag - ausdruckbar als Auftragsbestätigung - muss vorerst auf jeden Fall angelegt werden. Es ist noch nicht vorgesehen, direkt in einen Lieferschein oder in eine Rechnung zu kopieren.
Zur Verdeutlichung folgende tabellarische Übersicht mit Beispielen:
Belegbearbeitung: Positionen zusammenstellen und bearbeiten
Wenn Sie nach der Erfassung der Daten für den Beleg-Kopf den Button "Positionen" anklicken, wird für den aktuellen Beleg eine Bildschirmmaske zum ersten Zusammenstellen der Belegpositionen oder zur Bearbeitung vorhandener Positionen dazu geladen.
Das Prinzip ist:
Sie haben eine Reihe unterschiedlicher Belegpositionstypen zur Verfügung, die Sie einzeln über ein Positionskennzeichen an der Stelle aufrufen und bearbeiten, an der Sie auch im Beleg ausgedruckt werden sollen.
Zu jeder Position gibt es die nötigen Bearbeitungsmöglichkeiten, z. B.:
- Aufruf von Artikelpositionen anhand des Artikelstamms
- Anbindung an die Lagerführung / Verfügbarkeitsübersicht
- Aufteilen von Positionen auf Liefertermine und Versandanschriften
- Historie für jede Position
- manuelle Einträge von Zuschlägen oder Nachlässen
- mehrere Titel- oder Zwischensummenpositionen
- freie Texteingabe für Titel oder Textbausteine
etc.
Verschaffen Sie sich die Gesamtübersicht über das Thema, oder beginnen Sie mit der Positionsbearbeitung.
Belegbearbeitung Vertrieb: Belegdaten - Register
In diesem Register sind per Programm wesentliche Daten aus Ihrem Kundenstamm zugeordnet, auf deren Basis der Beleg normalerweise erstellt wird. Sie können diese Daten für den Beleg ändern, ohne dadurch die zugehörigen Daten im Kundenstamm zu ändern.
Die in Listenfeldern von realax vorgegebenen Daten zur Belegabwicklung sind:
Währung
Sprache
Preisgruppe
Rabattgruppe
Weitere Daten sind:
Lager
Listenfeld
Bestimmen Sie das Lager, von dem aus der Auftrag ausgeliefert werden soll. Vorgeschlagen wird das Standard-Warenausgangslager, das für die Betriebsstätte angelegt ist.
Kundenwünsche (interne Notiz)
Memofeld
Tragen Sie in freier Form Kundenwünsche und sonstige Anmerkungen ein, die bei der Vorgangsbearbeitung zu beachten sind.
Belegbearbeitung Vertrieb: Rechnungsdaten - Register
Dieses Register enthält Daten, die per Programm aus dem Kundenstamm ermittelt wurden. Sie können die Daten für die aktuelle Belegbearbeitung ändern, ohne dadurch die Stammdaten zu beeinflussen.
Die Feldbezeichnungen sprechen für sich und sind im Rahmen der Anlage von Kunden im Kundenstamm erklärt.
Belegbearbeitung Vertrieb: Zuständigkeiten - Register
Sachbearbeiter
Übernahmefeld
Für den aktuellen Beleg zuständiger Sachbearbeiter. Die Angabe wird aus dem Mitarbeiterstamm übernommen.
Das Register enthält außerdem die zuständigen Mitarbeiter und Vertreter, die per Programm aus dem Kundenstamm ermittelt wurden. Sie können die Daten für die aktuelle Belegbearbeitung ändern, ohne dadurch die Stammdaten zu beeinflussen.
Die Feldbezeichnungen sprechen für sich und sind im Rahmen der Anlage von Kunden im Kundenstamm erklärt.
Belegbearbeitung Vertrieb: Was wann gekauft
Anzeige der bisherigen Einkäufe dieses Kunden mit Menge und Preis. Angezeigt werden die fakturierten Artikel nach Aktualität.
Es handelt sich hier um eine reine Anzeigefunktion zu Ihrer Information. Sie können hier nur suchen und lesen, nichts bearbeiten.
Belegbearbeitung Vertrieb
In diesem Auswahlfenster wählen Sie, welche Belegart Sie erfassen, bzw. bearbeiten möchten.
Die Auswahlmöglichkeit ist von den Vorgaben abhängig, die unter Administration | Belegverwaltung gemacht werden.
Belegbearbeitung Vertrieb Vorgang Nr
Die Belegnummer besteht aus dem festen Bestandteil des Belegnummernkreises, den Sie nicht überschreiben können, und der fortlaufenden Nummer. Zum Bearbeiten blättern Sie mit der Datensatzsteuerung oder übernehmen eine Vorgangsnummer aus der Auswahlliste, oder Sie geben die gesuchte Nummer direkt ein. Wenn Sie einen völlig neuen Beleg anlegen wollen, geben Sie eine neue fortlaufende Nummer ein oder lassen eine vom Programm vergeben (Funktionstaste F4). Eine einmal bestätigte Nummer können Sie nicht mehr überschreiben.
