 | Inhaltsverzeichnis |
 | Einführung |
|
| Stammdaten |
|
| Preise |
|
| Belegbearbeitung |
|
| Bestellvorschlag |
Nach Anwahl des Menüpunktes "Belegbearbeitung" im Einkaufs-Modul erscheint eine Bildschirmmaske zum Verfassen von Anfragen, Bestellungen, etc.
Bevor Sie mit dieser Funktion des Programms arbeiten, müssen Sie folgende Vorbereitungen getroffen haben:
Sie müssen im Basisdaten-Modul Nummernkreise definiert haben (Auswahl Firmenstamm|Ergänzen|Nummernkreise ). Die Nummernkreise bestehen aus einem fixen Teil bis zu 5 Stellen und der ersten Nummer, von der an das Programm fortlaufend nummeriert.
Die gewünschten Belegarten definieren Sie bzw. Ihr Systemverantwortlicher anschließend im Modul Administration in der Maske zur Belegverwaltung (Auswahl Administration|Belegverwaltung ). Dort ordnen Sie den Belegarten die zuvor angelegten Nummernkreise zu.
Sie beginnen die Belegbearbeitung immer mit der Auswahl der Belegart aus einer Auswahlliste .
Danach werden die bereits angelegten Belege der von Ihnen gewählten Art angezeigt.
Das Programm zeigt zu jedem Beleg an:
- AKTUELL für einen frisch angelegten Beleg.
- BEGONNEN für einen in Bearbeitung befindlichen Beleg.
- ERLEDIGT für einen Beleg, der gewandelt wurde und nicht mehr bearbeitet werden kann.
Belegbearbeitung Einkauf
In diesem Auswahlfenster wählen Sie, welche Belegart Sie erfassen, bzw. bearbeiten möchten.
Die Auswahlmöglichkeit ist von den Vorgaben abhängig, die unter Administration | Belegverwaltung gemacht werden.
Belegbearbeitung Einkauf Vorgang Nr
Die Belegnummer besteht aus dem festen Bestandteil des Belegnummernkreises, den Sie nicht überschreiben können, und der fortlaufenden Nummer. Zum Bearbeiten blättern Sie mit der Datensatzsteuerung oder übernehmen eine Vorgangsnummer aus der Auswahlliste, oder Sie geben die gesuchte Nummer direkt ein. Wenn Sie einen völlig neuen Beleg anlegen wollen, geben Sie eine neue fortlaufende Nummer ein oder lassen eine vom Programm vergeben (Funktionstaste F4). Eine einmal bestätigte Nummer können Sie nicht mehr überschreiben.
Belegbearbeitung Einkauf Datum
Belegdatum. Vorgabewert per Programm ist das Datum der Erstanlage.
Belegbearbeitung Einkauf Stichwort
Sie können zu jedem Vorgang Stichworte eintragen, die Ihnen helfen, sich schneller zurechtzufinden.
Belegbearbeitung Einkauf Lieferant
Geben Sie hier die Lieferantennummer direkt ein, oder übernehmen diese aus dem Suchverzeichnis.
Der Name wird automatisch ergänzt.
Belegbearbeitung Einkauf Anspr.Par.
Sofern Sie im Lieferantenstamm Ansprechpartner bei dem Lieferanten angelegt haben, können Sie hier einen Ansprechpartner für diesen Vorgang auswählen.
Dazu geben Sie die Nummer des Ansprechpartners direkt ein, oder übernehmen diese aus dem Suchverzeichnis. Der Name wird automatisch ergänzt.
Belegbearbeitung Einkauf Anschrift
In diesem Feld wird die im Lieferantenstamm hinterlegte Anschrift des selektierten Lieferanten automatisch eingefügt.
Sie haben die Möglichkeit, die Adresse weiter zu bearbeiten.
Belegbearbeitung Einkauf Angebot Nr.
In diesem Bereich der Maske besteht die Möglichkeit einen Bezug zu einem Angebot des Lieferanten herzustellen. Diese Daten werden auf dem Beleg angedruckt. Weiterhin können Sie zur Information Ihrer Mitarbeiter erfassen, ob eine Auftragsbestätigung des Lieferanten notwendig ist, bzw. schon vorliegt.
Diese Funktionen stehen nur im Bestellbeleg zur Verfügung.
Belegbearbeitung Einkauf Versand (Register)
Auf diesem Registerblatt haben Sie die Möglichkeit, die versandspezifischen Daten zu erfassen.
Belegbearbeitung Einkauf Versand Termin (KW)
Sie haben die Möglichkeit den gewünschten Liefertermin entweder als Kalenderwoche, oder als Tagesdatum zu erfassen. Dazu geben Sie einfach den Termin in das entsprechende Feld ein. Das andere Feld wird automatisch gefüllt. Entsprechend Ihrer Eingabe wird die Art angezeigt.
Belegbearbeitung Einkauf Versand Versandart
Wählen Sie hier die gewünschte Versandart. Das Programm bietet Ihnen zur Auswahl nur Versandarten, die im Modul Vertrieb unter Stammdaten | Versandarten angelegt sind.
Belegbearbeitung Einkauf Versand Lager
Wählen Sie hier das Lager, an das die Bestellung geliefert werden soll.
Belegbearbeitung Einkauf Versand Lieferung an
Sollte die Anschrift des Lagers von der Adresse der aktuellen Betriebsstätte abweichen, wird hier automatisch die Lieferanschrift ergänzt und im Beleg angedruckt.
