Automatische Bestellvorschläge sind eine wesentliche Unterstützung für den Einkäufer. Das Programm führt dazu für die aktuelle Betriebsstätte eine Bedarfsrechnung durch.

 

Bei dieser Rechnung werden alle Läger berücksichtigt, für welche die gerade aktuelle Betriebsstätte im Lagerstamm als "disponierende Betriebsstätte" eingetragen ist. Die Zuordnung aus dem Betriebsstättenstamm ist für den Bestellvorschlag uninteressant.

 

Verwendet werden für jeden Artikel die Daten aus der Artikel-Lieferanten-Zuordnung für den Hauptlieferanten (Mindestbestellmengen, Mengeneinheiten des Lieferanten, Preise, ...).

 

Vorgehensweise:

 

-           Das Programm selektiert nach Vorgabe durch den Benutzer die Läger, für welche die aktuelle Betriebsstättte im Lagerstamm als disponierende Betriebsstätte eingetragen ist.

-           Die Mindestbestände dieser Läger sind in der Lagervereinbarung zum Artikelstamm eingetragen und werden anhand der Vorgabe aufsummiert.

-           Betrachtet werden weiterhin die Angaben aus den Dispositionsdaten im Artikelstamm:

    Reservierter Bestand, Bestellter Bestand (offene Bestellmengen) und Ist-Bestand.

-           Reservierungen und offene Bestellmengen werden immer über eine zentrale Reservierungs-Datei ermittelt, egal ob artikelbezogen, lagerbezogen oder auch terminbezogen ermittelt wird.

-           Zur -     Ist die beim Hauptlieferanten hinterlegte "Mindestabnahmemenge " größer als die ermittelte Bedarfsmenge, dann wird die Mindestabnahmemenge vorgeschlagen.

-           Artikel, bei denen die Einkaufseinheit oder die Lagereinheit mit Dimension geführt werden, werden zur Zeit nicht berücksichtigt.

-           Natürlich werden Bestellvorschläge nur über Artikel mit automatischer Bestandsführung erzeugt, also z. B. nicht für Sortimentsartikel.

 

Aus der Rechnung resultieren Beschaffungsvorschläge, die manuell bearbeitbar sind und auf Knopfdruck automatisch in Anfragen oder in Bestellungen umgewandelt werden.

 

Ein Bestellvorschlag hat immer einen von vier Zuständen:

 

Begonnen

Zum Bestellvorschlag sind nur Kopfdaten angelegt, Artikel sind noch nicht eingelesen. Der Bestellvorschlag kann bearbeitet oder gelöscht werden.

 

In Bearbeitung

Artikel wurden ausgewählt, Bestellungen noch nicht erstellt. Der Bestellvorschlag kann bearbeitet, ganz oder positionsweise gelöscht werden.

 

Teilgewandelt

Für direkt ausgewählte einzelne Positionen und/oder für die Positionen einzelner Lieferanten wurden Belege erzeugt. Der Bestellvorschlag wird auf "Erledigt" gesetzt, wenn alle durchführbaren Teilwandlungen in Bestellungen erfolgt sind.

 

Erledigt

Bestellungen wurden für alle vollständig ausgefüllten Positionen aus dem Bestellvorschlag erzeugt. Die Positionen des Bestellvorschlages können nicht mehr geändert und nicht gelöscht werden.

 

Sonstiges

Die zu bestellenden Artikel werden in eine Tabelle eingelesen bzw. können dort auch manuell eingesetzt werden.

 

Zu der jeweils in der Tabelle markierten Artikelposition werden im unteren Bereich der Maske ergänzende Informationen angezeigt:

 

Lieferantenname

 

Einkaufspreis je Preismengeneinheit des Lieferanten

 

Gesamter Einkaufspreis der aktuellen Position (Preisbildung anhand von Mengen- und Rabattstaffeln aus der Artikel-Lieferanten-Zuordnung )

 

Währung des Lieferanten aus dem Lieferantenstamm

 

Preiseinheit des Lieferanten

 

Bestellmenge, umgerechnet in die Einkaufsmengeneinheit

 

