realax Lager - realax Dokumentation

Inventurabwicklung - Zählliste anlegen

Bevor Sie den Inventurumfang zusammenstellen, speichern Sie die Kopfdaten der Zählliste ab.

Zur manuellen Eingabe einzelner Artikel gehen Sie zuerst in den Bearbeitungsmodus für die Artikeltabelle. Solange noch keine Artikel in der Tabelle stehen, erreichen Sie dies, indem Sie im Feld Artikelnummer die Taste mit dem Abwärtspfeil betätigen. Beachten Sie die üblichen Regeln zur Eingabe von Daten in Tabellen.

Manuelle Eingaben werden zum Anlegen der Zählliste die Ausnahme bleiben. Normalerweise stellen Sie die Inventur zusammen durch Einlesen der Artikel aus Ihrem Artikelstamm.

Es ist jedoch oft sinnvoll, die getroffene pauschale Auswahl um zusätzliche Artikel zu ergänzen oder Positionen zu löschen. Dies ist möglich und wird von realax in einem Protokoll zur Zählliste erfasst.

Sie können nur ganze Positionen hinzufügen oder löschen, nicht innerhalb einer Position ändern.

Kopfdaten der Inventurmaske

Inventur Nr.

9-stellig, numerisch

Laufende Nummer Ihrer gerade in Bearbeitung befindlichen Inventurliste. Sie können hier eine gültige Listen-Nummer eingeben oder über das Suchverzeichnis auswählen und die Liste - sofern sie noch nicht erledigt wurde - bearbeiten oder eine neue Nummer eingeben (nächste Nummer mit Funktionstaste F4 aufrufbar) und eine neue Liste anlegen.

Stichwort

60-stellig, alphanumerisch

Benennen Sie Ihre Liste mit einer Beschreibung Ihrer Wahl, z. B. mit einer kurzen Angabe zum Listeninhalt: "Goldbarren Januar 1998". Diese Beschreibung hat für das Programm keine bestimmende Funktion und kann daher solange überschrieben werden, bis die Inventur endgültig abgeschlossen ist.

Lager

Übernahmefeld

Sie stellen die Liste immer für ein Lager zusammen und übernehmen dazu eines der bereits angelegten Lager.

Zähldatum

10-stellig, Datumsfeld

Geben Sie hier das Tagesdatum ein, an welchem die Zählung der ausgewählten Artikel erfolgen soll. Ihre Eingabe bewirkt keine automatische Sperrfunktion! Achten Sie selbst darauf, dass Sie Lagerbewegungen für die ausgewählten Artikel rechtzeitig mit der Funktion "Lager sperren" unter binden.

Mitarbeiter

Übernahmefeld

Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der Ihr Ansprechpartner für die aktuelle Inventur ist bzw. den Mitarbeiter, an den Sie die Inventurliste adressieren.

Geschäftsjahr

Listenfeld

Übernehmen Sie aus der Liste das Geschäftsjahr für die aktuelle Inventur.

Artikel in Zählliste einlesen

Sie können den Inventurumfang zusammenstellen durch Übernahme der Artikel aus Ihrem Artikelstamm Dazu aktivieren Sie die Funktion "Artikel einlesen". Ihre Auswahlkriterien können Sie wie folgt eingeben:

- nach Lagerplatz (von, bis)

- nach Artikelnummern (von, bis)

- nach Warengruppe

- nach Technikgruppe

- nach Einkaufs-Warengruppe

- nach Sortierkennzeichen

- Sortierung nach Lagerplatz oder Nummer

- Einschränkung auf A-, B- oder C-Artikel

- Einschränkung auf im Geschäftsjahr noch nicht gezählte Artikel

- Einschränkung auf Artikel mit Bestand

Die Selektionen können Sie solange mehrfach ”hintereinander” treffen, bis Sie die Zählliste drucken. Nach dem Druck ist für eine gedruckte Zählliste keine Auswahl mehr möglich.