Natürlich können Sie die Adresse auch manuell bearbeiten, falls z.B. die Lieferung direkt an einen Kunden erfolgen soll.
Belegbearbeitung Einkauf Konditionen (Register)
Auf diesem Registerblatt Erfassen Sie die Informationen zur Zahlung.
Belegbearbeitung Einkauf Konditionen Zahlungsart
Wählen Sie hier die gewünschte Zahlungsart. Zahlungsarten müssen Sie zuvor im Modul Basisdaten unter Zahlungsarten festlegen. Vorgeschlagen wird die im Lieferantenstamm angelegte Zahlungsart
Belegbearbeitung Einkauf Konditionen Zahl.Kond.
Übernehmen Sie hier die ausgehandelte Zahlungskondition. Diese
Belegbearbeitung Einkauf Konditionen Valutadatum
Sofern Sie mit dem Lieferanten eine Valuta vereinbart haben, wird das Valutadatum errechnet, indem die Valutatage auf das Belegdatum aufgeschlagen werden. Sie können das Datum für Einzelfälle auch ändern.
Die Anzeige Valutatage wird entsprechend angepasst.
Belegbearbeitung Einkauf Konditionen Valutatage
Sofern Sie für den Lieferanten im Lieferantenstamm Valutatage erfasst haben, werden diese angezeigt.
Mit Hilfe der Valutatage wird das valutadatum errechnet.
Sie können die Valutatage für Einzelfälle ändern. In diesem Fall wird das Valutadatum angepasst.
Belegbearbeitung Einkauf Konditionen Bezugsbedingungen
Vorgegeben werden die im Lieferantenstamm hinterlegten Bezugsbedingungen. Sie können diese hier für den Beleg ändern. Dazu übernehmen Sie die Bezugsbedingungen aus dem Suchverzeichnis. Hinter Dem Übernahmefeld sehen Sie die Bezeichnung, darunter den Text, der auf dem Beleg gedruckt wird. Dieser kann noch bearbeitet werden.
Bezugsbedingungen definieren Sie unter Stammdaten | Bezugskonditionen.
Belegbearbeitung Einkauf Daten Prozess-Nr.
Die Prozessnummer dient der eindeutigen Zuordnung des Beleges zu einem Prozess. Sie zieht sich wie ein roter Faden durch die Belegbearbeitung. Sie wird beim Wandeln eines Beleges automatisch an den Folgebeleg weitergereicht. Erstellen Sie einen Beleg neu, können Sie diesen über die Prozessnummer einem Vorbeleg zuordnen. Auch wird über die Prozessnummer eine Beziehung zwischen Vertriebs- und Einkaufsbelegen erstellt.
Belegbearbeitung Einkauf Daten Währung
Legen Sie hier die Belegwährung fest. Vorgegeben wird die im Lieferantenstamm hinterlegte Währung.
Belegbearbeitung Einkauf Verbuchung (Register)
Auf diesem Registerblatt legen Sie fest, auf welchen Konten der Fibu die Aufwendungen verbucht werden.
Belegbearbeitung Einkauf Verbuchung Aufwandskonto
Geben Sie hier das Aufwandskonto direkt ein, oder übernehmen es aus dem Suchverzeichnis.
Belegbearbeitung Einkauf Verbuchung Abw. Kreditor
Sollte für den Einzelfall ein abweichender Kreditor erfasst werden, geben Sie die Kreditorennummer direkt ein, oder übernehmen diese aus dem Suchverzeichnis.
Belegbearbeitung Einkauf Verbuchung Kostenträger
Sofern Sie das Modul 'Kostenrechnung' nutzen, können Sie hier den Kostenträger für die Aufwendungen erfassen.
Belegbearbeitung Einkauf Verbuchung Kostenstelle
Sofern Sie das Modul 'Kostenrechnung' nutzen, können Sie hier die Kostenstelle für die Aufwendungen erfassen.
Belegbearbeitung Einkauf Verbuchung Projekt
Hier können Sie den beleg einem Projekt zuordnen.
Projekte pflegen Sie im Modul 'Vertrieb' unter Stammdaten | Projekte.
Belegbearbeitung Einkauf Intern (Register)
Auf diesem Registerblatt werden Informationen zu Zuständigkeiten und dem verantwortlichem Sachbearbeiter hinterlegt.
Belegbearbeitung Einkauf Intern Sachbearbeiter
Tragen Sie hier den zuständigen Sachbearbeiter für den Lieferanten ein. Dieser muss nicht mit dem Ersteller des Beleges übereinstimmen. Das Zeichen wird automatisch ergänzt.
Der Sachbearbeiter muss im Modul 'Vertrieb' unter Stammdaten | Mitarbeiter/ Vertreter angelegt sein.
Belegbearbeitung Einkauf Intern Referenzbeleg
Hier können Sie einen Referenzbeleg aus der Belegbearbeitung Vertrieb für den zu erstellenden Beleg erfassen.
dazu wählen Sie die Belegart aus und übernehmen anschließend die Belegnummer aus dem Übernahmefeld.
Belegbearbeitung Einkauf Intern zuständig
Vorgegeben werden hier die im Lieferantenstamm festgelegten Mitarbeiter. Für den Einzelfall können Sie die Zuständigkeit jedoch ändern.