Belegbearbeitung Vertrieb Datum
Belegdatum. Vorgabewert per Programm ist das Datum der Erstanlage.
Belegbearbeitung Vertrieb Stichwort
Sie können zu jedem Vorgang Stichworte eintragen, die Ihnen helfen, sich schneller zurechtzufinden.
Belegbearbeitung Vertrieb Auftraggeber
Geben Sie hier die Kundennummer des Auftraggebers direkt ein, oder übernehmen Sie diese aus dem Suchverzeichnis.
Der Name wird vom Programm automatisch ergänzt.
Belegbearbeitung Vertrieb Ansprechpartner
Sofern Sie im Kundenstamm Ansprechpartner bei dem Kunden angelegt haben, können Sie hier einen Ansprechpartner für diesen Vorgang auswählen.
Dazu geben Sie die Nummer des Ansprechpartners direkt ein, oder übernehmen diese aus dem Suchverzeichnis. Der Name wird automatisch ergänzt.
Belegbearbeitung Vertrieb Anschrift
In diesem Feld wird die im Kundenstamm hinterlegte Anschrift des selektierten Auftraggebers automatisch eingefügt.
Sie haben die Möglichkeit, die Adresse weiter zu bearbeiten.
Belegbearbeitung Vertrieb Anfrage von/ Besteller
Je nach gewählter Belegart erscheint hier das Feld 'Anfrage von', bzw. 'Besteller'.
Sie können hier die Person namentlich festlegen, welche die Anfrage/ Bestellung in Auftrag gab.
Sie wird auf dem Beleg ausgedruckt.
Belegbearbeitung Vertrieb Ihr Zeichen
Viele Unternehmen arbeiten mit Zeichen, um einen Beleg einfacher zuordnen zu können.
Dies können Sie hier festhalten. Es wird auf dem beleg ausgedruckt.
Belegbearbeitung Vertrieb Anfrage Nr/ Bestell Nr
Sofern Ihr Kunde mit internen Anfrage-/Bestellnummern arbeitet, können Sie diese hier erfassen. Diese wird auf dem beleg angedruckt, um Ihren Kunden eine Zuordnung Ihres Beleges zu seinen Belegen zu erleichtern.
Belegbearbeitung Vertrieb Datum
Hier können Sie das Datum der Anfrage/ Bestellung erfassen. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn Sie mehrere Belege zu einer Rechnung zusammenfassen, bzw. mit Teillieferungen arbeiten.
Belegbearbeitung Vertrieb Gültig bis
In diesem Feld hinterlegen Sie die Bindungsfrist für Ihr Angebot.
Diese wird auf dem Beleg angedruckt.
Belegbearbeitung Vertrieb Teil-Lieferung
Legen Sie hier fest, ob für den Kunden eine Teillieferung zulässig ist.
Für die Belegart 'Angebot' ist diese Option nicht verfügbar.
Belegbearbeitung Vertrieb Termin (KW)
Geben Sie Hier den voraussichtlichen Liefertermin als Kalenderwoche ein. Als Datum wird automatisch das Datum des Montags der KW zugefügt. Die Art der Termineingabe wird ebenfalls angezeigt.
Belegbearbeitung Vertrieb Termin (Datum)
Geben Sie hier das Datum des voraussichtlichen Liefertermins als Tagesdatum ein. Die Kalenderwoche wird automatisch zugefügt, ebenfalls die Terminart.
Belegbearbeitung Vertrieb Tour
Falls Sie die Ware selbst ausliefern, können Sie den Beleg einer Tour zuordnen.
Touren bearbeiten und verwalten Sie unter Stammdaten | Touren.
Belegbearbeitung Vertrieb Versandart
Hier legen Sie die Versandart fest, indem Sie die Versandartnummer direkt eingeben, oder aus dem Suchverzeichnis übernehmen. Die Bezeichnung wird automatisch zugespielt.
Belegbearbeitung Vertrieb Versandanschrift-Adresse
Sofern Sie für den Kunden abweichende Lieferanschriften erfasst haben, können Sie diese hier aus dem Suchverzeichnis auswählen. Diese wird im Fenster Versandanschrift angezeigt und kann dort noch bearbeitet werden. Sie auf dem Beleg angedruckt.
Belegbearbeitung Vertrieb Versandanschrift
In diesem Fenster können Sie eine abweichende Versandanschrift bearbeiten. Falls es sich um eine einmalig abweichende Versandanschrift handelt, können Sie diese für den Beleg hier erfassen.
Belegbearbeitung Vertrieb Anfrage von/ Besteller
Je nach gewählter Belegart erscheint hier das Feld 'Anfrage von', bzw. 'Besteller'.