Für Kriterien, zu denen Sie keine Auswahl eingegeben haben, werden von AGORA keine Einschränkungen gesetzt.

Die Selektion ermittelt den Inhalt der Inventurliste nach der folgenden Routine:

a) Auswahl "Nur Artikel mit Bestand" : Ausgehend vom Lagerbestand der ausgewählten Artikel,

werden alle Lagerplätze in die Zählliste aufgenommen, die Bestand aufweisen.

b) "Nur Artikel mit Bestand" ist nicht markiert ===> Bestand ist egal Alle Artikel aus dem Artikelstamm, auf welche die Auswahl zutrifft, werden in die Inventur aufgenommen.

b1) Artikel hat Bestand: siehe Punkt a).

b2) Artikel hat keinen Bestand:

b21) Artikel wird auf Mehrfachlager geführt: Lagerplatz ist egal.Alle Lagerplätze, die in den Basisdaten dem Lager zugewiesen sind, werden in die Inventur aufgenommen.

b22) Artikel wird nicht auf Mehrfachlager geführt:

b221) Für den Artikel ist eine Lagervereinbarung vorhanden: dieser Lagerplatz wird

/ diese Lagerplätze werden übernommen.

b222) Für den Artikel ist keine Lagervereinbarung vorhanden: Alle Lagerplätze,

die in den Basisdaten dem Lager zugewiesen sind, werden in die Inventur aufgenommen (Vorgehensweise ist wie b21)).

Artikel in Zählliste manuell eingeben

Bevor Sie den Inventurumfang zusammenstellen, speichern Sie die Kopfdaten der Zählliste ab.

Manuelle Eingaben werden zum Anlegen der Zählliste die Ausnahme bleiben. Normalerweise stellen Sie die Inventur zusammen durch Einlesen der Artikel aus Ihrem Artikelstamm .

Sie können nur ganze Positionen hinzufügen oder löschen, nicht innerhalb einer Position ändern.

Artikel in Zählliste sortieren

Die können die Artikel der Zählliste sortieren nach

- Artikelnummer

- Lagerplatz

- Seite der Zählliste

- Positionsnummer auf der Zählliste.

Vor dem ersten Druck wählen Sie die gewünschte Sortierung: Artikelnummer oder Lagerplatz.

Solange die Zählliste noch nicht gedruckt ist, ist die Sortierung nach Seite der Zählliste und nach Positionsnummer auf der Zählliste wirkungslos; diese Angaben werden erst abgespeichert, wenn die Zählliste gedruckt wurde.

Nach dem ersten Druck bleiben die Angaben zur Positionsnummer zu jeder Artikelposition konstant. Die Positionsnummern sind fortlaufend. Neue hinzugekommene Artikel bekommen eine neue Positionsnummer und werden mit dieser neuen Positionsnummer je nach Ihrer zum Ausdruck gewünschten Sortierung auf die entsprechende Seite gedruckt.

Um Listen mit unterschiedlichem Druckdatum zu vergleichen, bietet es sich an, nach Seite zu sortieren. Innerhalb der Seite wird dann nach Positionsnummer sortiert. So sind Abweichungen schnell nachvollziehbar.

Je nach gewählter Sortierung werden die Sortierbegriffe jeweils an den Anfang der Bestandstabelle gesetzt.

Artikel in Zählliste suchen

Zur Bearbeitung der Inventur haben Sie die Möglichkeit, Artikel auf der Zählliste gezielt zu suchen

- nach Artikelnummer und Lagerplatz

- nach Seite und Position der gedruckten Zählliste

- nach der nächsten nicht erfassten Position (= Position ohne eingetragenes Zählergebnis).

Eine genaue Suche beginnt nach Ihrer ersten Eingabe in ein entsprechendes Übernahmefeld und setzt bei dem Artikel auf, der Ihrer Eingabe am nächsten kommt.