Belegbearbeitung Einkauf Extras (Register)
Auf diesem Registerblatt können Sie interne Notizen zum Beleg, oder Lieferant und Sortierkennzeichen für Auswertungen erfassen.
Positionsbearbeitung
Die Positionsbearbeitung stellt den Hauptpunkt der Belegbearbeitung dar. Hier stellen Sie die Positionen des Beleges zusammen, vergeben Rabatte oder Zuschläge, bestimmen Termine.
Positionsbearbeitung Positionen zusammenstellen und bearbeiten
Wenn Sie nach der Erfassung der Daten für den Beleg-Kopf den Button "Positionen" anklicken, wird für den aktuellen Beleg eine Bildschirmmaske zum ersten Zusammenstellen der Belegpositionen oder zur Bearbeitung vorhandener Positionen dazu geladen.
Das Prinzip ist:
Sie haben eine Reihe unterschiedlicher Belegpositionstypen zur Verfügung, die Sie einzeln über ein Positionskennzeichen an der Stelle aufrufen und bearbeiten, an der Sie auch im Beleg ausgedruckt werden sollen.
Zu jeder Position gibt es die nötigen Bearbeitungsmöglichkeiten, z. B.:
- Aufruf von Artikelpositionen anhand des Artikelstamms
- Anbindung an die Lagerführung / Verfügbarkeitsübersicht
- Aufteilen von Positionen auf Liefertermine und Versandanschriften
- Historie für jede Position
- manuelle Einträge von Zuschlägen oder Nachlässen
- mehrere Titel- oder Zwischensummenpositionen
- freie Texteingabe für Titel oder Textbausteine
etc.
Verschaffen Sie sich die Gesamtübersicht über das Thema , oder beginnen Sie mit der Positionsbearbeitung .
Positionsbearbeitung beginnen
Wenn Sie einen völlig neuen Beleg zusammenstellen, hat die Maske zuerst nur folgenden Inhalt:
Anzeigen: Belegart
Belegnummer
Belegdatum
Belegsumme
Buttons : < = Auftragsposition nach oben verschieben
> = Auftragsposition nach unten verschieben
Neu = Neuanlage einer Position
Kennzeichen-Feld
(links außen): zum Eintrag eines Positions-Kennzeichens für jede Beleg-Position. Dieses Kennzeichen definiert die Art der Belegposition.
Belegende Positionsanzeige zur Information
Um Ihre erste Beleg-Position einzugeben, aktivieren Sie das " Belegende " (per Tabulator-Taste oder per Mausklick knapp über den "Belegende-Balken"), wechseln dann in das Kennzeichen-Feld und geben das gewünschte Positions-Kennzeichen ein.
Positionsbearbeitung Positionskennzeichen
Mögliche Zugehöriges
Beleg- Positions-
Positionen kennzeichen
Vortext VT
Titel T
Artikelposition A
Titelsumme TS
Textbaustein B
Zwischensumme ZS
Nachtext NT
Belegrabatt BM
Das Kennzeichen-Fenster kann zur Eingabe der Positionskennzeichen immer aktiviert werden mit der Taste Strg bzw. Ctrl.
Mit gedrückter Taste Strg bzw. Ctrl. und zusätzlicher Taste Pfeil auf bzw. Pfeil ab erhalten Sie einen Überblick über alle Positionskennzeichen; nicht alle sind zur Zeit aktiv. Die Bedeutung wird jeweils am unteren Maskenrand angezeigt.
Positionsbearbeitung Belegpositionen
Belegpositionen anlegen können Sie wahlweise durch Eingabe eines entsprechenden Positionskennzeichens in das Kennzeichen-Feld oder durch Anklicken des Buttons "Neu". Der Button legt einen Positionstyp an, der dem zuletzt von Ihnen angewählten entspricht; Sie müssen mindestens eine Position angelegt haben, um ihn zu benutzen.
Das Positionskennzeichenfeld "begleitet" Sie bei Ihrer Positions-Anwahl und zeigt dabei die jeweils von Ihnen ausgewählte Position an.
Sie können
Positionen anlegen und inhaltlich verändern
Positionen verschieben
Textbausteine dazuladen und die Texte verändern
Vortexte an die erste Stelle der Belegpositionen setzen
Nachtexte vor das Belegende setzen
Zwischensummen bilden
Titelzeilen anlegen und verändern
Artikelpositionen stornieren (stornierte Position wird farblich hervorgehoben und bleibt am Bildschirm sichtbar)
Positionen löschen
Allerdings können Sie nicht an jeder Stelle jeden beliebigen Positionstyp einfügen; Sie müssen logische Restriktionen beachten, auf die Sie bei Verstoß vom Programm hingewiesen werden (Textanzeige am unteren Bildschirmrand).
Die einzelnen Typen von Belegpositionen sind:
Vortext
Titel
Artikelposition
Titelsumme
Textbaustein
Zwischensumme
Nachtext
Belegrabatt
Belegende
Positionsbearbeitung Vortext
Definition:
Vortexte sind Textbausteine die nicht frei platziert werden, sondern zwingend an den Beleganfang gehören. Es gibt nur eine Vortext-Position pro Beleg.
Positionskennzeichen:
VT
Positionierung:
Aktivieren Sie die erste Beleg-Position, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen VT ein.
Die Vortext-Position wird an den Beleganfang gesetzt.
Bearbeitungshinweise:
Übernahme aus Suchverzeichnis mit manueller Änderungsmöglichkeit.