Sie können hier die Person namentlich festlegen, welche die Anfrage/ Bestellung in Auftrag gab.
Sie wird auf dem Beleg ausgedruckt.
Belegbearbeitung Vertrieb Anfrage Nr/ Bestell Nr
Sofern Ihr Kunde mit internen Anfrage-/Bestellnummern arbeitet, können Sie diese hier erfassen. Diese wird auf dem beleg angedruckt, um Ihren Kunden eine Zuordnung Ihres Beleges zu seinen Belegen zu erleichtern.
Belegbearbeitung Vertrieb Datum
Hier können Sie das Datum der Anfrage/ Bestellung erfassen. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn Sie mehrere Belege zu einer Rechnung zusammenfassen, bzw. mit Teillieferungen arbeiten.
Belegbearbeitung Vertrieb Ihr Zeichen
Viele Unternehmen arbeiten mit Zeichen, um einen Beleg einfacher zuordnen zu können.
Dies können Sie hier festhalten. Es wird auf dem beleg ausgedruckt.
Beleg Wandeln
Sie wandeln einen Beleg um von einer Bearbeitungsstufe in eine höhere. Die Kundennummer wird
Beispiel:
Sie machen mit der korrekten Vorgehensweise aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung oder aus einer Auftragsbestätigung eine Rechnung. Die Vorgangsnummer bleibt gleich. Nach dem Wandeln wird der gewandelte Beleg mit dem Vermerk "ERLEDIGT" gekennzeichnet und kann nicht mehr auf der alten Stufe unter der alten Vorgangsnummer bearbeitet werden.
Bei Wandlung in einen bestandswirksamen Beleg (Lieferschein, Rechnung) geben Sie für jede Position das entsprechende Lager an, von dem der Bestand abzubuchen ist. Sie können einen Beleg teilwandeln , wenn die Bestände für eine komplette Wandlung nicht ausreichen. Der "Restbeleg" erhält den Status "BEGONNEN" und kann entweder mit weiteren Wandlungen erledigt werden oder durch Positionsübernahme .
Vorgehensweise zum Wechseln der Belegart
Das Überführen eines Beleges von einer Belegart in eine andere wird bei realax als Wandeln bezeichnet. Die Bildschirmmaske zum Wandeln bietet als Vorschlag für den zu wandelnden Beleg die Art und die Nummer des Beleges an, der gerade aktuell in Bearbeitung ist. Diese Vorgabe kann durch den Benutzer geändert werden. Je nach Belegart stehen unterschiedliche Umwandlungsmöglichkeiten zur Auswahl offen. Ein Beleg wird immer von einer Bearbeitungsstufe in eine höhere gewandelt. Die Kundennummer des Ausgangsbelegs wird dabei nicht geändert. Nach dem Wandeln wird der gewandelte Beleg mit dem Vermerk "ERLEDIGT" gekennzeichnet und kann nicht mehr auf der alten Stufe unter der alten Vorgangsnummer bearbeitet werden.
Teilwandeln von Belegen
Sie können einen Beleg in einen bestandswirksamen Beleg teilwandeln, wenn Ihre Lagerbestände für eine komplette Wandlung nicht ausreichen.
Sie lösen die Teilwandlung aus wie eine Wandlung. Ursprünglich nimmt realax an, dass Sie den ganzen Beleg wandeln wollen. Sie bestimmen nun positionsweise das Lager und die abzubuchende Menge. Können die in Wandlung befindlichen Positionen ganz oder teilweise nicht geliefert werden, so werden sie im Ausgangsbeleg entsprechend "zurückgestellt" und farblich über den Punkt vor der Belegposition gekennzeichnet. Der "Restbeleg" erhält den Status "BEGONNEN" und kann entweder mit weiteren Wandlungen den Status "ERLEDIGT" bekommen oder durch Positionsübernahme.
Beachten Sie: Teilwandeln bedeutet
- ganz oder teilweises Umwandeln einer Position bzw. Rest-Position von einer Bearbeitungsstufe in eine höhere
und
- weiter- bzw. zu Ende bearbeiten.
Teilwandeln bedeutet nicht: kopieren!
Bestätigte Preise, Rabatte und Zuschläge der gewandelten Positionen bleiben erhalten, auch wenn z. B. nach dem Teilwandeln in eine Rechnung die berechnete Teilmenge nicht zum angebotenen günstigen Stückpreis passt.
Zur Verwendung kompletter Belege vgl. die Möglichkeiten Wandeln und Kopieren und deren grundsätzliche Unterschiede.