Zählliste drucken

Die Zählliste wird anhand des am Bildschirm definierten Umfanges ausgedruckt. Sie kann sortiert werden nach Artikelnummer oder nach Lagerplatz.

Sortierung und Selektion werden in ein Memofeld gespeichert und können mit ausgedruckt werden.

Für jede Artikelposition der Zählliste wird die fortlaufende Positionsnummer und die Seitennummer des Ausdrucks ermittelt und gespeichert. Da Sie die Sortierung wechseln können, wird die Seitennummer mit jedem Druckbefehl neu ermittelt.

Für Artikel, die nicht auf der Inventurliste stehen, aber trotzdem gezählt werden, stehen Sonderlisten zur Verfügung. Wenn nach dem Erfassen der Zählergebnisse die Zählliste erneut ausgedruckt wird, werden die zusätzlich erfassten Positionen ohne Positionsnummer einsortiert und sind dadurch als zusätzlich gezählt erkennbar.

Die Zähllisten sind wahlweise mit oder ohne Sollmengen, mit oder ohne Bewertung ausdruckbar.

Artikel sperren

Um Artikelbewegungen im Zeitraum zwischen Ausdruck der Zählliste und Beginn der Zählung zu ermöglichen, werden die für die Zählliste ausgewählten Artikel erst dann für alle Lagerbewegungen gesperrt, wenn die Sperre separat ausgelöst wird.

Wenn die Sperre gesetzt ist, kann auf die von der Inventur betroffenen Artikel weder ein Zugang noch ein Abgang gebucht werden.

Der Bewertungspreis wird aus dem durchschnittlichen Einkaufspreis vorbelegt. Ist dieser noch nicht vorhanden, so wird er mit dem Verrechnungspreis vorbelegt.

Die aktuellen Verrechnungspreise werden eingelesen.

Zur Ermittlung des Bewertungspreises aus dem Verrechnungspreis können Sie die Verrechnungspreise pauschal mit einem Zu- oder Abschlag in % belegen.

Die Sollbestände werden zum Zeitpunkt der Sperre erfasst und gespeichert.

Sie können bestimmen, ob Sie die Zählmengen aus dem Sollbestand vorbelegen wollen. Sie erleichtern sich damit evtl. die Erfassung der Zählmengen, wenn die Differenzen zur Sollmenge nicht häufig sind.

Sobald die Artikel gesperrt sind, können Sie mit der Inventurliste die gezählten Istmengen für jede Position erfassen.

Artikel zählen

Das Zählen der Artikel erfolgt anhand der ausgedruckten Listen. Die Ergebnisse werden auf den Listen vermerkt. Zählergebnisse, die auf andere Art dokumentiert sind, müssen auf diese Listen übertragen werden.

Ein Artikel im selben Lager und Lagerplatz kann nicht in mehreren Inventuren gleichzeitig gezählt werden.

Es wird an Schnittstellen gearbeitet, um Inventuren aus Fremdsystemen zu übernehmen.

Zählung beenden / Artikel freigeben

Nach dem Beenden der Zählung dürfen wieder Bestandsbewegungen stattfinden. Dies muss ausdrücklich per

Funktion "Lager freigeben"angewiesen werden.

Änderungen an den erfassten Mengen sind noch möglich, solange die Inventur nicht beendet ist.

Die Inventurdifferenzen werden durch Vergleich der Sollmengen zum Zeitpunkt der Sperre und der gezählten Ist-Mengen ermittelt.

Inventur beenden/Bestand aktualisieren

Die Inventur muss nach dem Erfassen der gezählten Mengen ausdrücklich per Funktion "Inventur beenden" beendet werden.

Nun werden die Bestände aktualisiert.

Mit der vorhergehenden Freigabe der Artikel fanden wieder Bestandsbewegungen statt. Diese Bestandsbewegungen setzen auf dem Sollbestand zum Zeitpunkt der Sperre auf. Wenn die Inventur beendet wird, werden die Sollbestände zu diesem Zeitpunkt um die Inventurdifferenzen korrigiert und so der aktuelle Bestand ermittelt.