Sie können jede Vortext-Position löschen (Funktionstaste F9).
Positionsbearbeitung Titel
Definition:
Ein Titel dient der Gliederung Ihrer Belegpositionen in Kriterienbereiche, die Ihnen sinnvoll erscheinen.
Positionskennzeichen:
T
Positionierung:
Der Titel wird direkt über die von Ihnen zuletzt aktivierte Position gesetzt.
Aktivieren Sie also die Belegposition, vor die Sie den Titel einfügen wollen, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen T ein.
Titel und Titelsummen werden zur Übersicht am Belegende wiederholt.
Bearbeitungshinweise:
Wenn Sie mit Titeln arbeiten wollen, müssen Sie allen Artikel in diesem Beleg Titel zuordnen. In diesem Fall gehört der erste Titel vor die erste Artikelposition. Wenn Sie diese Positionierung nicht treffen, so werden Titel an anderer Stelle abgelehnt. Betitelte Artikelpositionen können nicht mit freien (titellosen) Positionen gemischt werden.
Jedem Titel muss eine Titelsumme zugeordnet worden sein, bevor ein neuer Titel positioniert werden kann.
Freie Texteingabe.
Titel werden vom Programm fortlaufend durchnummeriert. Die Positionsnummern von Artikelpositionen, die Titeln zugeordnet sind, werden dem Titel hierarchisch untergeordnet.
Sie können jeden Titel löschen (Funktionstaste F9), wodurch sich die Nummerierung der Artikelpositionen entsprechend ändert.
Positionsbearbeitung Artikelposition
Positionskennzeichen:
A
Positionierung:
Beliebig.
Die Artikelposition wird direkt über die von Ihnen zuletzt aktivierte Position gesetzt.
Aktivieren Sie also die Belegposition, vor die Sie die Artikelposition einfügen wollen, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen A ein.
Bearbeitungshinweise:
Die Positionsnummern von Artikelpositionen, die Titeln zugeordnet sind, werden dem Titel hierarchisch untergeordnet.
Beim Löschen von Titeln (Funktionstaste F9) ändert sich die hierarchische Nummerierung der Artikelpositionen entsprechend.
Sie können jede Artikelposition löschen (Funktionstaste F9). Die Nummerierung wird aktualisiert.
Auswahl der Artikelnummer aus dem Artikelstamm über Suchverzeichnis .
Manuelle Eingabe der Menge.
Der Einzelpreis wird mit der Artikelnummer in Abhängigkeit von evtl. Mengenstaffeln übernommen und kann manuell geändert werden.
Übernahme des Liefertermins aus Kopfdaten per Programm.
Weitere Möglichkeiten ergeben sich über die Ergänzen-Funktionen bzw. über die entsprechenden Buttons :
Liefertermine und Versandanschriften aufteilen
Zuschläge/Nachlässe
Verfügbarkeit der Artikel
Aktueller Stand des Vorgangs
Storno Position
Positionsübernahme
Positionsbearbeitung Liefertermin u. Versandanschr.aufteilen
Über die Funktion Ergänzen|Liefertermine oder über den Button "Liefertermine" können Sie pro Artikelposition die zu liefernde Menge in einer Tabelle auf mehrere Liefertermine aufteilen (Kalenderwoche oder Datum; Ihr Eintrag wird farblich hervorgehoben) und pro Liefertermin eine eigene Versandadresse angeben (Übernahme per Suchverzeichnis aus zu beliefernden LagernVersandanschriften Ihres Kundenstamms).
Das Programm zeigt die Gesamtmenge pro Position und die noch offene Menge jeweils an und ordnet selbst nach Doppelklick auf Button "Ausgleich" die noch fehlende Menge der letzten Lieferung zu.
Auf Positionsebene wird dann kein Liefertermin mehr angezeigt; stattdessen weist die Anzeige "Termine" auf eine Aufteilung hin.
Positionsbearbeitung Artikelposition Zuschläge/Nachlässe
Eine manuelle Zuordnung verschiedener Zuschläge/Nachlässe auf einzelne Positionen wird bei aktivierter Position möglich durch
- die Ergänzen-Funktion
oder über
- den Button Zuschl. / Nachl. am unteren Ende der Maske
Positionsbearbeitung Artikelposition Verf. der Artikel
Die Verfügbarkeitsübersicht mit
Kunden-Reservierungen nach Liefertermin,
Bestellungen,
Lagerbestand,
Zuordnung der Liefertermine auf Aufträge
und
Wiederbeschaffungszeit
erhalten Sie durch die Ergänzen-Funktion oder über den Button "Verfügbarkeit" am unteren Ende der Maske.
Die in Tabellen gegliederten Informationen sprechen für sich. Sie können hier keine Änderungen eingeben.
Positionsbearbeitung Aktueller Stand des Vorgangs
Über die Ergänzen-Funktion erhalten Sie einen tabellarischen Überblick über alle Vorgänge - Wandlung von Angebot in Auftrag, Teillieferungen, Teilberechnungen, Positionsübernahmen etc. - in denen die aktuelle Auftragsposition enthalten war.
Sie können hier nichts eingeben; es handelt sich um eine reine Anzeigefunktion.
Positionsbearbeitung Artikelposition Storno Position
Sie können jede Artikelposition stornieren.
Zur Information über den Vorgangsverlauf wird das Stornieren oft dem "spurlosen" Löschen vorgezogen.