Beleg kopieren
Sie können jeden Beleg - auch einen gewandelten - als Vorlage für einen anderen verwenden. Die Belegnummer der Vorlage wird nicht übernommen. Sie können z. B. eine Rechnung an Ihren Kunden Müller kopieren in ein Angebot an den Kunden Meier, wenn die Artikelpositionen ganz oder Großteils identisch sind. Sie reduzieren so Ihren Erfassungsaufwand. Der Auftrag - ausdruckbar als Auftragsbestätigung - muss vorerst auf jeden Fall angelegt werden. Es ist noch nicht vorgesehen, direkt in einen Lieferschein oder in eine Rechnung zu kopieren.
Belegbearbeitung Positionen
Wenn Sie nach der Erfassung der Daten für den Beleg-Kopf den Button "Positionen" anklicken, wird für den aktuellen Beleg eine Bearbeitungsmaske zum ersten Zusammenstellen der Belegpositionen oder zur Bearbeitung vorhandener Positionen dazu geladen.
Das Prinzip ist:
Sie haben eine Reihe unterschiedlicher Belegpositionstypen zur Verfügung, die Sie einzeln über ein Positionskennzeichen an der Stelle aufrufen und bearbeiten, an der Sie auch im Beleg ausgedruckt werden sollen.
Zu jeder Position gibt die nötigen Bearbeitungsmöglichkeiten, z. B.:
- Aufruf von Artikelpositionen anhand des Artikelstamms
- Anbindung an die Lagerführung / Verfügbarkeitsübersicht
- Aufteilen von Positionen auf Liefertermine und Versandanschriften
- Historie für jede Position
- manuelle Einträge von Zuschlägen oder Nachlässen
- mehrere Titel- oder Zwischensummenpositionen
- freie Texteingabe für Titel oder Textbausteine
etc.
Beginnen Sie mit der Positionsbearbeitung.
Positionsbearbeitung beginnen
Wenn Sie einen völlig neuen Beleg zusammenstellen, hat die Maske zuerst nur folgenden Inhalt:
Anzeigen: Belegart
Belegnummer
Belegdatum
Belegsumme
Buttons: < = Auftragsposition nach oben verschieben
> = Auftragsposition nach unten verschieben
Neu = Neuanlage einer Position
Kennzeichen-Feld
(links außen): zum Eintrag eines Positions-Kennzeichens für jede Beleg-Position. Dieses Kennzeichen definiert die Art der Belegposition.
Belegende: Positionsanzeige zur Information
Um Ihre erste Beleg-Position einzugeben, aktivieren Sie das Belegende (per Tabulator-Taste oder per Mausklick knapp über den "Belegende-Balken"), wechseln dann in das Kennzeichen-Feld und geben das gewünschte Positions-Kennzeichen ein.
Nach Eingabe des Kennzeichens für die erste Artikelposition erscheint vor der Positionsnummer ein kleines Rechteck, das den Positions-Status
Belegbearbeitung Vertrieb: Positionsstatus
Der Positionsstatus wird nur für Artikelpositionen angezeigt. Zur Anzeige dient ein Rechteck vor der Positionsnummer des Artikels.
Aussehen
des Rechtecks Bedeutung
angekreuzt Die Position entstammt einem gewandelten Beleg bzw. wurde aus einem anderen Beleg übernommen.
grün Aktuelle Position; alle Bearbeitungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung.
gelb Teilmengen der Position wurden durch Wandlung oder Positionsübernahme in den Beleg einer Folgestufe übernommen (z. B. aus Auftragsbestätigung in Lieferschein).
rot
Die gesamte Position wurde durch Wandlung
oder
Positionsübernahme in den Beleg einer
Folgestufe übernommen (z. B. aus
Auftragsbestätigung in Lieferschein ...).
Belegbearbeitung Vertrieb: Positionskennzeichen
Mögliche Zugehöriges
Beleg- Positions-
Positionen kennzeichen
Vortext VT
Titel T
Artikelposition A
Wertposition WP
Titelsumme TS
Zuschlag auf Titelsumme T+
Nachlass auf Titelsumme T-
Zwischensumme ZS
Zuschlag auf Zwischensumme Z+
Nachlass auf Zwischensumme Z-
Belegrabatt BR
Textbaustein B
Nachtext NT
Das Kennzeichen-Fenster kann zur Eingabe der Positionskennzeichen immer aktiviert werden mit der Taste Esc.
Mit gedrückter Taste Strg bzw. Ctrl. und zusätzlicher Taste Pfeil auf bzw. Pfeil ab erhalten Sie einen Überblick über alle Positionskennzeichen; nicht alle sind zur Zeit aktiv. Die Bedeutung wird jeweils am unteren Maskenrand angezeigt.
Belegbearbeitung Vertrieb: Belegpositionen
Belegpositionen anlegen können Sie wahlweise durch Eingabe eines entsprechenden Positionskennzeichens in das Kennzeichen-Feld oder durch Anklicken des Buttons "Neu". Der Button legt einen Positionstyp an, der dem zuletzt von Ihnen angewählten entspricht; Sie müssen mindestens eine Position angelegt haben, um ihn zu benutzen.