Bestellmenge umgerechnet in die Preismengeneinheit des Lieferanten  aus der   Artikel-Lieferanten-Zuordnung

 

Mindestabnahmemenge in Einkaufsmengeneinheiten aus der Artikel-Lieferanten-Zuordnung

 

Ist-Bestand zum Zeitpunkt der Ermittlung des Bestellvorschlages

 

Mindestbestand zum Zeitpunkt der Ermittlung des Bestellvorschlages

 

Reservierter Bestand zum Zeitpunkt der Ermittlung des Bestellvorschlages

 

Bestellter Bestand zum Zeitpunkt der Ermittlung des Bestellvorschlages

 

In Produktion befindliche Menge zum Zeitpunkt der Ermittlung des Bestellvorschlages

 

Bestellvorschlag Nummer

 

10-stellig, alphanumerisch; Such-/Bearbeitungs-Feld

 

Vergeben Sie manuell oder mit Funktionstaste F4 eine neue laufende Nummer für den Bestellvorschlag, oder übernehmen Sie einen vorhandenen Bestellvorschlag zur Bearbeitung (solange unerledigt) oder zur Ansicht.

 

Bestellvorschlag Stichwort

 

 

60-stellig, alphanumerisch

 

Geben Sie pro Bestellvorschlag einen beschreibenden Text ihrer Wahl ein, nach dem Sie auch Bestellvorschläge suchen können, ohne die Nummer wissen zu müssen, z. B. Warengruppe 500, Lieferant Müller, Lager 4711.

 

Bestellvorschlag Datum

 

10-stellig, Datumsfeld

 

Datum des Bestellvorschlages; vorgeschlagen wird das Datum der Erstanlage.

 

Bestellvorschlag sortieren

Wenn ein Bestellvorschlag mit "In Bearbeitung" gekennzeichnet ist und Positionen enthält, können Sie die Positionen der Tabelle in unterschiedlichen Sortierungen anzeigen, indem Sie die gewünschte Sortierung im Menü aktivieren.

 

Je nach gewählter Sortierung ändert sich auch die Reihenfolge der Positionen in der Tabelle (der Sortierbegriff erscheint immer an der ersten Stelle).

 

Ein Bestellvorschlag im Status "Erledigt" kann nicht mehr umsortiert werden.

 

Bestellvorschlag Positionstabelle

In der Positionentabelle können Sie die vorzuschlagenden automatisch einlesen und nachträglich manuell Positionen löschen oder einfügen.

 

Der Bestellvorschlag wird über das Menü oder per Button mit der Anweisung Ermitteln ausgelöst. Danach zeigt die Positionentabelle den Hauptlieferanten, den Bedarf, die vorgeschlagene Bestellmenge und die durchschnittliche Bestellmenge aus der Artikel-Lieferanten-Zuordnung an.

 

Sie können Lieferant, Bestellmenge und Termin manuell ändern und Positionen wie in jeder anderen bearbeitbaren Tabelle manuell einfügen und die manuellen Einfügungen löschen.

 

Die automatische Ermittlung können Sie nicht wiederholen oder ergänzen.

 

Die automatisch erstellten Positionen können nicht gelöscht werden, aber ein Beleg wird für diejenigen Artikel nicht erstellt, für die Bestellmenge oder Lieferantennummer oder Termin nicht eingetragen sind. Wenn Sie für einzelne Zeilen keine Belegerstellung wünschen, löschen Sie also eine dieser notwendigen Angaben. Die Position wird dann nicht gewandelt, bleibt aber im Bestellvorschlag dokumentiert.

 

Die Mengenangaben innerhalb der Tabelle erfolgen einheitlich in Lagermengeneinheiten .

 

Die Bestellmenge wird vorbelegt aus der Bedarfsmenge.

 

Bestellvorschlag drucken

Der Bestellvorschlag ist druckbar, auch wenn er den Status "Erledigt" hat.

 

Die gewünschte Sortierung legen Sie in der Druckauswahlmaske fest.

 

Sie können den Druck über die Auswahl "Vorschau" in der Druckauswahlmaske am Bildschirm anschauen und haben so evtl. eine bessere Gesamtübersicht über den Umfang als bei Betrachtung der Positionentabelle.