Eine stornierte Position wird farblich hervorgehoben und wird nicht mehr zur Disposition, Lieferung oder Fakturierung berücksichtigt.
Die Stornierung kann rückgängig gemacht werden, wodurch die Position wieder in die üblichen Programmroutinen aufgenommen wird.
Positionsbearbeitung Artikelposition Positionsübernahme
Eine Positionsübernahme kann innerhalb einer Kundennummer durchgeführt werden.
Anwendungsbeispiel:
Sie wollen offene Positionen aus einer Auftragsbestätigung zusammen mit einem anderen Auftrag auf einem gemeinsamen Lieferschein ausliefern.
Das Programm ermöglicht Ihnen die Übernahme auf zwei Arten:
Positionsweise Übernahme
Sie wählen aus Ihrer aktuellen Belegbearbeitung heraus einen anderen Beleg und erhalten dazu tabellarisch die Artikelpositionen mit Bestellmengen und offenen Restmengen angezeigt. Zu jeder Position können Sie die Verfügbarkeitsübersicht abrufen. Sie tragen die zu übernehmenden Mengen in die Übernahme-Tabelle ein und lösen die Übernahme per Button aus.
Im "abgebenden" Beleg kann eine komplett übernommene Position nicht mehr bearbeitet werden.
Titelweise Übernahme
Sie wählen aus Ihrer aktuellen Belegbearbeitung heraus einen anderen Beleg und erhalten komplette Titelbereiche mit Positionsnummer und Text tabellarisch angezeigt. Sie kennzeichnen den in den aktuellen Auftrag zu übernehmenden Bereich und lösen die Übernahme per Button aus. Übernommen wird der gewählte Bereich mit dem Titel und mit allen folgenden Positionen bis einschließlich der zugeordneten Titelsumme.
Beachten Sie: Übernehmen bedeutet
- herauslösen,
- einfügen und
- weiterbearbeiten.
Übernehmen bedeutet nicht: kopieren!
Bestätigte Preise, Rabatte und Zuschläge der übernommenen Positionen bleiben erhalten, auch wenn im übernehmenden Auftrag ein gleicher Artikel zu einem anderen Preis enthalten ist (z. B. durch unterschiedliche Mengenstaffeln oder durch andere Preislisten bei Auftragserteilung möglich).
Positionsbearbeitung Titelsumme
Definition:
Titelsummen unterstützen eine kapitelartige Gliederung Ihrer Belegpositionen.
Titelsummen addieren die Werte zwischen dem vorherigen Titel und der Stelle, an der Sie die Titelsummenposition einfügen.
Verwechseln Sie Titelsumme nicht mit Zwischensumme: Zwischensummen kumulieren sich innerhalb von Bereichen, die durch Titel mit Titelsummen voneinander getrennt sein können.
Positionskennzeichen:
TS
Positionierung:
Die Titelsumme wird direkt über die von Ihnen zuletzt aktivierte Position gesetzt, wenn Sie eine oder mehrere Positionen zuvor einen Titel angelegt haben.
Aktivieren Sie also die Belegposition, vor die Sie die Titelsumme einfügen wollen, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen TS ein.
Titel und Titelsummen werden vom Programm zur Übersicht am Belegende wiederholt.
Bearbeitungshinweise:
Übernahme aus Suchverzeichnis mit manueller Änderungsmöglichkeit.
Sie können jede Titelsummen-Position in Verbindung mit dem zugehörigen Titel löschen (Funktionstaste F9).
Positionsbearbeitung Textbaustein
Definition:
Textbausteine sind häufig verwendete Texte aller Art, deren Sinn sich für Sie individuell aus der Praxis ergibt. Sie können z. B. beleg-, artikel- oder kundenbezogen sein, hinweisen, warnen, gesetzlich vorgeschrieben oder vertraglich vereinbart sein, informieren, grüßen ...
Positionskennzeichen:
B
Positionierung:
Beliebig.
Der Textbaustein wird direkt über die von Ihnen zuletzt aktivierte Position gesetzt.
Aktivieren Sie also die Belegposition, vor die Sie den Textbaustein einfügen wollen, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen B ein.
Bearbeitungshinweise:
Im Textfeld rufen Sie das Suchverzeichnis mit den auszuwählenden Textbausteinen auf durch Betätigen der rechten Maustaste. Wenn Sie den übernommenen Text im Beleg manuell ändern, wird diese Änderung nicht auf den Baustein selbst zurückgespeichert.
Angezeigt werden die Textbausteine, die Sie Im Modul Vertrieb über die Anwahl Stammdaten|Textbausteine eingegeben haben.
Sie können jede Textbaustein-Position löschen (Funktionstaste F9).
Positionsbearbeitung Zwischensumme
Definition:
Zwischensummenkumulieren sich innerhalb von Bereichen, die durch Titel getrennt sein können.
Positionskennzeichen:
ZS
Positionierung:
Beliebig.
Die Zwischensumme wird direkt über die von Ihnen zuletzt aktivierte Position gesetzt.
Aktivieren Sie also die Belegposition, vor die Sie die Zwischensumme einfügen wollen, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen ZS ein.
Bearbeitungshinweise:
Übernahme aus Suchverzeichnis mit manueller Änderungsmöglichkeit.
Sie können jede Zwischensummen-Position löschen (Funktionstaste F9).