Das Positionskennzeichenfeld "begleitet" Sie bei Ihrer Positions-Anwahl und zeigt dabei die jeweils von Ihnen ausgewählte Position an.
Sie können
- Positionen anlegen und inhaltlich verändern
- Positionen verschieben
- Textbausteine dazu laden und die Texte verändern
- Vortexte an die erste Stelle der Belegpositionen setzen
- Nachtexte vor das Belegende setzen
- Zwischensummen bilden
- Titelzeilen anlegen und verändern
- Artikelpositionen stornieren (stornierte Position wird farblich hervorgehoben und bleibt am Bildschirm sichtbar)
- Positionen löschen
Allerdings können Sie nicht an jeder Stelle jeden beliebigen Positionstyp einfügen; Sie müssen logische Restriktionen beachten, auf die Sie bei Verstoß von realax hingewiesen werden (Textanzeige am unteren Bildschirmrand).
Belegbearbeitung Vertreib: Vortext
Definition:
Vortexte sind Textbausteine, die nicht frei platziert werden, sondern zwingend an den Beleganfang gehören. Es gibt nur eine Vortext-Position pro Beleg.
Positionskennzeichen: VT
Positionierung:
Aktivieren Sie die erste Beleg-Position, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen ein.
Die Vortext-Position wird an den Beleganfang gesetzt.
Bearbeitungshinweise:
Übernahme aus Suchverzeichnis mit manueller Änderungsmöglichkeit.
Sie können jede Vortext-Position löschen (Funktionstaste F9).
Durch Aktivieren eines Kontrollfeldes bestimmen Sie, ob der Vortext bei
Belegwandlung in den nachfolgenden Beleg übernommen wird.
Belegbearbeitung Vertrieb: Titel
Definition:
Ein Titel dient der Gliederung Ihrer Belegpositionen in Kriterienbereiche, die Ihnen sinnvoll erscheinen.
Positionskennzeichen: T
Positionierung:
Der Titel wird direkt über die von Ihnen zuletzt aktivierte Position gesetzt.
Aktivieren Sie also die Belegposition, vor die Sie den Titel einfügen wollen, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen T ein.
Titel und Titelsummen werden zur Übersicht am Belegende wiederholt.
Bearbeitungshinweise:
Wenn Sie mit Titeln arbeiten wollen, müssen Sie allen Artikel in diesem Beleg Titel zuordnen. In diesem Fall gehört der erste Titel vor die erste Artikelposition. Wenn Sie diese Positionierung nicht treffen, so werden Titel an anderer Stelle abgelehnt. Betitelte Artikelpositionen können nicht mit freien (titellosen) Positionen gemischt werden.
Jedem Titel muss eine Titelsumme zugeordnet worden sein, bevor ein neuer Titel positioniert werden kann.
Freie Texteingabe.
Titel werden von realax fortlaufend durchnummeriert. Die Positionsnummern von Artikelpositionen, die Titeln zugeordnet sind, werden dem Titel hierarchisch untergeordnet.
Sie können jeden Titel löschen (Funktionstaste F9), wodurch sich die Nummerierung der Artikelpositionen entsprechend ändert.
Belegbearbeitung Vertrieb: Artikelpositionen
Positionskennzeichen: A
Positionierung:
Beliebig.
Die Artikelposition wird direkt über die von Ihnen zuletzt aktivierte Position gesetzt.
Aktivieren Sie also die Belegposition, vor die Sie die Artikelposition einfügen wollen, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen A ein.
Bearbeitungshinweise:
Die Positionsnummern von Artikelpositionen, die Titeln zugeordnet sind, werden dem Titel hierarchisch untergeordnet.
Beim Löschen von Titeln (Funktionstaste F9) ändert sich die hierarchische Nummerierung der Artikelpositionen entsprechend.
Sie können jede Artikelposition löschen (Funktionstaste F9). Die Nummerierung wird aktualisiert.
Auswahl der Artikelnummer aus dem Artikelstamm über Suchverzeichnis.
Manuelle Eingabe der Menge.
Der Einzelpreis wird per Programm festgestellt und kann manuell geändert werden.
Wenn Sie den Mengeneintrag ändern und dabei eine mengenbedingte Preisänderung infrage kommt, so fragt realax nach, ob die Preisänderung durchgeführt werden soll.
Übernahme des Liefertermins aus Kopfdaten per Programm.