 

Bestellvorschlag ermitteln

Die Auswählen für den Inhalt des zu ermittelnden Bestellvorschlages können Sie mit Hilfe von Suchverzeichnissen treffen für Bereiche über Artikelnummern, Waren- und Einkaufsgruppen und Hauptlieferanten. Es handelt sich dabei um Und-Verknüpfungen: je mehr einschränkende Angaben Sie machen, umso weniger Artikel werden in den Bestellvorschlag einbezogen.

 

Die Ermittlungsgrundlage können Sie über ein Kontrollfeld auf Artikelebene oder auf Ebene der Artikel-Lager-Zuordnung im Artikelstamm treffen:

 

Ermittlung auf Artikelebene

Das Programm selektiert alle Lager, für welche die aktuelle Betriebsstätte im Lagerstamm als disponierende Betriebsstätte eingetragen ist.

Die Mindestbestände dieser Lager sind in der Lagervereinbarung zum Artikelstamm eingetragen und werden aufsummiert.

Betrachtet werden weiterhin die Angaben aus den Dispositionsdaten im Artikelstamm :
Reservierter Bestand, Bestellter Bestand (offene Bestellmengen) und Ist-Bestand.

 

 

Ermittlung pro Artikel-Lager-Zuordnung

Bei dieser Ermittlung können Sie gezielt für einzelne Lagern (von ... bis ...), die im Artikelstamm zugeordnet sind, Bestellvorschläge erzeugen.

Hier wird pro Artikel die jeweilige Lagervereinbarung aus dem Artikelstamm berücksichtigt; die Ermittlung ist für ein oder mehrere Lagern (von ... bis ...) möglich, soweit diese jeweils im Artikelstamm zugeordnet sind.

 

Zeitliche Eingrenzung

Evtl. ist es für Sie sinnvoll, reservierte und bestellte Mengen aus Auftragseingängen und aus Bestellungen mit langen Lieferzeiten zur Zeit noch nicht im Bestellvorschlag zu berücksichtigen. Dann aktivieren Sie das entsprechende Kontrollfeld zu "Nur Aufträge und Bestellungen bis Termin" und tragen das Lieferdatum ein, bis zu dem die nicht ausgelieferten Mengen aus vorliegenden Aufträgen und Bestellungen berücksichtigt werden sollen.

 

Weitere Parameter

Zusätzliche Kontrollfelder geben Ihnen die Möglichkeit, weitere Randbedingungen zu setzen:

 

-           Bestellvorschlag bei Unterschreitung des Mindestbestandes
ist voreingestellt; bei deaktiviertem Kontrollfeld wird ein Bestellvorschlag nur dann erstellt, wenn Bestand abzgl. Bedarf die Menge 0 unterschreitet.

-           Reservierungen aus Aufträgen berücksichtigen
ist voreingestellt.

-           Offene Bestellmengen berücksichtigen
ist voreingestellt.

-           Reservierungen aus Betriebsaufträgen berücksichtigen
ist voreingestellt (wirksam nur bei Arbeit mit dem Produktions-Modul von realax).

-           Offene Produktionsmengen berücksichtigen
ist voreingestellt (wirksam nur bei Arbeit mit dem Produktions-Modul von realax).

-           Wareneingang berücksichtigen
Aktivieren des Kontrollfeldes bewirkt, dass Mengen berücksichtigt werden, die im Wareneingang erfasst, aber noch nicht auf Lager gebucht sind.

-           Offene Mengen aus Bestellvorschlägen
Aktivieren des Kontrollfeldes bewirkt, dass Positionen aus anderen Bestellvorschlägen dann berücksichtigt werden, wenn sie

-           noch nicht in eine Bestellung umgewandelt wurden

und

-           nicht ohne Wandlung in eine Bestellung in den Status "Erledigt" gesetzt wurden.