Positionsbearbeitung Nachtext
Definition:
Nachtexte sind Textbausteine die nicht frei platziert werden, sondern zwingend unmittelbar vor das Belegende gehören. Es gibt nur eine Nachtext-Position pro Beleg.
Positionskennzeichen:
NT
Positionierung:´
Aktivieren Sie das Belegende, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen NT ein.
Die Nachtext-Position wird direkt vor das Belegende gesetzt.
Bearbeitungshinweise:
Übernahme aus Suchverzeichnis mit manueller Änderungsmöglichkeit.
Sie können jede Nachtext-Position löschen (Funktionstaste F9).
Durch Aktivieren eines Kontrollfeldes bestimmen Sie, ob der Nachtext bei Belegwandlung in den nachfolgenden Beleg übernommen wird.
Positionsbearbeitung Belegrabatt
Definition:
Mit Belegrabatten sind hier nur die manuell bei der Belegbearbeitung eingegebenen Belegrabatte angesprochen, nicht die per Programm für den Kunden ermittelten.
Positionskennzeichen:
BM
Positionierung:
Der Belegrabatt wird ins Belegende direkt über die zweite Zwischensummen-Position gesetzt.
Aktivieren Sie also die zweite Zwischensummen-Position, wechseln Sie in das Kennzeichen-Feld, und geben Sie das Positionskennzeichen BM ein.
Bearbeitungshinweise:
Übernahme aus Suchverzeichnis mit manueller Änderungsmöglichkeit.
Sie können die Belegrabatt-Position löschen (Funktionstaste F9).
Positionsbearbeitung Belegende
Das Belegende wird vom Programm im Hintergrund laufend mitgeführt und über die entsprechende Ergänzen-Funktion oder mit Button am unteren Maskenrand in vollem Umfang sichtbar gemacht.
Für das Belegende gibt es kein Positionskennzeichen .
Mit dem Hereinrufen in die Bildschirmanzeige ist eine Neukalkulation des Beleges verbunden. Es werden angezeigt:
- Alle Titel mit jeweiliger Titelsumme
oder
- die Summe der freien (titellosen) Artikelpositionen
- eine erste Zwischensumme
- ein evtl. per Programm zugeordneter Belegrabatt
- eine zweite Zwischensumme
- evtl. mehrere angefallene Steuersätze
- Endbetrag
In das Belegende können Sie vor die zweite Zwischensumme manuelle Belegrabatte einfügen.
Aus dem Belegende können Sie nur manuell eingegebene Belegrabatte löschen.
Standardbelege: Drucken
Über die Ergänzen-Funktion oder durch Aktivieren des Buttons "Drucken" am unteren Ende der Maske rufen Sie eine Druckmaske ab, über welche Sie den Druck des aktuellen Beleges auslösen können.
Verfügbar sind hier die Ausgabemöglichkeiten Grafik(Drucker), Text(Drucker), Fax(Anschluss) oder Bildschirm.
Voreingestellt ist das Standard-Ausgabegerät , das Sie im Modul Administration unter Report-Formular dem Formular zugewiesen haben, das die Basis für den aktuellen Beleg ist.
Wenn Sie eine andere Wahl treffen, wird Ihr Beleg je nach Ausgabegerät mit einem der dafür vorgesehenen Reports ausgedruckt, die Sie im Modul Administration unter Report-Formular dem jeweiligen Druckertyp zugewiesen haben.
Belegbearbeitung Einkauf: Daten für den Beleg-Kopf
Die Belegnummer besteht aus dem festen Bestandteil des Belegnummernkreises , den Sie nicht überschreiben können, und der fortlaufenden Nummer. Zum Bearbeiten blättern Sie mit der Datensatzsteuerung oder übernehmen eine Vorgangsnummer aus der Auswahlliste , oder Sie geben die gesuchte Nummer direkt ein. Wenn Sie einen völlig neuen Beleg anlegen wollen, geben Sie eine neue fortlaufende Nummer ein oder lassen eine von realax vergeben (Funktionstaste F4). Eine einmal bestätigte Nummer können Sie nicht mehr überschreiben.
Datum
10-stellig, Datumsfeld
Belegdatum. Vorgabewert per Programm ist das Datum der Erstanlage.
Stichwort
50 Zeichen, alphanumerisch
Sie können zu jedem Vorgang Stichworte eintragen, die Ihnen helfen, sich schneller zurechtzufinden.
Lieferant / Ansprechpartner / Werk
Übernahmefelder
Wählen Sie aus dem Suchverzeichnis Anschriften aus Ihrem Lieferantenstamm bzw. Firmenstamm .
Teil-Lieferung zulässig
Kontrollfeld
Die Frage spricht für sich - wählen Sie JA mit Mausklick oder NEIN durch Freilassen.
Lieferziel
Listenfeld
Wählen Sie aus den Vorgaben des Programmes das grundsätzliche Bestimmungsziel bzw. den Verwendungszweck der einzukaufenden Ware, wobei Sie sich an der Artikel-Art orientieren können:
An Lager z. B. für Handelsartikel
An Projekt z. B. für Fertigungsartikel
An Kunde z. B. für Streckenartikel
An Lieferant z. B. für Sortimentsartikel
Ihre Auswahl führt logischerweise zu jeweils passenden, unterschiedlichen Eingabemöglichkeiten .
Termin (KW) / Datum
Kombination aus formatierten Eingabefeldern und Ausgabefeldern
Geben Sie den Liefertermin entweder als Kalenderwoche oder als Tagesdatum ein. Überschreibbarer Vorschlagswert von realax ist das aktuelle Tagesdatum.