Weitere Möglichkeiten ergeben sich über die Ergänzen-Funktionen bzw. über die entsprechenden Buttons:
- Liefertermine und Versandanschriften aufteilen
- Zuschläge/Nachlässe
- Verfügbarkeit der Artikel
- Aktueller Stand des Vorgangs
- Storno Position
- Positionsübernahme
Belegbearb. Vert.: Liefertermine u Versandanschr. aufteilen
Über die Funktion Ergänzen|Liefertermine oder über den Button "Liefertermine" können Sie pro Artikelposition die zu liefernde Menge in einer Tabelle auf mehrere Liefertermine aufteilen (Kalenderwoche oder Datum; Ihr Eintrag wird farblich hervorgehoben) und pro Liefertermin eine eigene Versandadresse angeben (Übernahme per Suchverzeichnis aus Versandanschriften Ihres Kundenstamms).
realax zeigt die Gesamtmenge pro Position und die noch offene Menge jeweils an und ordnet selbst nach Doppelklick auf Button "Ausgleich" die noch fehlende Menge der letzten Lieferung zu.
Auf Positionsebene wird dann kein Liefertermin mehr angezeigt; stattdessen weist die Anzeige "Termine" auf eine Aufteilung hin.
Belegbearb. Vertr.: Zuschläge/Nachlässe pro Position
Eine manuelle Zuordnung verschiedener Zuschläge/Nachlässe auf einzelne Positionen wird bei aktivierter Position möglich durch
- die Ergänzen-Funktion
oder über
- den Button Zuschl. / Nachl. am unteren Ende der Maske
oder über
- Mausklick auf den Preis-Button auf Positionsebene.
Auf die gleiche Art können Sie nachträglich pro aktivierter Position überprüfen, wie der Positionspreis zustande kam.
Die Zuordnung geschieht über getrennte Tabellen für Positionsrabatte und Belegrabatte.
Die einzelnen pro Position wirksamen Zu- und Abschläge werden in den Tabellen angezeigt (Spalte "Art").
Jeder per Programm erfolgte und jeder manuell eingegebene Zu- / Abschlag wird pro Position gespeichert. Solange das Kontrollfeld "Nur Gültige" im Vorschlagsmodus ist ("Häkchen"), werden nur die zuletzt wirksamen angezeigt (Kennzeichen "X" pro Tabellenzeile). Entfernen Sie das Häkchen per Mausklick, so erhalten Sie zu Kontrollzwecken alle jemals wirksamen Zu- / Abschläge für die Position angezeigt.
Achtung: Wenn Sie einer Belegposition manuell Zuschläge/Nachlässe zugeordnet haben, so bleiben diese Zuordnungen auch dann erhalten, wenn Sie Mengen oder Preise ändern, wodurch der Grund für Ihren Eintrag evtl. hinfällig wird!
Belegbearbeitung Vertrieb: Verfügbarkeit der Artikel
Die Verfügbarkeitsübersicht mit
Kunden-Reservierungen nach Liefertermin,
Bestellungen,
Lagerbestand,
Zuordnung der Liefertermine auf Aufträge
und
Wiederbeschaffungszeit
erhalten Sie durch die Ergänzen-Funktion oder über den Button "Verfügbarkeit" am unteren Ende der Maske.
Die in Tabellen gegliederten Informationen sprechen für sich. Sie können hier keine Änderungen eingeben.
Belegbearbeitung Vertrieb: Aktueller Stand des Vorgangs
Über die Ergänzen-Funktion oder duch Aktivieren des Buttons "Zustand" am unteren Ende der Maske erhalten Sie einen tabellarischen Überblick über alle Vorgänge - Wandlung von Angebot in Auftrag, Teillieferungen, Teilberechnungen, Positionsübernahmen etc. - in denen die aktuelle Auftragsposition enthalten war.
Sie können hier nichts eingeben; es handelt sich um eine reine Anzeigefunktion.
Belegbearbeitung Vertreib: Storno Position
Sie können jede Artikelposition stornieren.
Zur Information über den Vorgangsverlauf wird das Stornieren oft dem "spurlosen" Löschen vorgezogen.
Eine stornierte Position wird farblich hervorgehoben und wird nicht mehr zur Disposition, Lieferung oder Fakturierung berücksichtigt.
Die Stornierung kann rückgängig gemacht werden, wodurch die Position wieder in die üblichen Programmroutinen aufgenommen wird.
Belegbearbeitung Vertrieb: Positionsübernahme
Eine Positionsübernahme kann innerhalb einer Kundennummer durchgeführt werden.
Anwendungsbeispiel:
Sie wollen offene Positionen aus einer Auftragsbestätigung zusammen mit einem anderen Auftrag auf einem gemeinsamen Lieferschein ausliefern.
realax ermöglicht Ihnen die Übernahme auf zwei Arten:
Positionsweise Übernahme
Sie wählen aus Ihrer aktuellen Belegbearbeitung heraus einen anderen Beleg und erhalten dazu tabellarisch die Artikelpositionen mit Bestellmengen und offenen Restmengen angezeigt. Zu jeder Position können Sie die Verfügbarkeitsübersicht abrufen. Sie tragen die zu übernehmenden Mengen in die Übernahme-Tabelle ein und lösen die Übernahme per Button aus.