Das Lagerbewegungsprotokoll wird geschrieben. Hier werden die Änderungen am Bestand protokolliert (Zugang, Abgang).

Der Lagerbestand wird auf die neuen Werte aktualisiert.

Beispiel

Sollbestand bei Artikelsperre 450

Istbestand aus Zählung 390

ermittelte Inventurdifferenz - 60

Zugang nach Artikelfreigabe 100

Sollbestand bei Inventurende 550

Verrechnung der Inventurdifferenz - 60

Aktueller Istbestand 490

Änderungen an den Daten der Inventurliste sind nach dem Beenden der Inventur nicht mehr möglich. Ihre Mengen und Werte werden übernommen. Wir empfehlen, vor dem Beenden der Inventur eine Datensicherung zu machen, für den Fall, dass Sie doch nicht alle Mengen und Werte erfasst haben.

Differenzliste

Zur Kontrolle und Auswertung kann eine Differenzliste gedruckt werden. Sie enthält einen Vergleich zwischen den aktuellen Sollbestandswerten zum Zeitpunkt der Artikelsperre und den erfassten Zählmengen. Die Differenzliste kann nach den gleichen Kriterien selektiert und sortiert werden wie die Zählliste. Die Differenzliste wird über den Report-Generator definiert und ausgedruckt.

Ergebnisliste

Die Ergebnisliste enthält alle Inventurdaten - Sollwerte, Istwerte, Differenzen - im Überblick. Sie wird über den Report-Generator definiert und ausgedruckt.

Inventur bewerten

Basispreis zur Bewertung der Inventur ist zunächst der Verrechnungspreis. Der Verrechnungspreis wird pro Artikel im Artikelstamm geführt.

Der Bewertungspreis wird aus dem durchschnittlichen Einkaufspreis vorbelegt. Ist dieser noch nicht vorhanden, so wird er mit dem Verrechnungspreis vorbelegt.

Zur Ermittlung des Bewertungspreises aus dem Verrechnungspreis können Sie die Verrechnungspreise pro Inventur pauschal mit einem Zu- oder Abschlag in % belegen und bei der Erfassung der Zählmengen korrigieren.

Sobald zur Bewertung der durchschnittliche EK zur Verfügung steht, wird dieser zur Bewertung herangezogen, wenn die Inventurdifferenz negativ ist; bei positiven Differenzen wird der Bestand zum Verrechnungspreis bewertet.

Inventur Auswahl anzeigen

realax gibt Auskunft darüber, wie Ihre Zählliste zusammengestellt wurde. Die getroffenen Selektionen und manuelle Hinzufügungen werden mit Datum protokolliert, ebenso manuelles Löschen von Positionen.

Das Protokoll kann als Bestandteil der Zählliste gedruckt werden. Sie können es solange ändern, bis die Inventur beendet ist.

Auswahl anzeigen

Das Protokoll kann als Bestandteil der Zählliste gedruckt werden. Sie können es solange ändern, bis die Inventur beendet ist.

Zählergebnisse erfassen

Sobald die Artikel gesperrt sind, können Sie mit der Inventurliste die gezählten Istmengen für jede Position eingeben.

Dazu sortieren Sie am besten die Artikel in der Erfassungsmaske analog zur zurückerhaltenen Zählliste, und erfassen Sie die Zählergebnisse für jede Position.

Jede erledigte Position erhält ein Erledigungs-Kennzeichen (Stern); dieses Kennzeichen bedeutet noch nicht, dass Ihre Eingaben endgültig sind, es soll nur zur Ihrer Orientierung dienen.

Die Gesamtmenge pro Artikelposition wird mit der Sollmenge verglichen und die Inventurdifferenz ermittelt.

Bei diesem Arbeitsgang können Sie auch den Bewertungspreis pro Teilposition abändern.

Die Sollmengen und die ermittelten Differenzen sind nicht überschreibbar.