Wenn Sie die Kalenderwoche für den Liefertermin eingeben, z. B. 0997 für Kalenderwoche 09.1997 (führende Nullen nicht vergessen!), wandelt realax Ihre Eingabe um in 09.1997 und zeigt im Datumsfeld daneben den Montag der eingegebenen Woche an (24.02.1997).
Wenn Sie dieses Datum ändern, z. B in 99.13.2000, so ändert realax Ihre Eingabe in 09.04.2001 und gibt die zugehörige Kalenderwoche aus (15.2001). Für Neugierige: So können Sie sich und realax mit Eingaben ab 05.01.0100 bis 29.12.9999 beschäftigen ...
Zahlungsart
Listenfeld
Sie wählen eine der Zahlungsarten aus, die Sie zuvor im Basisdaten-Modul angelegt haben.
Zahlungskondition
Übernahmefeld
Sie übernehmen aus dem Suchverzeichnis eine der Zahlungskonditionen , die Sie zuvor im Basisdaten-Modul angelegt haben. Ihre Auswahl wird angezeigt.
Auswertung
4 Übernahmefelder
Sie können aus dem Suchverzeichnis insgesamt vier Sortierkennzeichen auswählen und für statistische Auswertungen dem Vorgang zuordnen. Die Sortierkennzeichen müssen Sie zuvor im Basisdaten-Modul angelegt haben.
Belegbearbeitung Einkauf: Kopfdaten und Grundsätzliches
Nach Anwahl des Menüpunktes "Belegbearbeitung" im Einkaufs-Modul erscheint eine Bildschirmmaske zum Verfassen von Anfragen und Bestellungen.
Bevor Sie mit dieser Funktion von realax arbeiten, müssen Sie folgende Vorbereitungen getroffen haben:
Sie müssen im Basisdaten-Modul Nummernkreise definiert haben (Auswahl Firmenstamm|Ergänzen|Nummernkreise ). Die Nummernkreise bestehen aus einem fixen Teil bis zu 5 Stellen und der ersten Nummer, von der an realax fortlaufend nummeriert.
Die gewünschten Belegarten definieren Sie bzw. Ihr Systemverantwortlicher anschließend im Modul Administration in der Maske zur Belegverwaltung (Auswahl Administration|Belegverwaltung ). Dort ordnen Sie den Belegarten die zuvor angelegten Nummernkreise zu.
Sie beginnen die Belegbearbeitung immer mit der Auswahl der Belegart aus einer Auswahlliste .
Danach werden die bereits angelegten Belege der von Ihnen gewählten Art angezeigt.
realax zeigt zu jedem Beleg an:
- AKTUELL für einen frisch angelegten Beleg.
- BEGONNEN für einen in Bearbeitung befindlichen Beleg.
- ERLEDIGT für einen erledigten Beleg, der nicht mehr bearbeitet werden kann.
Belegbearbeitung Einkauf: Lieferziele
Unter "Lieferziel" verstehen wir hier das grundsätzliche Bestimmungsziel bzw. den Verwendungszweck der einzukaufenden Ware, wobei Sie sich an der Artikel-Art orientieren können:
An Lager z. B. für Handelsartikel
An Projekt z. B. für Fertigungsartikel
An Kunde z. B. für Streckenartikel
An Lieferant z. B. für Sortimentsartikel
Ihre Auswahl führt logischerweise zu jeweils passenden, unterschiedlichen Eingabemöglichkeiten: Es handelt sich dabei ausnahmslos um Übernahmefelder .
Lager
Sie übernehmen eines der Lager, die Sie im Modul Basisdaten als Firmenspezifische Basisdaten angelegt und in der Ergänzen-Funktion des Firmenstamms Ihrer Betriebsstätte zugeordnet haben.
Projekt
Sie wählen eines der Projekte aus dem Modul Vertrieb.
Kunde
Ihre Datenquelle ist der Kundenstamm.
Versand-Adresse
Zu jedem Kunden existiert mindestens eine Versandadresse, die Sie über den Kundenstamm pflegen (Ergänzen-Funktion). Aus allen für den jeweiligen Kunden angelegten Versandadressen wählen Sie hier die gewünschte aus.
Lieferant
Ihre Datenquelle ist der Lieferantenstamm.
Werk
Zu jedem Lieferanten existiert mindestens eine Werksanschrift, die Sie über den Lieferantenstamm pflegen (Ergänzen-Funktion). Aus allen für den jeweiligen Lieferanten angelegten Werksanschriften wählen Sie hier die gewünschte aus.
Belegbearbeitung Einkauf: Belege kopieren
Die wesentlichen Belege des Einkaufs sind Anfragen und Bestellungen.
Anfragen zu gleichen Artikeln richten Sie oft zu Vergleichszwecken an mehrere Lieferanten.
Manche Anfragen kopieren Sie zu Bestellungen. Bestellungen wiederholen sich ganz oder teilweise.
Im Gegensatz zum Vertrieb haben wir im Einkauf keine direkt bestandswirksamen Belege und keine einzuhaltende Hierarchie. Es gibt daher keine "Einbahnstraßen" für Belege. Dies ermöglicht eine einfache Handhabung:
Mit realax können sie jeden Einkaufsbeleg als Vorlage für einen anderen verwenden. Die Belegnummer der Vorlage wird nicht übernommen. Sie können z. B. eine Bestellung an den Lieferanten Müller kopieren in eine Anfrage an den Lieferanten Meier, wenn die Artikelpositionen ganz oder großteils identisch sind. Sie reduzieren so Ihren Erfassungsaufwand.