Im "abgebenden" Beleg kann eine komplett übernommene Position nicht mehr bearbeitet werden.
Vgl. Positionsstatus.
TiitelweiseÜbernahme
Sie wählen aus Ihrer aktuellen Belegbearbeitung heraus einen anderen Beleg und erhalten komplette Titelbereiche mit Positionsnummer und Text tabellarisch angezeigt. Sie kennzeichnen den in den aktuellen Auftrag zu übernehmenden Bereich und lösen die Übernahme per Button aus. Übernommen wird der gewählte Bereich mit dem Titel und mit allen folgenden Positionen bis einschließlich der zugeordneten Titelsumme.
Beachten Sie: Übernehmen bedeutet
- herauslösen,
- einfügen und
- weiterbearbeiten.
Übernehmen bedeutet nicht: kopieren!
Bestätigte Preise, Rabatte und Zuschläge der übernommenen Positionen bleiben erhalten, auch wenn im übernehmenden Auftrag ein gleicher Artikel zu einem anderen Preis enthalten ist (z. B. durch unterschiedliche Mengenstaffeln oder durch andere Preislisten bei Auftragserteilung möglich).
Zur Verwendung kompletter Belege vgl. die Möglichkeiten Wandeln und Kopieren und deren grundsätzliche Unterschiede.
Belegbearbeitung Vertrieb: Titelsumme
Definition:
Titelsummen unterstützen eine kapitelartige Gliederung Ihrer Belegpositionen.
Titelsummen addieren die Werte zwischen dem vorherigen Titel und der Stelle, an der Sie die Titelsummenposition einfügen.
Verwechseln Sie Titelsumme nicht mit Zwischensumme: Zwischensummen kumulieren sich innerhalb von Bereichen, die durch Titel mit Titelsummen voneinander getrennt sein können.
Positionskennzeichen: TS
Positionierung:
Die Titelsumme wird direkt über die von Ihnen zuletzt aktivierte Position gesetzt, wenn Sie eine oder mehrere Positionen zuvor einen Titel angelegt haben.
Aktivieren Sie also die Belegposition, vor die Sie die Titelsumme einfügen wollen, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen TS ein.
Titel und Titelsummen werden von realax zur Übersicht am Belegende wiederholt.
Bearbeitungshinweis:
Sie können jede Titelsummen-Position löschen (Funktionstaste F9).
Belegbearbeitung Vertrieb: Zwischensumme
Definition:
Zwischensummen kumulieren sich innerhalb von Bereichen, die durch Titel mit Titelsummen getrennt sein können.
Positionskennzeichen: ZS
Positionierung:
Beliebig.
Die Zwischensumme wird direkt über die von Ihnen zuletzt aktivierte Position gesetzt.
Aktivieren Sie also die Belegposition, vor die Sie die Zwischensumme einfügen wollen, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen ZS ein.
Bearbeitungshinweis:
Sie können jede Zwischensummen-Position löschen (Funktionstaste F9).
Belegbearbeitung Vertrieb: Zuschläge/Nachlässe auf Zwischensummen
Definition:
Zuschläge und Nachlässe auf Zwischensummen werden in Form von belegbezogenen Arten zur Auswahl gestellt
Positionskennzeichen:
+ für Zuschläge, - für Nachlässe
Positionierung:
Direkt unter eine Zwischensumme.
Aktivieren Sie also die Belegposition direkt unter der Zwischensumme, die mit einem Zuschlag oder Nachlass versehen werden soll, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen + oder - ein.
Bearbeitungshinweise:
Übernahme aus Suchverzeichnis mit manuellem Eintrag der Höhe.
Sie können jede Position löschen (Funktionstaste F9).
Belegbearbeitung Vertrieb: Belegrabatt
Definition:
Mit Belegrabatten sind hier nur die manuell bei der Belegbearbeitung eingegebenen Belegrabatte angesprochen, nicht die per Programm für den Kunden ermittelten.
Positionskennzeichen: BM
Positionierung:
Der Belegrabatt wird ins Belegende direkt über die zweite Zwischensummen-Position gesetzt.
Aktivieren Sie also die zweite Zwischensummen-Position, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen BM ein.
Bearbeitungshinweise:
Übernahme aus Suchverzeichnis mit manueller Änderungsmöglichkeit.
Sie können die Belegrabatt-Position löschen (Funktionstaste F9).
Belegbearbeitung Vertrieb: Wertposition
Definition:
Wertpositionen sind Positionen ohne Artikelnummer, die aber in Rechnung gestellt werden und daher auch entsprechen dem übrigen Beleg versteuert werden müssen.
Positionskennzeichen: WP
Positionierung:
Wie Artikelpositionen.
Bearbeitungshinweise:
Kosten für Verpackung, Versicherung, Versand und Entsorgung werden beim automatischen Erzeugen von Lieferscheinen im Zuge der Kommissionierung zu Wertpositionen gewandelt und in den Beleg eingefügt.