 

Sie können die Ermittlung über Buttons auslösen oder ohne Aktion abbrechen. Lösen Sie die Ermittlung erst dann aus, wenn Sie sicher sind, die richtigen Kriterien festgelegt zu haben, denn die automatische Ermittlung kann pro Bestellvorschlag nur einmal durchgeführt werden; Sie müssten im Falle einer falschen Definition den in Bearbeitung befindlichen Bestellvorschlag über das "Ergänzen"-Menü ohne Wandlung abschließen und so in den Status "Erledigt" setzen.

 

Belegvorschlag zu Belegen wandeln

Ein Bestellvorschlag kann zu Anfragen oder zu Bestellungen gewandelt werden. Der gewünschte Zielbeleg ist wählbar.

 

Ein Beleg wird für diejenigen Positionen nicht erstellt, für die Bestellmenge oder Lieferantennummer oder Termin nicht eingetragen sind.

 

Wenn Sie für einzelne Positionen keine Belegerstellung wünschen, löschen Sie eine dieser notwendigen Angaben. Die Position wird dann nicht gewandelt, bleibt aber im Bestellvorschlag dokumentiert.

 

Ohne die anderen Positionen des Bestellvorschlages im Status zu verändern, können Sie eine einzelne Position, die Sie gerade aktiviert haben, oder eine Gruppe von Positionen mit gleichem Lieferanten heraussuchen und zu Belegen wandeln.

 

Bestellvorschlag abschließen

Wenn Sie einen Bestellvorschlag ausdrücklich abschließen, so wird er nach einer kontrollierenden Rückfrage durch das Programm erledigt, wird so gekennzeichnet und ist nicht mehr bearbeitbar. Alle Positionen. in Belege umgewandelte und nicht umgewandelte - bleiben im Bestellvorschlag.

 

Bestellvorschlag Optionen

Die einstellbaren Optionen dienen zur bequemeren Kontrolle der Inhalte des Bestellvorschlages.

 

Preisfindung

Wird die Option "Preisfindung" angewählt, so wird Button "Preisinfo" aktiv geschaltet bzw. alternativ der entsprechende Auswahlpunkt im Informations-Menü. Dadurch kann zu jeder Position des Bestellvorschlages ermittelt werden, welche Grundlagen zur Einkaufspreisermittlung zum Zeitpunkt des Bestellvorschlages aktiv waren.

Die Information wird in einem nicht editierbaren Memofeld angezeigt.

Sie wird deshalb ausdrücklich über die Optionen aktiviert oder deaktiviert, um evtl. Rechenzeit einzusparen, wenn die Preisfindung für den Benutzer uninteressant sein sollte.

 

Mengen in Einkaufsmengeneinheit anzeigen

Diese Option ersetzt die sonst übliche Lagermengeneinheit durch die Einkaufsmengeneinheit, die im Artikelstamm festgelegt ist: Die Maßeinheit wird angezeigt, die Mengenangaben werden umgerechnet.

Bestellvorschlag Einkaufsbelege erstellen

Ein Bestellvorschlag kann zu Anfragen oder zu Bestellungen gewandelt werden. Der gewünschte Zielbeleg ist wählbar.

 

Ein Beleg wird für diejenigen Positionen nicht erstellt, für die Bestellmenge oder Lieferantennummer oder Termin nicht eingetragen sind.

 

Wenn Sie für einzelne Positionen keine Belegerstellung wünschen, löschen Sie eine dieser notwendigen Angaben. Die Position wird dann nicht gewandelt, bleibt aber im Bestellvorschlag dokumentiert.

 

Ohne die anderen Positionen des Bestellvorschlages im Status zu verändern, können Sie eine einzelne Position, die Sie gerade aktiviert haben, oder eine Gruppe von Positionen mit gleichem Lieferanten heraussuchen und zu Belegen wandeln.

 

Bestellvorschlag Drucken

Der Bestellvorschlag ist druckbar, auch wenn er den Status "Erledigt" hat.

 

Die gewünschte Sortierung legen Sie in der Druckauswahlmaske fest.

 

Sie können den Druck über die Auswahl "Vorschau" in der Druckauswahlmaske am Bildschirm anschauen und haben so evtl. eine bessere Gesamtübersicht über den Umfang als bei Betrachtung der Positionentabelle.