Belegbearbeitung Einkauf: Adressen - Register
Die Memofelder in diesem Register enthalten Adressdaten, die aufgrund Ihrer vorhergehenden Eingaben per Programm aus dem Lieferantenstamm ermittelt wurden. Sie können die Daten für die aktuelle Belegbearbeitung ändern, ohne dadurch die Stammdaten zu beeinflussen.
Belegbearbeitung Einkauf: Belegdaten - Register
In diesem Register sind per Programm wesentliche Daten aus Ihrem Lieferantenstamm zugeordnet, auf deren Basis der Beleg normalerweise erstellt wird. Sie können diese Daten für den Beleg ändern, ohne dadurch die zugehörigen Daten im Lieferantenstamm zu ändern.
Die in Listenfeldern von realax vorgegebenen Daten zur Belegabwicklung sind:
Währung
Sprache
Preisgruppe
Rabattgruppe
Weitere Daten sind:
Lager
Listenfeld
Bestimmen Sie das Lager, an das die Lieferung erfolgen soll.
Kundenwünsche (interne Notiz)
Memofeld
Tragen Sie in freier Form Wünsche und sonstige Anmerkungen ein, die bei der Vorgangsbearbeitung zu beachten sind.
Belegbearbeitung Einkauf: Zuständigkeiten - Register
Sachbearbeiter
Übernahmefeld
Für den aktuellen Beleg zuständiger Sachbearbeiter. Die Angabe wird aus dem Mitarbeiterstamm übernommen.
Das Register enthält außerdem die weiterhin fachlich zuständigen Mitarbeiter, die per Programm aus dem Lieferantenstamm ermittelt wurden. Sie können die Daten für die aktuelle Belegbearbeitung ändern, ohne dadurch die Stammdaten zu beeinflussen.
Die Feldbezeichnungen sprechen für sich und sind im Rahmen der Anlage von Lieferanten im Lieferantenstamm erklärt.
Belegbearbeitung Einkauf: Rechnungsdaten - Register
Dieses Register enthält Daten, die per Programm aus dem Lieferantenstamm ermittelt wurden. Sie können die Daten für die aktuelle Belegbearbeitung ändern, ohne dadurch die Stammdaten zu beeinflussen.
Die Feldbezeichnungen sprechen für sich und sind im Rahmen der Anlage von Lieferanten im Lieferantenstamm erklärt.
Belegbearbeitung Einkauf Lieferantendaten... (Button)
In dieser Maske können Sie Notizen zum Lieferanten erfassen, Rufnummern pflegen oder Ansprechpartner beim Lieferanten ansehen.
Belegbearb. Eink.: Positionen zusammenstellen und bearbeiten
Wenn Sie nach der Erfassung der Daten für den Beleg-Kopf den Button "Positionen" anklicken, wird für den aktuellen Beleg eine Bearbeitungsmaske zum ersten Zusammenstellen der Belegpositionen oder zur Bearbeitung vorhandener Positionen dazu geladen.
Das Prinzip ist:
Sie haben eine Reihe unterschiedlicher Belegpositionstypen zur Verfügung, die Sie einzeln über ein Positionskennzeichen an der Stelle aufrufen und bearbeiten, an der Sie auch im Beleg ausgedruckt werden sollen.
Zu jeder Position gibt es die nötigen Bearbeitungsmöglichkeiten, z. B.:
- Aufruf von Artikelpositionen anhand des Artikelstamms
- Anbindung an die Lagerführung / Verfügbarkeitsübersicht
- Aufteilen von Positionen auf Liefertermine und Versandanschriften
- Historie für jede Position
- manuelle Einträge von Zuschlägen oder Nachlässen
- mehrere Titel- oder Zwischensummenpositionen
- freie Texteingabe für Titel oder Textbausteine
etc.
Beginnen Sie mit der Positionsbearbeitung.
Belegbearbeitung Einkauf In VK übernehmen... (Button)
Hier bietet Ihnen das Programm den Einkaufsbeleg in einen Vertriebsbeleg zu wandeln.
Belegbearbeitung Einkauf Beleg kopieren... (Button)
Die wesentlichen Belege des Einkaufs sind Anfragen und Bestellungen.
Anfragen zu gleichen Artikeln richten Sie oft zu Vergleichszwecken an mehrere Lieferanten.
Manche Anfragen kopieren Sie zu Bestellungen. Bestellungen wiederholen sich ganz oder teilweise.
Im Gegensatz zum Vertrieb haben wir im Einkauf keine direkt bestandswirksamen Belege und keine einzuhaltende Hierarchie. Es gibt daher keine "Einbahnstraßen" für Belege. Dies ermöglicht eine einfache Handhabung:
Mit dem können sie jeden Einkaufsbeleg als Vorlage für einen anderen verwenden. Die Belegnummer der Vorlage wird nicht übernommen. Sie können z. B. eine Bestellung an den Lieferanten Müller kopieren in eine Anfrage an den Lieferanten Meier, wenn die Artikelpositionen ganz oder größtenteils identisch sind. Sie reduzieren so Ihren Erfassungsaufwand.