Sie müssen daher vorher eine Warengruppe für Verpackung etc. angelegt haben, und zwar mit dem Steuersatz, dem Sie Ihre Verpackung etc. üblicherweise zuordnen. Diese Warengruppe wird beim Erzeugen der Wertpositionen für Versandkosten etc. herangezogen.
Belegbearbeitung Vertrieb: Textbausteine
Textbausteine können in der Belegbearbeitung aufgerufen werden, z.B. als Floskeltexte.
In dieser Maske können Sie Textbausteine von praktisch beliebiger Länge anlegen.
Verwendung:
Bearbeiten von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften ...
Textbaustein Nr.
20-stellig, alphanumerisch
Sie können die Nummer des gesuchten Textbausteins direkt eingeben oder aus dem Suchverzeichnis wählen oder per Datensatzsteuerung blättern oder eine neue Nummer und damit einen neuen Textbaustein anlegen.
Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden, bleibt aber für jede Sprachvariante eines Textbausteins identisch.
Suchbegriff
40-stellig, alphanumerisch
Gemeint ist hier der Begriff, unter dem Sie den Textbaustein mit Hilfe des Suchverzeichnisses bei Bedarf finden können.
Der Suchbegriff darf aus mehreren Wörtern, Nummern oder Abkürzungen bestehen. Sie sollten den Begriff so wählen, daß der Inhalt des Textbausteins daraus unverwechselbar hervorgeht.
Sprache
Listenfeld
Sie können die jeweilige Sprache der Textbausteine aus den Vorgaben auswählen. Nummer und Suchbegriff des Textbausteins bleiben beim Wechsel der Sprache unverändert.
Die auszuwählenden Sprachen legen Sie an als "Firmenspezifische Basisdaten".
Eingabefeld
Memofeld
Hier können Sie zu jeder Sprache einen entsprechenden Text in freier Form eingeben, wie bei Notizfeldern üblich.
Belegbearbeitung Vertrieb: Nachtext
Definition:
Nachtexte sind Textbausteine, die nicht frei plaziert werden, sondern zwingend hinter das Belegende gehören.
Es gibt nur eine Nachtext-Position pro Beleg.
Positionskennzeichen: NT
Positionierung:
Aktivieren Sie das Belegende, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen NT ein.
Die Nachtext-Position wird direkt hinter das Belegende gesetzt.
Bearbeitungshinweise:
Übernahme aus Suchverzeichnis mit manueller Änderungsmöglichkeit.
Sie können jede Nachtext-Position löschen (Funktionstaste F9).
Durch Aktivieren eines Kontrollfeldes bestimmen Sie, ob der Nachtext bei
Belegwandlung in den nachfolgenden Beleg übernommen wird.
Belegbearbeitung Vertrieb: Belegende
Das Belegende wird vom Programm im Hintergrund laufend mitgeführt und über die entsprechende Ergänzen-Funktion oder mit Button am unteren Maskenrand in vollem Umfang sichtbar gemacht.
Für das Belegende gibt es kein Positionskennzeichen.
Mit dem Hereinrufen in die Bildschirmanzeige ist eine Neukalkulation des Beleges verbunden. Es werden angezeigt:
- Alle Titel mit jeweiliger Titelsumme
oder
- die Summe der freien (titellosen) Artikelpositionen
- eine erste Zwischensumme
- ein evtl. per Programm zugeordneter Belegrabatt
- eine zweite Zwischensumme
- evtl. mehrere angefallene Steuersätze
- Endbetrag
In das Belegende können Sie vor die zweite Zwischensumme manuelle Belegrabatte einfügen.
Aus dem Belegende können Sie nur manuell eingegebene Belegrabatte löschen.
In das Belegende können Sie Eingabefelder für zusätzliche Kosten hineinrufen und manuell füllen:
- Verpackung,
- Versicherung,
- Versand,
- Entsorgung.
Belegbearbeitung: Drucken
Über die Ergänzen-Funktion oder durch Aktivieren des Buttons "Drucken" am unteren Ende der Maske rufen Sie eine Druckmaske ab, über welche Sie den Druck des aktuellen Beleges auslösen können.
Verfügbar sind hier die Ausgabemöglichkeiten Grafik(Drucker), Text(Drucker), Fax(Anschluss) oder Bildschirm.
Voreingestellt ist das Standard-Ausgabegerät, das Sie im Modul Administration unter Report-Formular dem Formular zugewiesen haben, das die Basis für den aktuellen Beleg ist.
Wenn Sie eine andere Wahl treffen, wird Ihr Beleg je nach Ausgabegerät mit einem der dafür vorgesehenen Reports ausgedruckt, die Sie im Modul Administration unter Report-Formular dem jeweiligen Druckertyp zugewiesen haben.