Zählmengen erfassen von Seriennummern

Die Zählmengen von Artikeln, deren Bestand nach Seriennummern geführt wird, werden auf Seriennummer genau erfasst. Hier werden also keine Mengen eingetragen, sondern Seriennummern aus dem Sollbestand übernommen oder neu eingegeben.

Wenn Sie einen Seriennummern-Artikel in der Bestandstabelle aktivieren, wird die Funktion Seriennummern aktiv und lässt den Aufruf einer separaten Eingabemaske zu; diese Maske öffnet sich auch, wenn die Zählmenge zur Position eingegeben wird.

Die Seriennummern werden in dieser Maske angezeigt, die in diesem Lagerplatz vorhanden sein sollten. Sie können einzeln oder in markierten Blöcken oder insgesamt übernommen werden. Falscheinträge machen Sie rückgängig mit der Löschen-Funktion (Buttons).

Sie können ausserdem Seriennummern anlegen, die an dem Lagerplatz nicht geführt waren, dort aber aufgenommen wurden:

Geben Sie den fixen Teil der Nummer als Vorbelegung ein; die weiteren laufenden Nummern erfassen Sie separat.

Falscheinträge machen Sie rückgängig mit der Löschen-Taste auf Ihrer Tastatur nach Markieren einer oder mehrerer Positionen.

Detailmengen eingeben in Zähllisten

Das Inventurprogramm greift auf die im Artikelstamm gespeicherten Lagervereinbarungen und Lagermengeneinheiten zurück und stellt Ihnen je nach Art der Bestandsführung unterschiedliche Teilpositionen mit Zusatzinformationen pro Artikelposition zur Verfügung, um die gezählten Mengen detailliert genug zu erfassen:

Mit der einfachen Auskunft "298 Stück" ist es oft nicht getan, wenn Sie Ihre Bestände über realax mit höheren Genauigkeiten als nur Artikelnummer führen, nämlich z B. mit Seriennummern, in laufenden Metern, in Chargen ...

In solchen Fällen müssen Sie Detailmengen erfassen.

Von realax werden Ihre eingegebenen Detailmengen pro Teilposition zur Gesamtmenge in Lagermengeneinheiten addiert. Die ermittelte Gesamtmenge pro Artikelposition wird mit der Sollmenge verglichen und die Inventurdifferenz ermittelt.

Doppelerfassung von Detailmengen

Am gleichen Lagerplatzdürfen pro Artikelnummer die Detailmengen für Chargen und für Dimensionenartikel (z. B. Zuschnitte) nur dann in einer Position eingegeben werden, wenn die Bezugsgröße (Chargennummer oder Abmessung) gleich ist.

Beispiele

Sie erfassen am Lagerplatz 13 den Chargenartikel 4711:

Charge Zählmenge

A 1

B 2

C 5

A 3

Ihre Erfassung müssen Sie wie folgt eingeben:

A 4

B 2

C 5

Sie erfassen am Lagerplatz 439 den auf Länge geführten Artikel 9930:

Länge Zählmenge

1,00 m 1

3,00 m 2

1,00 m 5

Ihre Erfassung müssen Sie wie folgt eingeben:

1,00 m 6

3,00 m 2

Wenn Sie die Inventur beenden wollen, werden Ihre Detailmengen-Eingaben überprüft; Abweichungen vom oben beschriebenen Verfahren lösen ein Fehlerprotokoll aus, die Inventur wird nicht abgeschlossen. Anhand des Fehlerprotokolls geben Sie die Mengen der doppelten Detailpositionen in eine einzige Detailposition ein und löschen die anderen. Ein Eintrag von Menge = 0 in den anderen Positionen wäre hier keine Korrektur, da diese Positionen dann als "doppelt" stehen bleiben und wieder ein Fehlerprotokoll verursachen - und Sie wollen die Inventur ja irgendwann einmal vielleicht doch beenden ...